Le travail en groupe est le socle de la performance en gestion de projet. Car comme le dit l’adage, un plus un égal trois. Quelle est la taille optimale d’un groupe de travail ? Comment construire ce groupe de travail ? Comment l’animer ? Répartir les tâches ? Gérer les conflits au sein de groupe ? Les réponses à ces questions sont cruciales pour que le groupe livre ce qui lui est demandé tout en respectant les contraintes et en étant créatif.
Qu’est ce qu’un groupe de travail ?
Un groupe de travail est un ensemble de personnes qui collaborent ensemble pour atteindre un objectif commun. Il peut s’agir d’une équipe au sein d’une entreprise, d’un projet universitaire, d’un comité de bénévoles, etc. Les membres d’un groupe de travail utilisent leurs compétences et leurs connaissances individuelles pour contribuer à l’effort collectif et partager la responsabilité des résultats.
Construire le groupe de travail
La diversité des compétences ! parlons en, mais avant cela rappelons un prérequis : la définition des objectifs Il est essentiel de préciser les buts spécifiques du groupe de travail. Ceux-ci guideront le choix des compétences et de l’expertise nécessaires des membres de votre groupe.
Un groupe = des compétences
Il s’agit de sélectionner des personnes qui apporteront des compétences spécifiques et complémentaires. Le choix des collaborateurs doit se faire en fonction des besoins de l’entreprise et des objectifs du groupe . Il faut aussi prendre en compte le comportement de chaque individu pour garantir une bonne cohésion de groupe.
Note : les membres d’un groupe de travail n’ont pas lien hiérarchique entre eux. pas de chef, ni de manager ou managé ensemble. Dans un groupe de travail efficace chaque personne est porteur d’une compétence avant tout et participe pleinement et sans barrière, restriction ni contrainte au groupe. C’est la condition requise pour que le groupe soit le plus créatif possible. Un lien de management entre des membres du groupe réduit la spontanéité et la créativité.
Taille du groupe
Il n’y a pas de taille optimale universelle pour un groupe de travail, car cela dépend de nombreux facteurs tels que la nature du projet, les compétences requises, la complexité des tâches, etc. Néanmoins, de nombreux experts suggèrent que des groupes de travail de 5 à 7 personnes sont plus productifs. Un groupe plus grand peut entraîner une communication et une coordination plus difficiles, tandis qu’un groupe plus petit peut manquer de diversité de compétences et de points de vue.
Le défi est de trouver l’équilibre entre la taille, qui permet une collaboration efficace et la diversité des compétences et des comportements, qui conditionne la richesse du travail effectué.
La cohésion du groupe
La cohésion est l’élément central au sein d’un groupe, d’une équipe ou d’une communauté. Elle représente le lien qui unit les individus et qui leur permet de travailler ensemble dans une atmosphère de confiance et de respect mutuel. Le respect l’élément de base pour construire de la cohésion. Il s’agit de reconnaître la valeur de l’autre, de ses idées, de ses sentiments, de ses besoins et de sa dignité. Le respect permet de créer un environnement où chacun se sent important et valorisé. Il favorise également une communication ouverte et honnête, ce qui est essentiel pour résoudre les conflits et prendre des décisions en groupe.
La cohésion se construit également à travers d’autres valeurs comme la solidarité, la tolérance, l’écoute, l’entraide, l’ouverture d’esprit et l’acceptation des différences. Ces valeurs contribuent à créer un sentiment d’appartenance et à renforcer les liens entre les membres du groupe. En somme, le respect est un ingrédient indispensable à la création d’une cohésion durable et authentique. Il est le fondement sur lequel repose la réussite d’un travail collectif et la satisfaction de chaque individu.
La cohésion se construit avec le respect mutuel entre les individus. Lorsque nous respectons les opinions, les idées et les différences des autres, nous créons un environnement propice à la coopération et à la collaboration. Le respect permet également de maintenir de bonnes relations interpersonnelles et favorise une communication ouverte et honnête. En respectant les autres, nous montrons notre considération pour eux et leur contribution, ce qui encourage la confiance et renforce les liens entre les membres d’un groupe ou d’une équipe. En fin de compte, le respect est un élément essentiel pour développer et maintenir une cohésion solide.
Le rôle du manager du groupe
Le manager joue un rôle primordial dans la composition de l’équipe. Il doit savoir identifier les talents de chaque membre et les mettre à profit pour le bien de l’entreprise. Son rôle est également de veiller à l’équilibre des compétences au sein du groupe et de promouvoir une bonne collaboration entre les membres.
Animer le groupe
La communication
Dans un groupe de travail, la communication est primordiale. Elle permet de partager les informations, de résoudre les problèmes et de renforcer la cohésion de l’équipe.Communiquer sur les objectifs. Communiquer sur le planning. Communiquer sur les contraintes.Et répétez le tout jusqu’à obtenir la validation des memebres du groupe sur chaque élément échangé.
La transparence
La transparence est la clé d’une bonne communication : « Dire ce que je fais et faire ce que je dis« . Chaque membre du groupe doit être au courant des décisions prises, des objectifs à atteindre et de l’avancement global du projet (travail réalisé, travail restant à faire et date fin révisée).
La transparences bâtit la confiance et l’engagement : Lorsque les informations sont partagées de manière ouverte et régulière, les membres du groupe se sentent respectés et valorisés. Ils ont l’impression que leurs travail est pris en compte et qu’ils peuvent faire confiance à l’organisation.
