La gestion d’un projet implique un suivi rigoureux de son avancement afin de garantir sa réussite dans les délais impartis. Mais comment mettre en place un suivi d’avancement efficace pour assurer une gestion optimale du projet ?
Que vous soyez chef de projet, manager ou membre d’une équipe, ces conseils vous aideront à mettre en place un suivi d’avancement du projet qui vous permettra de gérer efficacement les différentes étapes et de prendre les décisions adéquates en temps voulu.
Qu’est-ce que le suivi de projet ?
Le suivi de projet est une pratique essentielle en gestion de projet qui consiste à monitorer et contrôler l’avancement du projet. Il permet de mesurer la progression, identifier les écarts par rapport aux objectifs fixés, et prendre des mesures correctives si nécessaire.
Pourquoi faut-il suivre l’avancement du projet ?
Le suivi de projet est crucial car il permet de s’assurer que le projet avance conformément aux plans établis. En suivant de près l’évolution du projet, le chef de projet peut anticiper les problèmes potentiels, ajuster les ressources nécessaires et garantir que les délais sont respectés.
Quand faut-il réaliser le suivi de projet ?
Le suivi de projet doit être réalisé tout au long du projet, depuis le début de sa conception, jusqu’à la livraison. Il est important d’effectuer des réunions de suivi à intervalles réguliers pour évaluer la progression, identifier les points de blocage et prendre des décisions en temps opportun. Un suivi de projet est habituellement réalisé chaque semaine. Dans le cas de projets de plusieurs années, il arrive que le suivi soit aux deux semaines. a l’inverse pour les projets de courte durée 2 à 4 mois, il peut être nécessaire de rapprocher les rencontres de suivi.
Avec qui réaliser un suivi du projet ?
Le suivi du projet est dédié à l’avancement des tâches. Il doit toujours être réalisé en collaboration avec tous les membres de l’équipe projet. Les parties prenantes ne sont concernés que sur invitation par un des membres de l’équipe projet, dans les cas ou leurs explications permettent de clarifier un point de détail spécifique.
les décisions concernant les évolutions du projet sont discutées en comité de pilotage. Ce sont des rencontres dédiées aux décisions stratégiques, qui requièrent l’avis des parties prenantes. A contrario les membres de l’équipe projet ne sont invités aux COPIL que lorsque leur avis technique est requis.
Un projet = un suivi
Chaque projet est unique et son suivi doit être réalisé de façon distincte des autres projets. De cette façon, il est possible d’assurer un suivi rigoureux afin d’assurer sa bonne gestion et sa réussite. Mettre en place un suivi d’avancement du projet avec des outils spécifiques tels qu’un tableau de bord, un logiciel de gestion de projet ou des indicateurs de performance est essentiel pour gérer efficacement un projet.
Quelle est l’importance du suivi projet ?
L’importance du suivi de projet se résume dans sa capacité à garantir le bon déroulement de toutes les étapes d’un projet. Il permet de contrôler l’avancement, de repérer les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Le suivi du projet assure que les délais sont respectés, que les ressources sont bien gérées et que les objectifs fixés sont atteints. C’est un pilier essentiel pour assurer une gestion de projet efficace et aboutir à la réussite du projet.
Outil de suivi des problèmes
Les réunions de suivi de projet permettent d’identifier, d’enregistrer et suivre les problèmes rencontrés tout au long du projet. C’est un moment unique dans la semaine, chaque membre présente les problèmes en cours et profite des points de vue et des réflexions de tous ses collègues. Charge au chef de projet de document les problèmes non résolus après ces brainstormings dans la liste des points de suivi.
Outil de suivi des risques
Suivre les risques est une action importante du suivi de projet. Réviser tous les risques vivants de l’analyse des risques. Retirer les risques associés à des tâches terminées, ré-évaluer les impact et probabilité des risques restant. Ajouter les nouveaux risques nommés par l’équipe projet. et lancer les réunions de définition des plans d’action préventives pour les nouveaux risques majeurs. En surveillant de près les risques, le chef de projet peut prendre des décisions éclairées pour réduire les impacts négatifs et garantir la réussite du projet.
