10 outils d’analyse du besoin

L’expression du besoin sert à définir les exigences et celles-ci permettent de décrire les spécifications des fonctionnalités du produit ou du service que le projet va créer. Pour que ce produit réponde aux attentes des parties-prenantes, il est donc essentiel que les exigences soient complètes, claires, correctes, exhaustives et cohérentes. L4analyse du besoin est la première étape de tout projet

Le problème que nous rencontrons sur le terrain est comment réaliser cette tâche ? Comment récupérer les informations ? Avec quelles parties-prenantes interagir ? Quelle est l’information fiable ? Quelles méthodes choisir pour organiser la récupération de l’information ? Dans cet article nous partageons dix méthodes éprouvées qui vont permettre de récupérer un maximum d’information pertinentes en un minimum de temps et de la façon la pus économe possible. A vous de sélectionner la méthode la plus appropriée . Celle ci dépendra de la problématique du projet, du contexte entreprise, du nombre et de la disponibilité des parties-prenantes.

Notre conseil au chef de projet en formation est de connaitre les avantages et les inconvénients de chacune des techniques, de façon à être capable de sélectionner la ou les plus appropriées pour la situation qui se présente à vous. Vous utiliserez le guide le processus au moment de la mettre en œuvre.

1 Brainstorm

Aussi nommé Remue-méninge. Le brainstorming est un excellent moyen de susciter de nombreuses idées créatives pour un domaine d’intérêt. Le brainstorming structuré produit de nombreuses idées créatives sur une « question centrale » ou un sujet donné. Le brainstorming est une technique qui favorise le type de réflexion de diversion. La diversion fait référence aux activités d’équipe qui produisent un ensemble large ou diversifié d’options. Les brainstormings aident à répondre à des questions spécifiques telles que (mais sans s’y limiter) :

  • Quelles sont les options disponibles pour résoudre le problème en question ?
  • Quels facteurs empêchent le groupe d’aller de l’avant avec une approche ou une option ?
  • Qu’est-ce qui pourrait causer un retard dans l’activité « A » ?
  • Que peut faire le groupe pour résoudre le problème « B » ?

Le brainstorming fonctionne en se concentrant sur un sujet ou un problème, puis en proposant de nombreuses solutions radicales. Cette technique est mieux appliquée dans un groupe car elle s’appuie sur l’expérience et la créativité de tous les membres du groupe. En l’absence d’un groupe, on pourrait réfléchir seul pour susciter de nouvelles idées.

Le brainstorming est un outil souvent utilisé en début de phase d’analyse du besoin

2 Analyse de la documentation

L’analyse de documents est un moyen qui permet d’obtenir les exigences d’un système existant en étudiant la documentation disponible et en identifiant les informations pertinentes. L’analyse de documents est utilisée si l’objectif est de collecter des détails sur l’environnement « En l’état », tels que les règles commerciales, les entités et les attributs existants qui doivent être inclus dans un nouveau système ou doivent être mis à jour pour le système actuel. Cette technique s’appliquerait également dans les situations où les experts en la matière pour les systèmes existants ne sont plus dans l’organisation, ou ne sont pas disponibles pendant la durée la phase d’analyse du besoin. Les documents étudiés sont généralement les plans d’affaires, les études de marché, les contrats, les demandes de propositions, les énoncés de travail, les notes de service, les directives existantes, les procédures, les guides de formation, la littérature sur les produits concurrents, les revues comparatives de produits publiées, les rapports de problèmes, les journaux de suggestions des clients, et les spécifications du système existant pour n’en citer que quelques-uns.

3 Focus group

Un Focus Group, groupe de discussion en Français, est un moyen de susciter des idées et des attitudes à propos d’un produit, d’un service ou d’une opportunité spécifique dans un environnement de groupe interactif. Les participants partagent leurs impressions, préférences et besoins, guidés par un animateur. Un groupe de discussion est composé de personnes pré-qualifiées dont le but est de discuter et de commenter un sujet. C’est une occasion pour les individus de partager leurs propres points de vue et d’en discuter en groupe. Cela pourrait amener les participants à réévaluer leurs propres perspectives à la lumière des expériences des autres. Un modérateur formé gère le pré-travail administratif, anime la séance et produit le rapport. Comme cette technique est considérée comme une forme de recherche qualitative, les résultats de la session sont analysés et rapportés sous forme de thèmes et de perspectives, plutôt que de résultats numériques. Le rapport peut également inclure des citations sélectionnées pour appuyer les thèmes. Un groupe de discussion traditionnel se réunit dans la même salle physique. Un groupe de discussion en ligne permet aux membres d’être localisés à distance tout en participant par une connexion réseau. Chaque approche a des avantages et des inconvénients en termes de logistique et de dépenses.

4 Analyse des échanges

Aussi nommée analyse des interfaces. C’est une connexion entre deux composants. La plupart des systèmes nécessitent une ou plusieurs interfaces avec des parties, des systèmes ou des appareils externes. L’analyse des interfaces est initiée par les chefs de projet et les analystes pour parvenir à un accord avec les parties prenantes sur les interfaces nécessaires. Une analyse ultérieure révèle les exigences détaillées de chaque interface.

