Réunion de travail : choisir le bon horaire

La réunion de travail ce rituel qui nous occupe de longues heures par semaine est un incontournable. Quel est l’horaire le plus adapté pour obtenir de meilleurs résultats ? Quelle est la durée optimale pour ne pas lasser ? Quel est le meilleur jour pour un taux de présence optimisé ? La réunion de travail ce rituel qui nous occupe de longues heures par semaine est un incontournable.

Quel est l’horaire le plus adapté pour obtenir de meilleurs résultats ? Quelle est la durée optimale pour ne pas lasser ? Quel est le meilleur jour pour un taux de présence optimisé ? Parce que l’heure, la durée et le jour de la réunion ont des impacts sur l’atteinte de vos objectifs, révisons maintenant quelques quelques conseils de planification pour vos réunion.

A tout heure du jour ou de la nuit ?

Bien sur que non. Aujourd’hui il est connu et partagé qu’une réunion dont l’horaire est adapté à la situation a de multiples avantages :

• Se concentrer sur les points à l’ordre du jour
• Prendre le temps de traiter les sujets de fond
• Prendre le temps de poser des décisions éclairées
• Augmenter la productivité et réduire le stress des participants

Mais alors comment faire ? Vous êtes en charge de l’organisation d’une réunion de travail et vous êtes à la recherche du bon horaire pour cette réunion ? La première étape consiste à définir la durée de la réunion afin de déterminer un horaire adapté.

Étape 1 : Définir la durée de la réunion

37,5 minutes, c’est, selon une étude américaine, la durée optimale pour une réunion. Divisez les 60 minutes de votre temps de réunion habituel, décomptez-y 5 minutes (pour les retardataires), vous obtiendrez le résultat escompté (entre 30 et 40 minutes en gros). Se forcer à respecter un temps donné vous contraint à aller droit au but. Artifices en tout genre, du balai ! Respecter cette durée et vous verrez que vos collaborateurs seront plus à l’écoute et se sentiront concernés du début à la fin, même les plus oisifs.

Guide du séminaire

La duré optimale varie de 30 à 60 minutes. Elle dépend de vos objectifs que vous aurez préalablement communiqué aux invités via l’ordre du jour. L’ordre du jour est la meilleure manière connue de vous assurer de la présence des invités les plus concernés par vos sujets et en même temps de récupérer en réunion les avis et les décisions les plus riches. Pourquoi ? PArce que vos invités aurons eu le temps de préparer leurs réponses.

Tenir compte de la capacité de concentration de vos participants :

Notre capacité de concentration comporte 2 critères : la résistance à la distraction lorsque nous avons décidé de nous concentrer sur un sujet et la durée maximum pendant laquelle nous pouvons rester concentrés. … La moyenne se situe autour d’une heure et demie, et les personnes très performantes peuvent se concentrer jusqu’à deux heures, voire plus.

Cegos

A nous maintenant de déterminer le temps nécessaire pour obtenir les décisions nécessaires au projet. Et si nous sommes tenté de traiter plus de points dans l’ordre du jour, calculez en toute honnêteté les impacts sur la durée de la réunion. Et si celle ci dépasse les 60 minutes, envisagez de programmer une autre réunion avec un ordre du jour spécifique.

Plus vos réunions seront rapides et précises et plus les décisions prises lors de ces rencontres seront solides et non discutées. C’est ce qui s’appelle aller droit au but

Étape 2 : Choisir le jour et l’heure pour la réunion

Maintenant que vous avez défini le but et le format de votre réunion, c’est le moment de planifier le jour et l’heure qui conviennent le mieux à vos invités. Pour cela, vous devez prendre en compte plusieurs critères :

• Vérifier les disponibilités des participants, mais en même temps si aucune plage horaire n’est disponible avec 100% des participants, vous pouvez envisager de positionnez votre réunion selon les disponibilités des personnes les plus importantes
• Respecter les contraintes liées à la vie professionnelle et personnelle des personnes

Et inspirez vous des retour d’expérience :

En ce qui concerne le jour idéal pour organiser une réunion, les cadres sondés sont formels : le mardi c’est permis. Il faut oublier la sacro-sainte réunion hebdo du lundi matin et privilégier comme 44% des cadres l’affirment la réunion du mardi.

