La revue de projet est une étape cruciale qui permet d’évaluer l’avancement du projet, solutionner les problèmes rencontrés le plus tôt possible, mettre à jour les risques connus et identifier les nouveaux risques.
Qu’est-ce qu’une revue de projet ? Quel est son rôle dans la gestion d’un projet ? Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser une bonne revue de projet ? Comment maintenir une bonne ambiance au sein de l’équipe projet sur le long terme ? autant de question traitée dans cet article.
Qu’est-ce qu’une revue de projet ?
La revue de projet est la première étape des rencontres de suivi qui permettent au chef de projet de Surveiller & Maîtriser le projet. La revue de projet permet de garder le cap sur les objectifs du projet, anticiper les retards et les surcoûts, résoudre les problèmes le plus tôt possible et en même temps maintenir une ambiance constructive et productive entre les membres de l’équipe projet.
La revue de projet est donc un processus de gestion de projet, qui permet de contrôler que le projet avance conformément au plan, d’identifier les écarts à ce plan et de prendre les actions correctives pour gérer des déviations dues aux problèmes rencontrés.
La revue de projet est menée par le chef de projet avec son équipe projet. Tour à tour les membres de l’équipe fournissent les informations de suivi sur le travail de la période écoulée et les problèmes rencontrés. Le chef de projet note les informations de suivi dans le plan et les informations de problèmes rencontrés dans le registre des problèmes. C’est un moment unique durant lequel chaque membre de l’équipe projet peut bénéficier du point de vue éclairé de tous les membres de l’équipe pour tenter de solution ses problèmes.
Les informations de suivi vont permettre au chef de projet de construire l’état d’avancement du projet
Quel est son rôle dans la gestion d’un projet ?
Votre projet a été planifié. Vous avez donc un plan de travail à suivre. Ce plan contient l’ensemble des tâche identifiées pour réaliser afin de répondre aux attentes exprimées par les parties prenantes du projets.
A ce stade du projet, garder le cap sur la réalisation des objectifs du projet revient à suivre les écarts à ce plan qui définit l’élaboration progressive des livrables.
Passons en revue le plan. Il positionne les tâches et les livrables
- Dans la qualité de la production livrée, car vous avez inclus dans le plan :
- Les tâches de validation technique des livrables.
- Les tâches d’approbation des livrables par les parties-prenantes.
- Dans le temps :
- En termes de date de début et de fin.
- A l’aide des dépendances des autres tâches.
- Dans les coûts, parce que chaque tâche a été évaluée en termes d’utilisation des ressources.
Donc tout simplement, garder le cap des objectifs du projet revient à suivre les écarts à ce plan dans les trois dimensions que nous venons de nommer : la qualité des livrables produits, leurs coûts de production et les délais de réalisation des tâches.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consulter l’article sur le triangle d’or de la gestion de projet.
Les étapes à suivre pour réaliser une revue de projet
Passons maintenant à la partie essentielle : pour réaliser une revue de projet il est recommandé de suivre quelques étapes structurantes
Disposer d’une planification projet
Une planification détaillé est la base de la réussite de votre revue de projet. Un plan par tâche permet de planifier chaque tâche dans le temps selon les quantités de travail, de durée de dépendances et de disponibilité des ressources.
Planifier les réunions de suivi
Planifier toutes vos réunions de suivi en début de projet. Il est plus simple d’en annuler une plutôt que de chercher des disponibilités dans les planning des collaborateurs.
Utiliser un ordre du jour récurrent
Qui dit réunion récurrente, dit ordre du jour récurrent. Voici une proposition d’ordre du jour simple et de base qui peut servir à toute revue de proejt :
- Revoir les livrables terminés et en cours
- Récupérer des quantité de travail consommées et restant à faire (pour chaque livrable terminé ou en cours)
- Mettre à jour le plan du projet
- Lister les problèmes rencontrés, résolus et non résolus. Identification des problèmes liés à des évolutions du contenu. Recherche collective de solutions sur les problèmes vivants. Mise à jour du registre des plan d’actions. Préparer la remontée au COPIL de la remontée des problèmes requérant leurs assistance.
- Revoir le registre des risques. Retrait des risques associés à des livrables terminés. Actualisation de la liste des risques. Actualisation des cotes des risques vivants. Création des plans d’actions des risques critiques.
- Constater les écarts au plan
- Partager la liste des livrables en cours et nouveau avec chaque membre de l’équipe
- Actualiser le registre des points d’actions.
- édiger et partager le compte rendu en lui annexant la liste des points de suivi (points d’actions).
Comment maintenir une bonne ambiance au sein de l’équipe projet sur le long terme ?
Communiquer de manière claire et cohérente
L’ambiance projet se construit sur la confiance mutuelle entre le chef du projet et les membres de son équipe. La meilleure manière de se construire une image de manager de projet fiable et de confiance est communiquer clairement et de manière cohérente avec tout le monde
” dire ce que vous faites et de faire ce que vous dites “
Ne pas avoir peur de manager c’est d’exprimer les faits et de dire pas nos craintes dites les.
Il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe a compris le rôle qu’il a à jouer et les objectifs à atteindre. La revue de projet est une étape pour détecter que chacun rempli son rôle et assume ses responsabilités et au besoin de recadrer les déviations en utilisant le project charter comme base de discussion, la matrice RACI comme outil de répartition des rôles et des responsabilités et d’être assertif en tout temps. Ce n’est surement pas naturel à la majorité d’entre nous, mais recadrer les écarts de rôles et responsabilités des membres de l’équipe est nécessaire car c’est la première source de frustration des autres membres. Une fois que la répartition des R&R sera claire pour tous, vous pouvez aussi amener les croissants chaque matin, mais ça c’est après, sinon vos croissants aurons un goût de pansement sur jambe de bois.
Pour terminer en légèreté, voici une vidéo qui détaille les rôles des membres de l’équipe projet
FAQ
Qu’est-ce que la revue de projet ?
La revue de projet consiste à examiner le dossier d’un projet, avant et après sa réalisation, pour évaluer et améliorer les phases de préparation et d’exécution.
Quels sont les avantages d’effectuer une revue de projet ?
La revue de projet permet d’identifier les risques potentiels, de vérifier la qualité du produit final, d’améliorer la communication entre les membres du projet et de promouvoir l’amélioration continue.
Quel est le processus à suivre pour effectuer une revue de projet ?
Le processus à suivre pour effectuer une revue de projet consiste à réunir tous les membres de l’équipe projet , suivre plan détaillé des activités à réaliser, recueillir les informations de réalisation des livrables un par un, ainsi que les informations de détail sur les problèmes rencontrés.
Qui peut effectuer une revue de projet ?
Une revue de projet est pilotée par le chef responsable du projet. Tous les membres de l'”équipe projet participent activement. (Recommandation PMI)
Comment un chef de projet peut-il garantir que la revue soit fructueuse ?
Pour garantir une revue fructueuse, un chef de projet doit suivre activité par activité les tâches du plan en cours et à venir à court termes et s’assurer que tous les participants sont impliqués activement. Il doit également mettre à jour ses outils de suivi à partir des informations échangées.
