Le comité de pilotage (COPIL) ou steering committee (STERCO) en anglais est l’entité décisionnaire du projet qui contrôle les décision stratégiques autour du projet. Autoriser un changement de phase ; Approuver une modification de périmètre, de délai ou de coût. Autant de décisions qui ponctuent la vie du projet. J’allais oublier, le comité de pilotage a aussi pour rôle d’entretenir une dynamique constructive entre les parties-prenantes.
Afin de comprendre les bénéfices d’un comité de pilotage projet pour l’entreprise, penchons nous sur ses rôles, sa composition et son mode de fonctionnement.
Missions du comité de pilotage
Le comité de pilotage guide le projet et contrôle son adéquation par rapport aux besoins des métiers afin de s’assurer que la qualité qui sera livrée est au niveau des attentes. A ce titre, il se base sur les états d’avancement du projet et la situation des métiers en termes business à l’instant présent pour prendre ou propose des décisions stratégiques dans la vie du projet.:
- Approuver l’adéquation des statuts d’avancement du projet au regard des plans du projet, des écarts à ces plans et de l’état du besoin des métiers à l’instant présent.
- Proposer et/ou valider les stratégies de travail, de livraison, de déploiement, de formation.
- S’assurer que l’avancement du projet est conforme aux attentes et aux besoins des métiers.
- Surveiller les risques et les opportunités.
- Approuver les dépenses au regard du budget et des livraisons.
- Autoriser ou refuser les demandes de changements relevées par l’équipe projet.
- Suggérer, autoriser ou refuser les affectations de ressources humaines et matérielles au projet
- Communiquer les informations pertinentes aux différents acteurs impliqués dans le projet.
- S’assurer que les processus et les procédures sont respectés.
- Aider à améliorer l’efficacité et la qualité des services fournis par le projet.
Membres du comité de pilotage
Un comité de pilotage est composée de membres permanents et occasionnels. Du coté des permanents, on trouve les représentants des acteurs décisionnaires du projet et les représentants de la vie opérationnelle du projet :
- Sponsors (ceux qui payent, les commanditaires au Québec)
- Chef de projet (celui qui assure la gestion quotidienne)
- Représentants décisionnaires des directions métiers impactés par le projet (managers de ceux qui ont le besoin)
- Représentants des parties-prenantes (ceux qui sont garants du besoin et seront directement impactés par les livrables)
Du coté des occasionnels on trouve les personnes qui ponctuellement peuvent intervenir pour clarifier un point de détail que eux seuls sont en mesure d’expliquer et soutenir avec légitimité :
- Sachants
- Experts techniques
- Experts métiers
Comment fonctionne le comité de pilotage ?
les rencontres d’un COPIL sont périodiques : mensuelles ou hebdomadaires, cela dépend de la durée du projet, de sa criticité et des enjeux pour les métiers.
Planification
De façon à garantir la présence de tous les décideurs requis et parce qu’il est plus simple d’annuler une réunion que d’en ajouter dans les agendas de nos managers et dirigeants, la planification de toutes les rencontres du comité de pilotage est décidée en début de projet.
Ordre du jour
Parce que la forme d’un document ou d’une rencontre ne doit par venir perturber la lecture d’un contenu, l’ordre du jour est standard et immuable tout au long de la vie du projet :
- Décisions prises lors de la dernière réunion
- Partage des faits marquants de l’état d’avancement
- Analyse de la performance du projet
- Décisions en attente
- Autres questions
Déroulement
En terme de déroulement le comité de pilotage est présidé par le sponsor principal du projet. Le chef du projet assure la prise des notes et la rédaction du compte rendu et présente son état d’avancement
- Décisions de la dernière réunion : rappel des éléments clés du compte rendu de la dernière rencontre. C’est l’occasion de vérifier que personne n’a d’objections sur son contenu
- Partage des faits marquants de l’avancement du projet : soutenance synthétique par le chef de projet de la page d’état d’avancement. les écarts aux plans sont justifiés par les faits marquants.
- Analyse de la performance du projet : partage des éléments de performances du projet en termes de planning, de budget de qualité et de gestion des risques. Présentation du graphe de synthèse Earn Value si l’entreprise utilise la méthode de EVM dans le pilotage de ses portefeuilles de projet.
- Décisions à prendre : Dérouler point par point chacune des décisions à prendre. Faire participer au besoin les intervenants occasionnels pour présenter un contexte, une problématique, des propositions de solutions. Réaliser un tour de table des questions et demander une décision ou enregistrer une demande d’analyse complémentaire. les décisions à prendre concernent les éléments qui impacte les pointes du triangle d’or de la gestion du projet, les délais, les coûts, et la qualité des livrables
- Questions : recueillir toutes les questions des membres permanents du COPIL et y répondre si la personne concernée siège ou sinon noter la question comme point à traiter de la rencontre suivante.
Compte rendu
Le compte rendu est rédigé par le chef du projet en direct et diffusé dès la fin de la rencontre. Sa forme reprends la structure de l’ordre du jour et de l’organisation de la rencontre. Et il contient tous les éléments clés échangés (questions, réponses, et prise de décisions). Il est conseillé d’annexer l’état d’avancement de la période passée du projet :
- Liste des participants : présents, absents et excusés
- Décisions de la dernière réunion :
- Partage des faits marquants de l’avancement : Un Slide Powerpoint devrait suffire
- Analyse de la performance du projet :
- Décisions à prendre : tableau des question et des décisions
- Questions : tableau des questions répondues et en suspens
Différence avec le comité de suivi projet (COPROJ)
Le comité de pilotage est l’instance phare en ce concerne la gouvernance de projet. Son objectif principal est de donner des orientations permettant d’assurer le suivi de l’avancement du projet, tout en respectant les contraintes du projet, en termes de qualité, coûts et délais.
