Lorsque plusieurs projets sont menés de front, il est nécessaire de gérer finement les ressources qui leur sont attribuées afin d’éviter les conflits et les surutilisations. L’utilisation d’un pool de ressources permet de partager efficacement ces ressources entre plusieurs projets, mais aussi d’identifier et de résoudre les problèmes de surutilisation.
Plusieurs projets utilisent les mêmes ressources
Dans un contexte de gestion de projets, il est naturel de piloter plusieurs projets en parallèle, chacun d’eux ayant ses propres contraintes de réalisation et spécificités de planification. Cependant, les ressources humaines, matérielles ainsi que les fournitures nécessaires à la réalisation de ces projets sont souvent limitées et partagées.
Pour éviter les tensions et les retards imputables au partage des ressources les plus demandées, la solution est que les plans de projet travaillent utilisent une base de ressources commune et partagée, De cette façon les estimations de coûts et de délais sont plus réalistes et lors des suivi projet, les sur-utilisations sont détectées avant qu’elles ne se produisent.
Et l’information partagée est plus fiable, car en évitant la ressaisie manuelle des informations de disponibilités des ressources d’un fichier ms project à l’autre, cette solution permet de s’affranchir de toutes les erreurs humaines liées à cette ressaisie .
Créer le pool de ressources
Pour créer un pool de ressources, il est nécessaire de disposer d’un outil de gestion de projet adapté, tel que Microsoft Project. L’idée est de créer un fichier de projet dédié, qui ne contiendra aucune tâche mais uniquement les ressources à partager entre les projets.
Prenons l’exemple de deux projets simplifiés : la construction d’une maison et celle d’un immeuble. Chacun de ces projets nécessite l’intervention de différents corps de métier, tels que les maçons, les charpentiers ou les plombiers. Pour faciliter la gestion de ces ressources, nous allons créer un fichier de projet vide, appelé « Ressources », dans lequel nous allons définir les ressources disponibles.
Dans ce fichier, il suffit d’ajouter les ressources souhaitées, en précisant leur nom, leur coût et leur disponibilité. Une fois les ressources définies, il est important de sauvegarder ce fichier pour pouvoir l’utiliser ultérieurement.
Partager les ressources entre les projets
Maintenant que le pool de ressources est créé, il est temps de l’associer aux différents projets. Pour cela, il faut ouvrir chaque fichier ms project et suivre les étapes suivantes :
- Accédez à l’onglet « Ressources » du projet.
- Cliquez sur « Utiliser des ressources partagées » et sélectionnez le fichier de pool de ressources précédemment créé.
- Validez en cliquant sur « OK ».
Une fois cette association réalisée, les ressources du pool sont désormais disponibles pour être assignées aux différentes tâches des projets. Pour attribuer une ressource à une tâche, il suffit de la sélectionner dans la liste des ressources et de l’ajouter à la tâche concernée.
Détecter et résoudre les surutilisations de ressources partagées
L’un des principaux avantages d’utiliser un fichier commun de ressources est la facilitation du suivi de l’utilisation des ressources et la détection des surutilisations de ressources. En effet, lorsque plusieurs projets puisent dans le même pool, il est possible qu’une même ressource soit sollicitée simultanément sur plusieurs tâches, provoquant ainsi une surutilisation.
Dans notre exemple, imaginons que le charpentier soit assigné à la réalisation du toit de la maison et à la structure de l’immeuble en même temps. Dans ce cas, un indicateur de surutilisation apparaîtra dans les deux projets pour signaler le conflit.
Pour résoudre cette situation, plusieurs méthodes existent. L’une des plus simples consiste à utiliser l’inspecteur de tâches présent dans certains logiciels de gestion de projet. Cet outil permet, entre autres, de déplacer la tâche à la prochaine disponibilité de la ressource, évitant ainsi la surutilisation.
En déplaçant la tâche, un espace se crée dans le planning du projet, permettant à la ressource d’intervenir sans conflit avec les autres tâches. Une fois la surutilisation résolue, l’indicateur disparaîtra dans les deux projets, garantissant une meilleure gestion des ressources.
Avantages et inconvénients du partage des ressources
La mise en place d’un pool de ressources constitue une solution efficace pour gérer les ressources partagées entre plusieurs projets. En centralisant la gestion des ressources et en facilitant la détection des surutilisations, cet outil permet d’optimiser la répartition des ressources et d’éviter les tensions liées à leur attribution.
Pour tirer pleinement parti de cette méthode, il est essentiel de bien définir les ressources à partager, d’associer le pool de ressources aux projets concernés et de surveiller régulièrement les indicateurs de surutilisation. De cette manière, les risques de conflits et de retards dans la réalisation des projets sont grandement réduits, permettant une gestion optimale des ressources.
