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Les 5 étapes d’un programme de projets

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Qu’est ce qu’un programme de projets dans l’entreprise ? Pourquoi mettre en œuvre une telle structure ? Comment le gérer ? Tout savoir sur cet OVNI de la gestion de projet.

Définition d’un programme de projets

Un programme de projets est un regroupement de projet. Ces projets respectent les règles et les processus du programme (qui sont les mêmes que dans le cas d’un portefeuille). Le bonus est le « processus de récupération des bénéfices ». Son objectifs est de mettre en évidence et de suivre les livrables qui sont redondants entre les projets du programme.

La notion de récupération des bénéfices vient de la réalisation unique de ces livrables et du partage de ces livrables réalisés entre les projets concernés.C’est la raison d’exister du mode programme de projets

les processus spécifiques d’un programme de projets

Un programme de projets c’est une organisation spécifique dans l’entreprise. Une organisation temporaire qui prendra fin une fois tous les projets du programme terminé et surtout une organisation qui pilote les projets de façon à « récupérer les bénéfices dune gestion conjointe » de ces projets. Pour sa gestion interne, le programme de projets met en œuvre 5 grands processus. Voici comment fonctionne ces nouveaux processus :

On parle de processus de récupération des bénéfices, mais en fait c’est un groupe de 5 processus cyclique a exécuter selon les règles de gouvernance du programme

processus de programme de projet

Identification

L’objectif de cette étape est de tenir à jour le plan maitre des projets et de leurs livrables présent et à venir.

Le plan maitre des projets d’un programme est un document qui synthétise tous les projets du programme en termes de portée, de planning et de coûts. La profondeur d’ingérence dans la gestion des projets va jusqu’aux livrables. C’est la condition de base pour permettre la détection des livrables similaires à plusieurs projets

Analyse

Analyse des livrables projets. Vérification de la cohérence de l’élaboration progressive du projet. Recherche des livrables inutiles au projet. Planification de la réalisation de ces livrables dans le plan maitre.

Planification

Intégration, mise à jour des livrables des projets au plan maitre du programme de projets. Recherche de redondance de réalisation des livrables. Planification de réalisation unique des livrables redondants. Suivi de réalisation. Estimation du bénéfice programme.

Livraison

Pour chaque livrable redondant : Livraison du livrable par le projet qui l’a fabriqué. Mise à disposition du livrable aux projets qui avaient planifié la réalisation de ce même livrable. Inscription de la réalisation du bénéfice au plan maitre du programme de projets.

A ce stade vous vous posez peut être la question du payeur du livrable ? Il existe plusieurs règles qui dépendent de la culture du management projet dans l’entreprise en question :

  • C’est le premier projet qui en a besoin qui le paye
  • C’est le premier projet qui réalise le livrable qui paye
  • C’est le premier projet qui planifie le livrable qui paye
  • C’est le programme qui finance le livrable sur son budget et les projets en disposent gratuitement
  • C’est le programme qui finance le livrable sur son budget et les projets l’achètent au programme

Et cette liste n’a pour limites que les besoins des entreprise a adapter le mode programme de projets à ses règles de gestion internes.

Clôture

Ce processus est mis en œuvre dans le cas ou le programme a plusieurs types de ressources clé à planifier (budget, compétence clé, ressource matérielle rare). Dans ce contexte, le tableau de priorisation des projets affichera plusieurs colonnes de dépense. 2 par type de ressource suivie. La première colonne représentera la quantité nécessaire de cette ressource pour ce projet. La seconde le cumul progressif.

Cette étape permet au comité de pilotage :

  • D’éliminer, de suspendre ou de mettre en pause des projets trop consommateurs de l’une ressource surveillée
  • De qualifier de nouveaux projets

Ce processus appartient au comité de pilotage. Il convient a cette étape d’autoriser formellement le projet ou la phase. Les ressources demandées sont allouées au projet dans les quantités et sur la période de temps demandée.

Sources d’information

Pour plus d’information la gestion en mode programme de projets :

Autre mode gestion des projets en entreprise : consulter la gestion des projets en mode portefeuille

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