Article HelloWork publié 2015 mis à jour 2018

Les résultats de l’enquête Klaxoon « Meetings in USA » sont sans appel : idéalement, la réunion doit avoir lieu le matin, plutôt que l’après-midi.73,6% des professionnels interrogés considèrent en effet que les réunions les plus productives ont lieu avant 13h. L’après-midi n’a donc pas la cote, avec un résultat extrêmement faible quel que soit le créneau. De 9h à 10h : le créneau idéal pour des réunions productives !

Enquête Klaxoon du 13 juin 2018

Calendrier de réunions

Un dernier conseil : planifier vos réunions répétitives à l’avance, par exemple en tout début de projet. Parce qu’établir une routine avec un calendrier de réunions maximise le taux de présence. Par exemple, « réunion de suivi de projet » récurrence tous les mardis à 9h30. Rentrez vos réunions dans les habitudes de travail de vos collaborateurs est une excellente approche et n’hésitez pas à annuler les réunions dans le cas ou l’ordre du jour serait vide de sujets, mais dans ce cas, prévenez vos invités au moins 24h à l’avance. Parce que notre temps est la ressource la plus précieuse.

D’ailleurs j’en profite pour vous proposer de nous retrouver, pour une newsletter, tout les mardis à 9h24. Cliquez sur ce lien pour valider cette inscription à l’info-lettre de Khorum

Étape 3 : Prendre en compte les contraintes personnelles et professionnelles

Lorsque vous choisissez un horaire pour votre réunion, vous devez prendre en compte les contraintes personnelles et professionnelles de chacun des participants. Vous devez tenir compte des disponibilités de chacun, des heures de travail, des vacances et des jours de congé. Untel est sur le terrain tous les lundi ; un autre collègue est en congé tous les mercredis…. Il est également important de vérifier que tous les participants auront assez de temps pour préparer leurs documents et leurs arguments avant la réunion. Et enfin pour une discussion productive dans le cas de l’absence d’un participant essentiel, proposez lui de se faire remplacer exceptionnellement par l’un de ses collaborateurs.

A lire pour mieux comprendre vos invités en réunion de travail : Qui sont les parties prenantes d’un projet ?

FAQ

Comment choisir le bon horaire pour une réunion de travail ?

Pour trouver le bon horaire, il est important de tenir compte des disponibilités des participants et des objectifs de la réunion. Il faut également trouver un compromis entre les contraintes de chacun et vérifier que la durée n’est pas trop longue pour éviter d’ennuyer les participants.

Quel est l’intérêt de fixer un horaire précis pour une réunion de travail ?

Fixer un horaire précis permet de montrer le sérieux et la rigueur du groupe et des participants. Il permet également d’optimiser le temps passé en réunion en adaptant les discussions à l’heure qui a été fixée.

Comment éviter que la durée ne prenne trop de temps lors d’une réunion ?

Il est important de définir clairement l’objectif de la réunion avant même de la programmer. Une fois cet objectif défini, il est possible de planifier les différentes étapes et discussions qui seront nécessaires pour atteindre cet objectif et ainsi limiter au maximum le temps passé en réunion.

Quels outils peut-on utiliser pour planifier une réunion ?

Il existe plusieurs outils qui peuvent être utilisés pour planifier une réunion. Les plus populaires sont Google Calendar, Microsoft Outlook ou encore des applications mobiles comme Doodle ou Calendly qui permettent aux participants de choisir eux-mêmes le meilleur horaire pour la réunion.

Quelles sont les règles à respecter lorsqu’on organise une réunion ?

Il est important de respecter certaines règles afin d’organiser une bonne réunion. Tout d’abord, il faut envoyer une invitation claire et précise aux personnes concernées, en indiquant le but, le lieu et l’horaire exacts. Il faut ensuite veiller à ce que tous les participants soient présents à l’heure et que chacun puisse s’exprimer. Enfin, il est important que le meneur de jeu garde le contrôle sur le déroulement tout au long du temps imparti.