Le comité de suivi projet (COPROJ) est l’instance qui pilote et coordonne au quotidien les opérations du projet et accompagne l’équipe projet afin de s’assurer d’une meilleure livraison du projet dans le respecte des contraintes du triangle d’or de la gestion de projet.
Qu’est-ce qu’un comité de suivi projet ?
Le comité de suivi projet, également appelé aussi COPROJ ou COPRO ou comité projet, est un groupe de personnes chargées de surveiller et de superviser l’avancement d’un projet au quotidien. Il est composé du chef de projet et de son équipe.
On confond souvent COPROJ et COPIL, mais ils n’ont pas les mêmes rôles dans le projet et les personnes qui y siègent sont les opérationnels du projet pour le COPROJ et les décideurs pour le COPIL. Le COPROJ assure la gestion des affaires quotidiennes du projet et le COPIL prends les décisions stratégiques sur la vie du projet.
Quel est le rôle d’un comité de suivi projet ?
L’objectif principal du comité de suivi projet est de s’assurer que le projet est livré dans les délais impartis, dans les limites du budget alloué et en respectant les spécifications et les exigences énoncées. Le comité est également chargé de résoudre les problèmes qui se posent au cours du projet, de surveiller les risques et les problèmes potentiels, et de proposer des solutions pour les atténuer.
Les membres du comité de suivi projet ont un rôle important à jouer dans la réussite du projet. Ils doivent être impliqués dès le début du projet et rester impliqués tout au long du processus. Ils doivent être en mesure de comprendre les objectifs et les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles du projet, de prendre des décisions éclairées et de fournir des commentaires constructifs.
Le comité de suivi de projet doit également s’assurer que les parties prenantes sont informées de l’avancement du projet, des risques et des problèmes potentiels, ainsi que des décisions importantes qui sont prises. Les membres du comité doivent également être en mesure de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe de projet et de travailler en collaboration avec eux pour atteindre les objectifs du projet.
Comment fonctionne un COPROJ ?
Le comité de suivi de projet est un élément clé de la gestion de projet. Mais comment fonctionne-t-il au quotidien ?
Tout d’abord, le comité de suivi de projet doit se réunir régulièrement pour discuter de l’avancement du projet et pour prendre des décisions importantes. La fréquence des réunions dépendra de la taille et de la complexité du projet, ainsi que des délais impartis pour le projet. Elles peuvent avoir lieu une fois par semaine, par quinzaine ou par mois. Mais jamais plus.
Lors de chaque réunion, les membres du comité de suivi de projet partagent les informations de l’avancement du projet, des problèmes émergents, des risques potentiels et des décisions importantes qui doivent être prises.
Au cours de la réunion, les membres du comité de suivi de projet peuvent discuter de différents sujets, tels que l’attribution des ressources, la répartition des tâches, la mise en œuvre de stratégies pour résoudre les problèmes et les risques, et les moyens d’améliorer la qualité et l’efficacité du projet.
Le rôle du chef de projet dans le comité de suivi de projet est crucial. Il doit s’assurer que tous les membres de l’équipe sont informés de l’avancement du projet, des problèmes émergents, des risques et des décisions importantes qui sont prises. Le chef de projet doit également préparer les rapports d’avancement pour la réunion du comité de suivi de projet et veiller à ce que les actions convenues lors de la réunion soient mises en œuvre.
Enfin, la communication est un élément essentiel pour le succès du comité de suivi de projet. Les membres doivent communiquer de manière efficace et transparente pour assurer que tous les acteurs du projet sont informés des décisions prises et des évolutions du projet.
Que produit un COPROJ
Dans son rôle de contrôle, surveillance et maitrise du déroulement des tâches du projet, le COPROJ produit des livrables formels et échangeable mais a aussi beaucoup d’actions plus informelles au sein de l’équipe projet. Je vous partage ici ma liste. Notez qu’elle n’est pas, et ne sera jamais, exhaustive :
- Partage du travail au fil du temps
- Suivi de tâches en cours
- Replanification des tâches en écarts
- Remontée et le partage des problèmes rencontrés avec l’équipe projet
- Mise à jour du registre des risques
- Mise à jour du plan projet
- Réalisation et partage avec les sponsors et les parties prenantes du tableau de bord projet (aussi nommé état d’avancement)
Autant de tâches journalières ou hebdomadaires qui sont nécessaires mais ne requièrent pas l’intervention ou la prise de décision d’un sponsor ou d’une partie-prenante. Le COPROJ est piloté par le chef de projet et y participent les membres de l’équipe projet qui participent à la réalisation des tâches du moment et d’un futur proche.
Conclusion
En résumé, le comité de suivi de projet (COPROJ ou COPRO) est un élément crucial de la gestion du projet. Il se réunit régulièrement pour discuter de l’avancement du projet, des problèmes émergents et des décisions importantes qui doivent être prises. La communication efficace entre les membres du comité et les parties prenantes est essentielle pour assurer le succès du projet