Les types d’interfaces incluent :

  • Interfaces utilisateur – comprend l’utilisateur humain directement engagé avec le système ainsi que les rapports fournis à l’utilisateur
  • Interfaces vers et depuis des systèmes externes
  • Interfaces vers et depuis des périphériques matériels externes

L’analyse des échanges permet de clarifier les limites du système. Il distingue quel système fournit des fonctionnalités spécifiques ainsi que les besoins en données d’entrée et de sortie. En séparant clairement et soigneusement les exigences pour chaque système, tout en définissant conjointement les exigences d’interface partagée, une base pour une interopérabilité réussie est établie.

5 Interview

Un entretien est une approche systématique pour obtenir des informations d’une personne ou d’un groupe de personnes dans un cadre informel ou formel en parlant à la personne – la personne interrogée, en posant des questions pertinentes et en documentant les réponses. Lors d’un entretien, un analyste adresse de manière formelle ou informelle ses questions à une partie prenante / un expert en la matière / un utilisateur potentiel pour obtenir des réponses qui prennent finalement la forme d’exigences. Les entretiens individuels sont généralement les plus courants. Lors d’un entretien de groupe (plus d’une personne interrogée est présente), l’enquêteur doit veiller à solliciter les réponses de tous les participants.

Les entretiens sont de deux types de base :

  • Entretien structuré, où l’analyste a un ensemble de questions prédéfinies et cherche des réponses.
  • Entretien non structuré, où, sans questions prédéfinies, l’analyste et la personne interrogée discutent de manière ouverte de ce que l’entreprise attend du système cible.

L’interview des utilisateurs clés permet d’enrichir les documents d’analyse du besoin de point de vue contextuels pointus.

6 Observation

L’observation est un moyen de relever des exigences en effectuant une évaluation de l’environnement de travail de l’expert en la matière. Cette technique est appropriée lors de la documentation des détails sur les processus actuels ou si le projet a l’intention d’améliorer ou de modifier un processus actuel. L’observation repose sur l’étude des personnes qui effectuent leur travail et est parfois appelée « observation au poste de travail » ou « suivre les gens autour de vous ». Par exemple, certaines personnes ont une routine de travail telle qu’elles ont du mal à expliquer ce qu’elles font ou pourquoi elles le font. L’analyste peut avoir besoin de les regarder effectuer leur travail afin de comprendre le flux de travail. Dans certains projets, il est important de comprendre les processus actuels pour mieux évaluer les modifications de processus qui peuvent être nécessaires.Il existe deux approches de base pour la technique d’observation : passive ou active.

Souvent utilisée dans l’industrie, cette technique d’analyse du besoin permet de disposer d’une vue pragmatique de la pratique de terrain

7 Prototypage

Utilisez le prototypage lorsque vous pensez avoir besoin de découvrir ou visualiser les exigences de l’interface avant que l’application ne soit conçue ou développée. Le prototypage produit des « maquettes » des écrans ou des mises en page de rapport pour une application. Les utilisateurs métier apprécient cette technique. Ils la trouve confortable et concrète. Il existe deux types de prototype : horizontal qui modélise une vue superficielle, voire large, des fonctionnalités du système et vertical qui modélise une tranche profonde et généralement étroite de l’ensemble des fonctionnalités du système.

8 Workshop

L’atelier est une technique qui est considérée comme les plus efficaces pour produire rapidement des exigences de grande qualité. Il favorise la confiance, la compréhension mutuelle et une communication solide entre les parties prenantes et l’équipe projet. C’est aussi est un excellent moyen de finaliser la liste des exigences d’un système cible.

Tout comme le brainstorming, le workshop est une technique d’analyse du besoin qui permet d’obtenir rapidement un maximum d’informations de valeur, pertinente et vérifiée.

9 Reverse engineering

Dans les situations où la documentation du logiciel existant est peu ou pas à jour, vous aurez besoin de comprendre ce que le système fait réellement. L’ingénierie inverse est un processus d’analyse d’un système, en vue d’identifier les processus métier, les données et les règles sous-jacents.

Tout savoir de l’existant. Une technique d’analyse du besoin très adaptée au monde l’informatique

10 Enquête et questionnaire

Une enquête est un moyen d’obtenir des informations auprès de nombreuses personnes, de manière anonyme, dans un délai relativement court. Une enquête peut recueillir des informations sur les clients, les produits, les pratiques de travail et les attitudes. Une enquête est souvent appelée un questionnaire. Une enquête administre une série de questions écrites aux parties prenantes et aux experts en la matière. Leurs réponses sont analysées et diffusées aux parties concernées.

Vous avez un grand nombre d’interlocuteurs ? Vous recherchez les meilleurs représentant pour votre phase d’analyse du besoin ? cette technique est appropriée.

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