Introduction
Vous êtes assis dans votre bureau, un café à la main, une pile de documents sur le côté. Votre tableau blanc est rempli de dessins de diagrammes de Gantt, de listes de tâches et de dépendances de projets.
Vous êtes un chef de projet, et, comme tous les chefs de projets, l’une de vos principales préoccupations est l’estimation du coût des projets à venir. Entre les coûts réels, les coûts estimés, le travail effectué et le chemin critique, la gestion de projets peut rapidement se transformer en une affaire effroyablement complexe. Heureusement, il existe une technique d’analyse qui peut vous aider à naviguer dans cet océan de chiffres et de prévisions : l’Estimate To Complete (ETC). Alors, qu’est-ce que l’ETC exactement ? Comment fonctionne-t-elle et comment peut-elle vous aider dans votre travail ? C’est ce que nous allons découvrir ensemble.
Définition de l’Estimate To Complete (ETC)
L’Estimate To Complete (ETC), ou en français « estimation pour terminer la tâche » ou encore « Resta A Faire », est une méthode couramment utilisée en gestion de projet pour estimer le travail ou le coût nécessaire pour achever les travaux en cours d’un projet. En d’autres termes, c’est une prévision du coût des tâches qui n’ont pas encore été réalisées.
Cette estimation est essentielle pour assurer le bon avancement du projet, car elle permet de prendre les décision de gestion nécessaire pour gérer les écarts au budget avant que ceux ci ne se réalisent et à terme de garantir que le projet sera livré.
L’ETC se base sur plusieurs facteurs, dont le coût réel du travail déjà effectué, le travail restant à effectuer, et le coût estimé du travail restant. Elle peut être calculée à différents niveaux du projet, en fonction de votre besoin. Par exemple, vous pouvez l’appliquer au projet dans son ensemble, ou à des sous-ensembles spécifiques du projet.
Comment fonctionne l’ETC ?
L’ETC est généralement calculée en utilisant la formule suivante :
ETC = Budget total du projet – Coût réel du travail effectué
Cela signifie que pour obtenir l’ETC, vous devez d’abord déterminer le budget total du projet, ce qui comprend tous les coûts associés à la réalisation du projet. Ensuite, vous devez déduire le coût réel du travail déjà effectué.
Avec cette formule, le cout projeté du projet sera toujours … le budget et vous n’aurez aucun écart annoncé avant la fin du projet, moment ou tous les problèmes arriverons en même temps et créerons une multitudes d’écarts au plan. Vous comprenez que cette formule est une erreur malheureusement trop répandue. En réalité, le calcul de l’ETC est à peine plus complexe. Il intègre l’estimation de la quantité de travail restant à faire. Cette donnée permet d’anticiper le ^plus tôt possible les écarts au budget.
Par exemple, vos avez un budget de 100 pour réaliser un livrable. La dernière revue de projet réalisée avec l’équipe montre que la quantité de travail dépensé correspond à une valeur de 80. Durant cette revue de projet, l’équipe vous annonce leurs meilleures estimations des quantités de travail restant à faire. Une fois intégrées dans votre outil de suivi projet, la somme de ces quantités de travail est valorisée à 60. Ce qui nous fait un écart prévisionnel de 40 (100-(80+60)).
Récapitulons le calcul: Budget 100 – (Couts réalisés 80 + Couts estimes restant à faire 60) = écart de 40
Vous venez de constater que le coût à terme (Estimate At Completion EAC)) sera plus élevé que le budget. Selon les contraintes du projet et son mode gouvernance, vous pouvez :
- Réduire les coûts projet en retirant des livrables. C’est le cas des projet ayant une contrainte budgétaire forte.
- Si le surcoût, est du à une planification trop ambitieuse ou bien à la réalisation d’un risque, vous pouvez financer ce surcoût par votre réserve (aussi appelée marge de manoeuvre ou contingence).
- Si le surcoût est du une nouvelle fonctionnalité demandée, vous devez attendre de la réaliser et traiter cette demande comme une évolution au projet. Pour ce genre de demandes, les règles de gouvernance de votre projet doivent avoir prévu le traitement de ces demande et intégrer un processus de traitement de demande de changement (DDC) Change Request (CR) en Anglais (rien à voir avec les « change request » du processus Itil).
Résumons :
- L’ETC est l’estimation du travail restant à faire fournie par l’équipe projet. Elle se base sur le principe de la « parole d’expert » qui défini comme principe que les membres d’une équipe projet sont des experts de leur domaine et que vous leur faite confiance.
- L’ETC permet de calculer le coût à terme (aussi nommé projeté)
Projeté = réel + reste à faire (EAC = AC + ETC) - L’ETC permet d’anticiper les écart :
écart = budget – réel – reste à faire (Gap = Budget – AC – ETC)
L’importance de l’ETC pour la gestion de projet
L’ETC est un outil essentiel pour le management de projet. Elle permet d’évaluer la performance financière d’un projet et de prévoir les coûts futurs, et peut donc être utilisée comme un indicateur de la santé financière d’un projet.
Une ETC précise et réaliste peut aider à éviter les surprises désagréables et à garantir que le projet restera dans les limites du budget prévu. De plus, elle peut aider à identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques, et à prendre des décisions éclairées concernant l’allocation des ressources et la planification des travaux.
En outre, l’ETC peut également être utilisée pour communiquer efficacement avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et les clients. Par exemple, si l’ETC indique que le projet est susceptible de dépasser le budget, cela peut être une occasion de discuter des options possibles avec les parties prenantes, comme l’ajustement du planning, la réduction de la portée du projet, ou l’augmentation du budget.
En conclusion : une boussole pour votre projet
Avoir une bonne estimation des coûts futurs est un élément crucial de la gestion de projet. L’Estimate To Complete (ETC) est un outil précieux qui peut vous aider à naviguer dans la mer souvent tumultueuse des coûts de projet. Fiable et flexible, l’ETC peut vous aider à garder le cap et à atteindre votre destination : un projet réussi, livré dans les délais et dans les limites du budget.
Alors, la prochaine fois que vous vous retrouverez face à une pile de documents et de chiffres, pensez à l’ETC. Elle pourrait bien être la boussole dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Et qui sait ? Peut-être que grâce à elle, la gestion de projet deviendra un peu moins une affaire de chiffres, et un peu plus une aventure passionnante.
