La maitrise du mode multiprojets est un point essentiel pour les professionnels du management. Que ce soit pour coordonner la réalisation d’un projet unique ou pour gérer plusieurs projets en même temps, il est nécessaire de bien comprendre la dynamique de ce mode de travail. Dans cet article, nous allons explorer les outils et méthodes qui vous aideront à mieux maitriser le mode multiprojets.
Comment mener plusieurs projets de front ?
La première étape pour mener plusieurs projets simultanément est de comprendre les avantages et les inconvénients du mode multiprojets. Cela permet une augmentation de la productivité, une réduction des coûts et une meilleure coordination des ressources humaines. Du coté des inconvénients on note le besoin de transparence et de communication, l’augmentation des risques et la difficulté à contrôler un grand nombre de projets.
Une fois que les managers s’accordent sur une même vision des avantages et des inconvénients du mode multiprojets, ils doivent mettre en place outils, méthodes et processus pour l’implémenter efficacement. L’un des premiers outils à considérer est un système informatique. Ces outils permettent aux managers de projet de planifier, suivre et maitriser la progression d’un grand nombre de projets simultanément. Ils offrent également à toute l’entreprise une vision claire et synthétique du calendrier global des projets. Ils permettent d’accéder rapidement et simplement à l’information de suivi détaillé des tâches des projets.
De cette façon les glissements du planning, les retards de livraisons, les sur-utilisations des ressources clés ou encore le manque de compétences sont visibles avant qu’ils ne se produisent. Ce sont des outils de gestion incontournables pour prendre le plus tôt possible les mesures nécessaire et anticiper les problèmes avant qu’ils ne se produisent.
Le troisième volet important est la communication interne à tout les niveau de l’organisation. En partageant l’information, la communication aide à garantir que tous les membres d’une organisation travaillent ensemble et sur les mêmes objectifs. Tout le monde doit connaitre et comprendre les objectifs de la mise en place de la structure multiprojets. Et tout le monde doit être tenu au courant des opérations en cours et à venir sur les projets.
Comment disposer des ressources partagées ?
Vous avez un outillage de partage de l’information pour votre multiprojets ? Bien. C’est une première étape. Pour que l’information stockée dans cet outil soit utilisée elle doit être précise, juste et pertinente.
- PRÉCISE : tout les projets doivent entrer leur plan de charge détaillé dans le système d’information. quand commence ce livrable ? Quand livre t-il ? quelle sont les ressources humaines et matérielles nécessaires pour finaliser ce livrable ? Qui pilote chacune des tâches requise pour terminer ce livrable ? Quel est le planning détaillé ?
- JUSTE : Toutes les ressources qui participent à un e tâche projet doivent entrer leur avancement de la tâche dans le système informatique. Ces information ne doivent pas être saisies et ressaisies ad nauseam car l’objectif n’est pas d’ajouter un outil qui fait de l’administratif mais de disposer d’un portail unique d’information.
- PERTINENTE : Tout le monde doit tenir à jour l’information d’avancement sur les tâches aussi souvent que possible. Il ne s’agit pas de mettre à jour l’avancement tout les 1/4 d’heures, la fréquence sera en rapport avec la durée de la tâche, son niveau de risque et les besoins des managers. Notez que l’information sur l’avancement d’une tâche inclus les problèmes rencontrés, parce qu’en cas de problème la solution passe peut-être par les compétences d’un autre membre de l’équipe projet ou de l’entreprise ?
Comment organiser la communication ?
En mode multiprojets encore plus que dans un contexte mono-projet, la meilleure stratégie de communication consiste à définir des canaux de communication clairs et cohérents et à en partager l’existence avec la globalité de l’entreprise. En termes plus pragmatiques cela signifie que les acteurs de l’entreprise doivent avoir accès aux moyens pour communiquer entre eux. Courriels, téléphone, forums, , réseaux sociaux, … Bien nommer et mettre à disposition les outils qui sont institutionnels et bannir les autres.
Organiser la communication c’est aussi définir les responsabilités de chacun. Qui, fait quoi, quand, ou et avec quels prérequis ? la matrice de responsabilité est un outil simple et efficace qui répond à cette attente.
Planifier vos réunions de suivi multiprojets à l’avance et en tenant compte, au maximum, de la disponibilité des collaborateurs. Il est vrai qu’une rencontre de suivi à 10 personnes représente autant de personnes qui ne travaillent pas sur les projets, alors à 20 ou 30 que penser ? Mais ce temps constitue un moment unique pour rappeler l’existence et les objectifs des différentes projets, sensibiliser sur les enjeux de l’entreprise dans la réalisation de ces projets, et aussi, bien sur, organiser travail des tâches et interactions entre les acteurs.
Il est important que ces réunions de suivi rentrent dans la routine : planifiez les à l’avance, respectez une même fréquence, prévoyez une durée courte pour le dynamisme et enfin laisser circuler la parole dynamiquement (soyez le time keeper en cas de verbosité mais assurez vous que tout le monde s’exprime).
Quels outils choisir ?
Il existe une centaine de logiciel qui prétendent faire de la gestion de projet. Sur ce grand nombre 10 disparaissent chaque année et 10 nouveaux émergent. Sur cette centaine de proposition de valeur seulement une petite cinquantaine de logiciels ont une vision multiprojets. Autre paramètre dont il faut tenir compte dans le choix de l’outil est qu’il existe deux catégories d’outil : logiciel de communication, et logiciel de planification.
Nous pourrions reprendre à notre compte les excellent résultats des analystes de Gartner, mais autant aller lire leur rapport. Celui ci est produit par une équipe indépendante des éditeurs de logiciels et mis à jour année. Il utilise un grand nombre de critères. Il est basé sur les retours des utilisateurs. Et enfin il produit contient une synthèse en une page conne sous le nom de « Magic Quadrant Gartner« .
A vous de définir les critères les plus pertinents pour votre projet de mise en place du mode multiprojets !
