Dans le monde de la gestion de projet, il est fréquent de devoir jongler avec plusieurs projets en simultané. Pour les chefs de projet, il devient alors crucial de disposer d’outils efficaces pour maîtriser les ressources et les allocations. C’est là qu’intervient MS Project, un logiciel de gestion de projet qui permet de créer des fichiers de projet et de partager des ressources entre ceux-ci. Dans cet article, nous allons détailler étape par étape comment créer un fichier de ressources partagées et comment l’utiliser pour résoudre les problèmes de surallocation des ressources.
Créer un fichier de ressources partagées
Pour créer un fichier de ressources partagées, il faut commencer par ouvrir MS Project et créer un fichier de ressources vide. Ce fichier ne contiendra aucune tâche, aucune information dans le diagramme de Gantt et sera utilisé uniquement pour gérer les ressources partagées. Une fois le fichier créé, il suffit de se rendre dans l’onglet « Ressources » et d’y coller ou saisir les informations relatives aux ressources qui seront partagées entre les différents projets.
Après avoir renseigné les ressources, il est important de sauvegarder le fichier dans le répertoire souhaité et de lui attribuer un nom explicite, tel que « ResourcePool ». À noter que pour que cette méthode fonctionne, le fichier de ressources doit rester ouvert dans MS Project.
Utiliser les ressources partagées dans un fichier de projet
Une fois le fichier de ressources créé et sauvegardé, il est temps de l’utiliser pour gérer les ressources de plusieurs projets en parallèle. Commencez par ouvrir un fichier de projet existant dans MS Project. Dans cet exemple, nous utiliserons un projet de construction de maison simple avec des tâches en cascade.
Pour attribuer les ressources partagées au fichier de projet, il faut se rendre dans l’onglet « Ressources » et cliquer sur le bouton « Resource Pool ». Ensuite, sélectionner l’option « Share resources » et choisir « Use resources from the pool ». Si le fichier de ressources est bien ouvert dans MS Project, il devrait apparaître dans la liste déroulante. Une fois le fichier de ressources sélectionné, cliquez sur « OK » pour valider.
Désormais, toutes les ressources du fichier de ressources sont disponibles pour être assignées aux tâches du fichier de projet.
Assigner des ressources aux tâches
Pour assigner une ressource partagée à une tâche, il suffit de sélectionner la tâche en question, puis de se rendre dans l’onglet « Ressources » et de cliquer sur « Assign Resources ». Dans la liste qui apparaît, il est possible de choisir la ressource souhaitée et de l’attribuer à la tâche en cliquant sur « Assign ».
Il est à noter que l’assignation des ressources partagées se fait de manière similaire dans un fichier de projet sans ressources partagées. La seule différence réside dans le fait que les ressources proviennent du fichier de ressources et non des ressources définies directement dans le fichier de projet.
Détecter et résoudre les surallocations de ressources
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un fichier de ressources partagées est la possibilité de détecter les surallocations de ressources et de résoudre ces problèmes. Imaginons, par exemple, que nous ayons deux projets de construction de maison en parallèle qui nécessitent tous deux l’intervention d’un charpentier pour la réalisation de la toiture.
Si le charpentier est déjà assigné à cette tâche dans le premier projet et que nous tentons de l’assigner également dans le second projet, MS Project signalera immédiatement une surallocation en mettant la ressource en rouge. Cela signifie que la ressource est sollicitée pour deux tâches en même temps, ce qui n’est pas possible.
Pour résoudre cette surallocation, plusieurs méthodes sont possibles. Dans cet article, nous aborderons la méthode la plus simple : utiliser l’inspecteur de tâches. Cet outil, accessible depuis l’onglet « Tâches », permet de déplacer la tâche en conflit à la prochaine disponibilité de la ressource.
Une fois la surallocation résolue, les deux projets peuvent être gérés en parallèle sans problème, et les ressources partagées sont utilisées de manière optimale.
En conclusion
L’utilisation d’un fichier de ressources partagées dans MS Project permet de gérer efficacement les ressources et les allocations au sein de plusieurs projets simultanés. En suivant les étapes décrites dans cet article, il est possible de créer et d’utiliser un fichier de ressources partagées pour détecter et résoudre les problèmes de surallocation, assurant ainsi une gestion optimale des ressources pour tous les projets concernés. Alors, n’hésitez pas à mettre en pratique ces conseils et à partager vos expériences pour un meilleur management de projets au quotidien.
