La matrice RACI est un outil “couteau suisse” en gestion de projet. Il permet de clarifier les rôles et responsabilités. De s’assurer que toutes les taches sont affectées, De valider que l’équipe projet est correctement staffée, Et de communiquer avec les parties prenantes sur le qui fait quoi.
Qu’est-ce qu’une matrice RACI
Une matrice RACI est un outil de gestion de projet qui permet de clarifier les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. RACI est un acronyme qui signifie : – Responsable : la personne qui est responsable de l’exécution d’une tâche – Approbateur : la personne qui est responsable des résultats de la tâche et qui doit rendre des comptes – Consulté : les personnes qui fournissent informations ou avis sur la tâche – Informé : les personnes qui doivent être informées du résultat ou de l’avancement de la tâche
La matrice RACI est généralement représentée sous forme de tableau, avec les tâches en lignes et les rôles en colonnes. Elle permet de clarifier les attentes et les responsabilités de chacun, ce qui peut contribuer à améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.
Bénéfice de l’utilisation de la matrice RACI
Voici quelques-uns des bénéfices que l’on peut en tirer :
- Clarification des rôles et responsabilités : La matrice RACI permet de définir clairement qui est responsable de quoi dans un projet ou une entreprise. Cela évite les malentendus et les conflits liés à la confusion des rôles.
- Amélioration de la communication : En clarifiant les rôles et responsabilités, la matrice RACI facilite la communication entre les parties prenantes. Chacun sait ce qu’il doit faire et à qui il doit rendre des comptes.
- Meilleure gestion des risques : La matrice RACI permet d’identifier les risques et les lacunes dans les processus. En identifiant les responsabilités manquantes ou mal définies, il est possible de prendre des mesures pour réduire les risques.
- Meilleure utilisation des ressources : En clarifiant les rôles et responsabilités, la matrice RACI permet une meilleure utilisation des ressources. Les personnes sont assignées aux tâches qui correspondent le mieux à leurs compétences et leur temps est utilisé de manière plus efficace.
La méthode
- Créer un tableau dont les lignes sont toutes les tâches de votre projet et les colonnes toutes les personnes qui agissent dans le projet.
- Regrouper votre équipe, présenter leurs la matrice vide. Expliquez que à chaque intersection du tableau, il est possible d’affecter un rôle à cette personne sur cette tâche. Il existe quatre rôles possibles R, A, C et I.
- Une fois que tout le monde a compris le fonctionnement, demandez-leur de se positionner en rôle Réalisateur ou Approbateur sur les taches qu’il estiment devoir réaliser ou approuver. Il se peut que cette utilisation crée des discussions sur le partage du travail et c’est très bien si les différences de points de vue s’expriment durant cette étape de planification du travail car tous les points clarifiés à ce stade ne génèreront pas de problèmes de contrôle et de suivi pour le chef de projet.
Second bénéfice de ce mode d’utilisation : une personne qui se nomme elle-même en charge de réalisé ou d’approuver une tâche est beaucoup plus autonome et impliquée. - Dans cet exercice de planification votre responsabilité de chef de projet est de vous assurer que chaque tâche à au moins un « R » (et aussi que les personnes en question ont compris la portée de la tâche et ont la compétence requise). Et que toutes les tâche ont un et un seul « A ». Si vous avez besoin de positionner 2 personnes approbateurs d’une tâche cela signifie que la tâche doit être dédoublée. Il y a 2 cas de dédoublement : le premier est que le travail à approuver est scindable en 2 parties qui seront approuvées par les 2 personnes séparément. Le second est que les 2 personnes approuvent exactement le même contenu. Dans ce second cas, envisagez des approbations en cascade qui se représentent aussi par un dédoublement de la tâche
| Rôle | Détail des responsabilités associées au rôle |
| R Réalisateur | Personne(s) en charge de réaliser la tâche. Réalisent et coordonnent le travail jusqu’à obtention de l’approbation du travail réalisé. Chaque tâche doit comporter au moins un réalisateur. |
| A Approbateur | Personne en charge d’approuver le contenu de la tâche, en termes de niveau de qualité de la réponse aux attentes. Sa validation confirme aux personnes en charge de réaliser cette tâche, que le niveau de qualité du travail livré est suffisant pour répondre aux besoins du projet. Chaque tâche doit être prise en charge par un, et un seul, approbateur. Si une tâche semble avoir besoin de plus d’un approbateur, il est nécessaire de dédoubler cette tâche de façon à n’avoir qu’un seul approbateur par tâche. Une personne en charge de réaliser une tâche peut aussi endosser le rôle d’approbateur. Dans ce cas le symbole à inscrire à l’intersection de ce nom et de la tâche est « RA ». Un approbateur peut déléguer son rôle a un réalisateur. Dans ce cas le symbole « A » reste affiché à l’intersection du nom de la tâche et de la personnes approbatrice, et le symbole « (A) » est ajouté au symbole « R » dans la colonne du nom de la personne à qui ce rôle est délégué. Notez que la délégation d’un rôle d’approbation ne transfère pas la responsabilité en cas de problèmes à postériori. |
| C Consulté | Personne(s) consultée(s) par le(s) personnes en charge de Réaliser. L’avis d’une personne consultée est notifié et prise en compte dans la mesure du possible. Une tâche peut comporter autant de personnes consultées que jugé nécessaires par l’équipe projet. |
| I Informé | Personne(s) tenue(s) informée(s) du contenu de la tâche. Le point de vue de ces personnes n’est pas requis, mais l’équipe projet ou bien une des parties prenantes du projet est à l’origine de la demande de tenir informé cette personne. La plupart du temps les personnes informées sont celles qui seront impactées par le contenu de la tâche ou du livrable. |
Un modèle de document
Pour aller plus loin voici une présentation de matrice RACI différentes, adaptées au besoin et au contexte de l’entreprise.