Outil de résolution des problèmes
La réunion de suivi de projet est souvent le seul moment dédié à la totalité de l’équipe projet. A ce titre c’est un moment privilégié durant lequel chaque membre de l’équipe peut profiter des points de vue différents et réflexions éclairées de toute l’équipe pour résoudre un problème persistant. A ce titre c’est aussi une manière de construire un esprit d’équipe et de garantir la présence et l’attention de tous à ces réunions de suivi.
Outil d’aide à la décision
Semaine après semaine, chaque membre de l’équipe travaille à la réalisation des tâches qui lui sont confiées. Il ne se préoccupe pas forcément des tâches des autres membres de l’équipe. Semaine après semaine le chef de projet ne suit l’avancement des tâches et des problèmes rencontrés qu’à intervalles périodiques. C’est le principe de fonctionnement de la majorité des projets, c’est le mode coopératif.
Dans ce mode de fonctionnement, le chef de projet délègue totalement la réalisation des tâches aux membres de l’équipe selon son expertise et ses disponibilités. La problématique qui en découle est tout simplement que chacun travaillant seul, la réunion de suivi de projet et le seul temps de la semaine durant lequel le chef de projet a connaissance de toutes les facettes du projet pour prendre les bonnes décisions.
Moyen de fédérer les énergies : équipe projet
Le suivi de projet contribue à fédérer les énergies au sein de l’équipe projet en créant une dynamique de collaboration et de cohésion. En impliquant tous les membres dans le suivi de l’avancement, chacun se sent concerné par le succès du projet. Les réunions de suivi deviennent des moments d’échanges et de partage, favorisant l’engagement et la motivation des membres de l’équipe. Cela renforce l’esprit d’équipe et augmente les chances d’atteindre les objectifs fixés.
Les bonnes pratiques d’un avancement détaillé de projet
Les Étapes d’un suivi de projet
Les étapes d’un suivi de projet comprennent la définition des objectifs, la planification des activités, l’exécution des tâches, le contrôle de l’avancement et l’évaluation des résultats. Chaque étape est essentielle pour assurer le bon déroulement du projet et atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis.
La préparation et l’ordre du jour
La préparation de la réunion et l’établissement des ordres du jour est une étape essentielle pour les réunions de suivi de projet.
L’ordre du jour cadre le temps de la rencontre. Il permet d’assurer l’efficacité de chaque minute passée à réaliser le suivi.
Il comprend dans l’ordre :
- Bilan des tâches en cours
- temps passé
- temps nécessaire pour terminer la tâche
- Date de livraison révisée
- Problèmes rencontrés
- Révision de la liste des points de suivi
- Révision de l’analyse des risques
- Clôture des tâches terminées
- Lancement des nouvelles tâches du plan du projet et répartition entre les membres de l’équipe
- Analyse des problèmes rencontrés et au besoin requalification en demande d’évolution.
NOTE : si un participant de la réunion de suivi souhaite ajouter un sujet, libre à jours de l’accepter mais si la réunion dure plus longtemps que prévu ou bien que vous n’ayez pas traiter la totalité de votre ordre du jour, votre équipe pourrait vous en tenir pour responsable et ils auraient raison. Votre rôle de chef de projet inclus le respect du temps que vous leur prenez. C’est pourquoi nous vous proposons d’ajouter à la fin de tous vos ordres du jour un point fourre-tout pour les demandes de dernières minutes que vous ne jugez pas importantes. De cette façon vous traiterez en priorité vos sujets sans avoir à refuser une demande de collaborateur.
Rédiger le rapport d’avancement du projet
Dans la théorie et les définitions, rédiger un rapport d’avancement du projet implique de synthétiser les informations clés sur la progression du projet, les écarts éventuels, les actions correctives prises et les prévisions pour les prochaines étapes. Ce rapport permet de communiquer de manière transparente sur l’état d’avancement du projet et de prendre des décisions éclairées.
Dans la réalité, il suffit de partir de l’ordre du jour de la réunion et de spécifier tous les problèmes rencontrés, les solutions trouvées, les points en suspens. Nommer les tâches terminées et celles qui commencent. Dans la réalité, un compte rendu de suivi de projet se rédige au fil de la réunion de suivi sur la base de l’ordre du jour de la rencontre.