La transparence permet d’éviter les malentendus et renforce la motivation : Lorsque les membres du groupe comprennent la situation, les objectifs à atteindre et les défis à relever, ils sont plus motivés pour contribuer à la réussite du projet.
Les outils de communication
Hérités de la crise sanitaire de 2020, nous disposons aujourd’hui d’une grande palette d’outils de communication et de partage pour faciliter échanges, travail et suivi de l’avancement au sein du groupe:
- Partage de documents : Teams, Google drive, K drive (solution Suisse RGPD), Padlet, Box, Dropbox,
- Travail collaboratif : Klaxoon, Slack, Office365, Google Workspace, Trello,
- Suivi d’avancement & todo list : Trello, Wrike, Asana,
- Discussion audio et vidéo temps réel : Slack, Teams, Klaxoon, Slack, Google Meet,
- planification rencontres : Office365, Google Workspace,
. Ces outils permettent de partager des documents, de discuter en temps réel et de planifier des réunions.
Distribution du travail
La gestion des tâches : un enjeu majeur
Après avoir constitué l’équipe, il est important de bien gérer les tâches. C’est une étape essentielle pour le bon déroulement des projets. La répartition des tâches doit être équitable et cohérente. Chaque membre du groupe doit avoir un rôle clair et des responsabilités bien définies. Si tout le monde sait ce qu’il a à faire, vous évitez la source principale de conflits.
La méthode RACI est l’outil idéal pour contrôler que toutes les tâches sont affectées et que tout le mode connaisse et approuve les rôles et responsabilités des membres du groupe.
La gestion du temps
La gestion du temps est aussi un aspect important de la gestion d’un groupe. Respecter les planning des personnes que vous invitez, pour leur donner envie de travailler avec vous. Pour cela, confiez à un membre du groupe le rôle de gardien du temps de la réunion. Le Time Keeper est responsable de commencer la rencontre même s’il y a des retardataires et d’y mettre fin à l’heure dite. Il est aussi responsable de prévenir l’animateur du temps restant 5, 10 ou et 15 minutes avant l’heure de fin (ces délais sont à définir entre l’animateur et le time keeper au début de la réunion). Note important : affecter ce rôle à un membre différent à chaque réunion du groupe.
L’outillage du Time Keeper :
En présentiel, le time keeper a besoin d’un seul outil : un minuteur visuel.
En virtuel, l’outil minuterie est souvent intégrée à l’outil de gestion de la communication.
Comment gérer les conflits au sein de groupe ?
Un groupe de travail ne peut être équilibré sans une bonne gestion des conflits. Tout simplement parce que le conflit est le corolaire des échanges d’information, d’avis et de points de vue au sein du groupe de travail. Même avec la plus grande cohésion d’équipe, les désaccords et les tensions peuvent survenir. Leur gestion est donc cruciale pour maintenir un environnement de travail sain et productif.
Le rôle du manager dans la résolution des conflits
Le manager a un rôle clé à jouer dans la résolution des conflits. Il doit être en mesure de détecter les signes avant-coureurs de tensions et d’intervenir rapidement pour désamorcer la situation. Il peut s’agir de faciliter la communication entre les membres de l’équipe, de médier les désaccords ou de mettre en place des solutions de compromis. Le manager doit également être capable de gérer ses propres conflits avec les membres de l’équipe, ce qui nécessite une grande dose de tact et de diplomatie.
L’importance de la dynamique de groupe
La dynamique de groupe joue également un rôle majeur dans la gestion des conflits. Une bonne dynamique peut aider à prévenir les conflits en promouvant la coopération et la compréhension mutuelle entre les membres. Pour favoriser une dynamique positive, il est important de créer un environnement de travail où chaque membre se sent valorisé et respecté, et où la diversité d’opinions est encouragée et valorisée.
L’importance de l’éthique et des valeurs communes
Un autre facteur clé pour construire un groupe de travail équilibré est l’adoption d’une forte éthique de travail et de valeurs communes. Elles servent de guide pour le comportement des membres de l’équipe et renforcent la cohésion et la confiance mutuelle.
Promouvoir l’éthique de travail
Promouvoir une forte éthique de travail aidera à instaurer un niveau élevé de professionnalisme au sein de l’équipe. Cela inclut le respect des délais, la réalisation de tâches de qualité et le soutien des collègues. Le manager peut jouer un rôle clé dans la promotion de l’éthique de travail en montrant l’exemple et en reconnaissant les efforts des membres de l’équipe.
Les valeurs communes
Les valeurs communes sont également essentielles pour construire un groupe de travail équilibré. Elles peuvent aider à créer un sentiment d’appartenance et à renforcer la confiance et la coopération entre les membres de l’équipe. Il peut s’agir de valeurs telles que l’honnêteté, le respect, la responsabilité ou l’innovation. Le manager doit veiller à ce que ces valeurs soient clairement définies et partagées par tous.
Résumé
Construire un groupe de travail équilibré requiert une approche holistique qui prend en compte plusieurs facteurs, tels que la gestion des tâches, la communication, la gestion des conflits et l’éthique de travail.
Chaque membre a un rôle à jouer dans la réussite de l’équipe, et il est crucial de promouvoir un environnement de travail qui valorise la contribution de chacun et favorise la collaboration et la cohésion d’équipe.
