comment réaliser une charte de projet

La charte de projet est le premier document du projet. C’est le document le plus important du projet car il cadre le besoin du besoin et son environnement. Imaginez que le besoin est de trouver un logement plus grand, plusieurs question se posent : Pourquoi ? Combien de chambre ? Combien de salles de bain ? Quelle proximité des transports en commun ? Combien de places de stationnement ? Quelle proximité des écoles ? Des services de santé ? du travail des personnes qui vont y vivre ? Quel budget ? Quel tolérance au voisinage ? au niveau de bruit ? Avec ou sans terrasse ? Jardin ? Potager ? Comme vous le constatez plus nous avançons dans la connaissance du besoin du projet et plus nous avons de question. Et en même temps les réponses à ses questions sont essentielle pour bien partager la même compréhension du besoin entre les initiateurs du projet et vous qui êtes pressentis pour piloter ce projet ? Vous l’avez comprise, ce livrable est la base de votre futur projet. Un projet pas ou mal défini lors de son démarrage EST LA CAUSE n°1 d’échec des projets. Alors mon conseil, est simple, quelque soit le terme que vous donnerez à ce livrable, « Project Charter », « Business case », « fiche d’identification », … Questionnez votre demandeur, et formalisez les réponses dans un document officiel et validé.

Le contenu

La charte du projet décrit le besoin initial du projet : le pourquoi. La plupart du temps il est rédigé par le chef de projet auquel l(es) initiateur(s) du projet se sont adressé(s) et il est corrigé et mis à jour par ces initiateurs pour refléter l’expression de leur besoins, leurs exigences, des contraintes business, de ce qui sera inclus et exclus du projet, que des demandes spécifiques en terme de gestion et de tout éléments business permettant de comprendre le projet. Tout ce qui permet de cadrer le besoin du projet dans son environnement, à la date de son lancement, doit être noté.

la méthode

Vous l’avez compris la construction de ce livrable vas nécessiter de nombreux échanges avec les demandeurs. Ces échanges peut être menés par courriel. C’est une excellente façon de travailler avec des dirigeant qui ont la plupart du temps un agenda très rempli. En meme temps le courriel a pour avantage de laisser des traces des informations échangées, ce qui peut être une source de justification pour les chefs de projet en cas de litige, négociation, conflit ou demande évolution. Point important, ne démarrez pas l’étape suivante du projet sans une approbation formelle, même si c’est un courriel, des parties prenantes : En tant que chef de projet, initiateurs, sponsor et toutes les parties prenantes sont les acteurs les plus importants de votre projet.

QQOQCPC

Pour vous assurez d’avoir intégré dans votre charte projet toute les informations requises, suiviez un gabarit et questionnez vous sur le besoin du projet en utilisant la méthode QQOQCPC. C’est la manière la simple, efficace et professionnelle de réaliser votre travail.

5WHY

Deuxième conseil, n’hésitez pas à questionner vos demandeurs. Beaucoup de sujet et de réponses paraissent implicites pour qui est confronté à une problématique. Vous en tant que chef de projet ne connaissez pas encore ce problème. Pour votre questionnement, vous avez deux stratégies possibles à utiliser en alternance et selon l’objet de votre questionnement : 1. Vous cherchez à connaitre tous les aspects d’une problématique. Utilisez la méthode d’analyse des causes profondes (5 pourquoi / 5why). Cette technique sert à la recherche des causes. Elle peut être perçue comme intrusive. Penser à maitriser votre non verbal et votre attitude pour compenser. 2. Vous cherchez à amener votre auditoire à rechercher et partager avec vous des pistes de solutions. Utilisez le questionnement « En quoi … ? » plutôt que le « pourquoi » : En quoi ceci vous dérange t-il ? En quoi ce résultat d’analyse est il un problème pour vous ? En quoi interpelle le lien de causalité et renvoie aux raisons. A vous en tant que futur chef du projet de rebondir sur les réponses qui vous sont faites pour amener la question suivante.

Le gabarit

Il n’y a pas de mauvais gabarit (ou template) Il n’y a que de mauvaises utilisations. Le gabarit est un remède que vous utilisez pour vaincre le syndrome de la page blanche et vous guider dans le questionnement pour penser à poser les bonnes question. LE gabarit que nous vous proposons est le plus exhaustif possible pour la plupart des types de projet. A vous de vous l’approprier et de l’adapter aux contextes de vos projets. Pensez toutefois a conserver dans votre template les sections de vont donner du sens au projet et cadrer celui ci en en faisant le tour selon les différents aspect de la gestion.

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