La liste des points de suivi
La liste des points de suivi comprend les éléments clés à surveiller lors du suivi de projet, tels que les jalons, les tâches critiques, les risques identifiés, les ressources allouées et les problèmes rencontrés. Cette liste guide le suivi quotidien et permet de focaliser l’attention sur les aspects essentiels de la gestion du projet.
Elle inclut surtout tous les points d’actions décidés en réunion et dont un suivi doit être assuré au fil des réunion. Elle prend la forme d’un tableau assez basique :
| Action | Responsable | Date lancement | Date fin ciblée | Statut | Commentaires |
Cette liste est publique et tenue à jour par le chef de projet.
Les KPIs à suivre
Les Key Performance Indicators (KPIs) sont des indicateurs quantitatifs mesurant la performance du projet. Les KPIs doivent être pertinents, mesurables, alignés sur les objectifs du projet (SMART). Ils doivent représenter la réalité de la situation cible qui est la raison d’être du projet. Et le suivi de ces KPI permet de mesurer simplement et rapidement l’écart à la cible. Les KPIs et leurs mesures est obligatoirement intégrée aux tableaux de bord périodiques qui sont partagées les sponsors et toutes les parties-prenantes du projet. Parmi les KPIs de tous les projets on compte :
- L’atteinte des objectifs du projets
- La maitrise des coûts et le respect du budget
- Le respect du planning, des jalons et de la date de livraison finale
Un bon suivi inclut les indicateurs de suivi.
Les Jalons projets : définition et importance des points de contrôle (méthode Stage-Gate)
Les jalons projets sont des points de contrôle clés définis dans la méthode Stage-Gate pour évaluer la conformité du projet aux objectifs, aux coûts et aux délais prévus. Ces jalons permettent de valider l’avancement du projet, de prendre des décisions stratégiques et d’assurer la qualité du travail réalisé à chaque étape.
Quels sont les outils de suivi de projet ?
Tableau de bord
Parmi les outils de suivi, on trouve le tableau de suivi de projet ou tableau de bord, ou état d’avancement du projet. Son bénéfice premier est de créer un outil de communication à destination des parties prenantes. Factuel, global et synthétique, le tableau de bord montre une image à un instant donnée de l’état de santé du projet, en mettant en avant les indicateurs clés et les informations de suivi nécessaire à la prise de décision des parties-prenantes.
Diagrammes de Gantt
Les outils comme le diagramme de Gantt sont très pratiques lors de la planification pour visualiser les l’enchainement des tâches. Un diagramme de Gantt en mode suivi (tracking Gantt) part du découpage du projet initial et le compare aux en-cours de réalisation. Il montre les glissements du planning dans le temps, les impacts sur les tâches dépendantes et sur la date de fin de projet. C’est le meilleur outil pour expliquer les raisons d’un retard.
Le tableau en mode Kanban
En groupant les tâches par statut, un tableau de bord Kanban permet une gestion visuelle des tâches à réaliser.
Le Management visuel
si votre équipe projet est sur un même site. Si votre équipe projet préfère les suivis en mode café, alors le management visuel est plus adapté à votre projet et peut vous aider à réaliser des réunions de suivi rapides et vivantes.
La Gestion de la valeur acquise
la Gestion de la valeur acquise ou Earn Value Management (EVM) est un outil visuel de suivi qui met l’accent sur les performances du projet, en comparant les références de base du projet en termes de coûts et de délais. Sur le même graphe sont représentées :
- Le coût planifié cumulé des livrables planifiés mois après mois
- Le coût planifié des livrables terminés
- le coût réel des livrables terminés
Les logiciels de gestion de projet automatisent le suivi
Pour optimiser le suivi de projet, l’utilisation de logiciels de gestion de projet est primordiale. Les outils collaboratifs favorisent la communication et la collaboration au sein de l’équipe projet. Les outils de planification des délais et des coûts permettent la planification et le suivi du plan projet. Les outils de gestion multiprojets (PPM) offrent une vision globale et consolidée des différents projets menés par une organisation, facilitant ainsi la coordination des ressources et des priorités.
