Comment organiser un Retour d’Expérience (RETEX ou REX) ?

Retour d'Expérience
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Le Retour d’Expérience (RETEX) ou REX est une pratique de gestion de projet qui permet d’analyser, de comprendre et d’optimiser les projets menés au sein d’une entreprise. Concrètement, un REX offre un regard rétrospectif sur un projet, permettant ainsi d’en tirer des enseignements pour améliorer le déroulement des futurs projets. C’est une démarche d’amélioration continue qui valorise l’apprentissage par l’expérience. Alors, comment organiser un Retour d’Expérience au sein de votre équipe ? Nous vous apportons des pistes de réflexion.

Identifier le besoin d’un Retour d’Expérience

Bien sûr, tous les projets ne nécessitent pas forcément un REX. Mais certains enjeux, comme une crise ou un projet d’une certaine ampleur, peuvent justifier cette démarche. L’identification du besoin est donc la première étape. Quels sont les projets qui ont rencontré des difficultés, qu’ils soient humains, techniques ou financiers ? Quels sont ceux qui ont été couronnés de succès et pourquoi ? En répondant à ces questions, vous pourrez identifier les projets qui pourraient bénéficier de se pencher sur le passé et de réaliser un « retour d’expérience« .

Choix de la méthode d’analyse

La méthode d’analyse est une étape clé dans l’organisation d’un REX. Il existe plusieurs méthodes, mais toutes visent à faciliter la collecte de données, leur analyse et l’identification des axes d’amélioration. Parmi les plus courantes, on peut citer l’analyse des causes racines (ACR), l’analyse des modes de défaillances (AMDEC) ou encore le diagramme de Pareto. Le choix de la méthode dépendra de la nature du projet, de sa complexité et des ressources disponibles dans votre entreprise.

Préparation du travail en équipe

Un REX est avant tout un travail d’équipe. Il est donc indispensable de préparer soigneusement la participation de chacun. Cela passe par l’identification des acteurs du projet concerné, la définition des rôles et responsabilités de chacun lors du REX, et la préparation des outils et supports qui seront utilisés. Il est également important de veiller à ce que l’ensemble de l’équipe comprenne l’objectif du REX et s’engage dans cette démarche.

Réalisation de l’analyse

L’analyse est le cœur du Retex. C’est à ce moment que vous allez, en équipe, passer au crible le projet concerné, en se basant sur les données collectées et la méthode d’analyse choisie. L’objectif est d’identifier les points forts et les points faibles du projet, les réussites et les échecs, et de comprendre les raisons de ces résultats. Cette analyse doit être objective et exhaustive. Elle doit permettre d’identifier les axes d’amélioration pour les futurs projets.

Retour d'Expérience phase 1 - analyse - KHORUM

Élaboration du plan d’amélioration

Une fois l’analyse réalisée, il faut passer à la mise en œuvre des améliorations identifiées. Pour cela, il est nécessaire d’élaborer un plan d’amélioration. Ce plan doit détailler les actions à mettre en place, les responsables de ces actions, les délais et les ressources nécessaires. Il doit également prévoir un suivi régulier pour vérifier la bonne réalisation des actions et leur efficacité.

Retour d'Expérience phase 2 - plan d'actions - KHORUM

Communication et diffusion

Enfin, un REX doit être partagé avec l’ensemble de l’entreprise. C’est l’occasion de valoriser les réussites, de partager les apprentissages et de renforcer la cohésion de l’équipe. La communication peut prendre différentes formes : une présentation en réunion, un rapport écrit, une vidéo… L’important est de rendre les résultats accessibles à tous, pour que chacun puisse tirer profit de cette expérience.

Et voilà, vous avez maintenant toutes les clés pour organiser un Retour d’Expérience au sein de votre entreprise. N’oubliez pas : un REX est une démarche d’amélioration continue, qui demande du temps et de l’engagement. Mais les bénéfices sont à la hauteur de l’investissement : une meilleure qualité de projet, une équipe plus soudée, et une entreprise qui apprend et progresse. Alors, prêts à vous lancer ?

Retour d'Expérience phase 3 - diffusion - KHORUM

Gestion du suivi et de l’évaluation du REX

Après avoir élaboré et partagé le plan d’amélioration, la mise en œuvre de ce dernier constitue l’étape suivante dans le processus du RETEX. Il ne suffit pas simplement de mettre en œuvre les actions identifiées, il est également nécessaire d’assurer un suivi rigoureux de leur réalisation et d’évaluer leur efficacité. En effet, sans cette phase de suivi et d’évaluation, il serait difficile de mesurer l’efficacité du REX et de s’assurer que les améliorations apportées sont bien en adéquation avec les objectifs fixés.

Le suivi peut être assuré par le chef de projet ou par une équipe dédiée. Il est important de mettre en place des indicateurs de suivi pour chaque action identifiée et de réaliser des points réguliers pour vérifier l’avancement des actions et le respect des échéances.

L’évaluation, quant à elle, doit être réalisée une fois que toutes les actions ont été mises en œuvre. Elle permet de mesurer les résultats obtenus, de valider les axes d’amélioration et de vérifier leur efficacité. C’est aussi l’occasion d’identifier les éventuels écarts par rapport aux prévisions et de proposer des corrections si nécessaire.

Pour assurer une bonne gestion du suivi et de l’évaluation, il est recommandé d’utiliser des outils adaptés, tels que des tableaux de bord, des logiciels de gestion de projet ou des outils de reporting. Ainsi, le suivi et l’évaluation seront facilités et plus efficaces.

Retour d'Expérience phase 4 - suivi et évaluation - KHORUM

Pérennisation de la démarche REX

Après avoir réalisé un premier REX, il est important de pérenniser cette démarche pour en faire une habitude au sein de l’entreprise. En effet, le Retour d’Expérience est plus qu’un simple exercice ponctuel, c’est une philosophie de travail qui valorise l’apprentissage par l’expérience et qui favorise l’amélioration continue.

Il est donc essentiel de ne pas voir le REX comme une contrainte, mais comme une opportunité d’amélioration. Il faut encourager les équipes à partager leurs expériences, à apprendre de leurs erreurs et à mettre en œuvre les actions identifiées pour améliorer les projets futurs.

Pérenniser la démarche REX, c’est aussi veiller à sa bonne intégration dans les processus de l’entreprise. Il faut par exemple prévoir un temps dédié à la réalisation des REX dans la planification des projets, former les équipes à la méthode d’analyse choisie, et intégrer le REX dans le système de gestion de la qualité de l’entreprise.

Conclusion

Le RETEX ou REX est un outil puissant de gestion de projet qui permet aux entreprises d’apprendre de leurs expériences passées et d’optimiser leurs projets futurs. Son organisation nécessite une préparation minutieuse et un engagement fort de la part de toute l’équipe. Il est essentiel de choisir la bonne méthode d’analyse, de préparer le travail en équipe, de réaliser une analyse objective, d’élaborer un plan d’amélioration, de communiquer les résultats, de gérer le suivi et l’évaluation et de pérenniser la démarche.

En résumé, organiser un RETEX n’est pas une tâche à prendre à la légère, mais les bénéfices sont à la hauteur du défi : une meilleure qualité de projet, une équipe soudée et une entreprise qui apprend et progresse. Alors, n’hésitez plus, lancez-vous dans l’aventure du Retour d’Expérience !

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