Le comité de suivi de projet ou COPROJ, se concentre sur la coordination des opérations du projet et l’accompagnement des équipes opérationnelles pour assurer une meilleure livraison du projet.
- le partage du travail au fil du temps
- le suivi de tâches en cours
- la remontée et le partage des problèmes rencontrés avec l’équipe projet
- la re-planification des tâches en écarts
- la mise à jour du registre des risques
Autant de tâches journalières ou hebdomadaires qui sont nécessaires mais ne requièrent pas l’intervention ou la prise de décision d’un sponsor ou d’une partie-prenante. le COPROJ est piloté par le chef de projet et y participent les membres de l’équipe projet qui participent à la réalisation des tâches du moment et d’un futur proche.
Les avantages d’un comité de pilotage dans un projet
Le comité de pilotage est une équipe qui est chargée de superviser le déroulement d’un projet. Il est composé de personnes qui connaissent bien le projet et peuvent aider à garantir son bon déroulement. Il est généralement composé de membres de l’équipe de gestion du projet, de dirigeants de l’entreprise ou d’associés et de membres de l’équipe de développement.
Un comité de pilotage a pour objectif de veiller à ce que le projet soit mené à bien et de s’assurer que tous les objectifs sont atteints. Il se réunit régulièrement pour discuter des progrès du projet, des changements et des problèmes qui peuvent se présenter. Le comité de pilotage peut également aider à résoudre des problèmes qui se présentent lors du développement du projet.
Un comité de pilotage peut également être utilisé pour rassembler les idées et les suggestions des différentes parties prenantes du projet. Il peut être utilisé pour identifier des solutions innovantes et trouver des moyens d’améliorer le projet. Un comité de pilotage peut également être un moyen pratique de communiquer avec les principales parties prenantes et de s’assurer que tout le monde est informé de l’avancement du projet.
Un comité de pilotage peut aider à améliorer la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes du projet. Il est également un moyen pratique d’impliquer plusieurs personnes dans le projet et de s’assurer que tout le monde est impliqué et impliqué avec la même vision. Enfin, un comité de pilotage peut être utilisé pour aider à garantir le succès du projet et à s’assurer qu’il soit mené à bien.
Les défis d’un comité de pilotage dans un projet
Un comité de pilotage joue un rôle essentiel dans un projet. Il est indispensable pour le bon déroulement d’un projet et pour le respect des objectifs fixés. Il est composé d’un certain nombre de personnes dont le rôle est de s’assurer que le projet se déroule selon le planning et les objectifs prédéfinis.
Le rôle d’un comité de pilotage est de s’assurer que le projet est mené dans les délais et selon le planning initial. Il est également chargé de veiller au respect des objectifs fixés et doit s’assurer que les étapes clés du projet sont bien respectées. Il doit suivre les avancées du projet de très près et se tenir informé des éventuels obstacles. Un comité de pilotage peut ainsi s’avérer très utile, car il permet de réagir rapidement en cas de problème et de trouver des solutions adéquates aux défis qui se présentent.
Cependant, cela peut également entraîner des difficultés, notamment lors de la prise de décision, car le comité peut être composé de personnes ayant des opinions et points de vue divergeants ou différents. Il peut arriver occasionnellement que le COPIL peine à trouver un consensus.
Autre source de défi pour un comité de pilotage : le manque de coordination et de communication entre les différents membres du comité peut entraîner des retards et des erreurs dans la mise en œuvre du projet.
Synthèse
Vous l’aurez compris, un comité de pilotage est un outil essentiel qui permet de garantir le succès du projet.
N’hésitez pas à consulter les différents membres de votre comité de pilotage pour obtenir conseils, soutien et même leur aide pour réorienter le projet si nécessaire.
Normalisation du comité de pilotage
Pour aller plus loin dans l’organisation du mode projet, l’ISO a normalisé les rôles et responsabilités (R&R) du comité de pilotage sous le code ISO 21505 se cache la description des principes de gouvernance en mode projet ce qui est le champs d’action du comité de pilotage. Avant de vous procurer le document descriptif, Voici un aperçu de la norme ISO 21505 en français.
FAQ
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage ?
Un comité de pilotage est une instance qui a pour mission d’assurer le bon déroulement du projet. Il est composé d’un représentant des principaux acteurs impliqués (client, prestataire, partenaire). Le comité de pilotage peut se réunir régulièrement et convoque également des réunions ad hoc pour aborder certains sujets spécifiques.
Quels sont les membres du comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est composé d’un représentant du client, d’un ou plusieurs prestataires et/ou partenaires impliqués dans le projet. Il peut inclure également des experts externes si nécessaire.
Quelle est la fonction du comité de pilotage ?
Le comité de pilotage a pour mission principale d’assurer le bon déroulement du projet en prenant les décisions nécessaires et en garantissant le respect des engagements pris par les différents acteurs. Il peut également être amené à effectuer un suivi régulier des travaux et à apporter un soutien aux différents acteurs.
Quelles sont les responsabilités du comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est responsable de la supervision globale du projet. Il doit veiller à ce que les engagements soient respectés, que les délais soient respectés et que les résultats attendus soient atteints. En outre, il doit prendre toutes les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes rencontrés lors de la mise en œuvre du projet.
Quelles sont les conséquences si le comité de pilotage ne remplit pas ses responsabilités ?
Si le comité de pilotage ne remplit pas correctement ses responsabilités, cela peut entraîner des retards ou des défauts dans l’exécution du projet, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur la qualité des livrables ou le coût total du projet. De plus, cela peut nuire à la confiance entre le client et les prestataires et/ou partenaires impliqués.
