Le mode projet peut être synthétisé en cinq grandes phases. Cinq groupes d’actions qui produisent des livrables. Respecter ce processus est un premier pas vers l’assurance que le projet va produire des livrables, de qualité, qui répondent aux attentes, dans un contrôle des délais et des couts de fabrication.
Cinq phases consécutives. Et pas plus !
Ce découpage en 5 phases consécutives a été la formalisé la première fois dans la version 2 du PMBoK publiée en 2000. Ce guide est aujourd’hui la références de plus de six millions de chefs de projet à travers le monde. Il est révisé tous les 4 ans et publié en 8 langues dont le français. Il est disponible à la vente en version papier ou électronique sécurisée.
Ce découpage a été validé à maintes reprises depuis cette date. Et il est aussi compatible avec la mise en œuvre de la gestion de projet en mode agile (Kanban, XP, …).
La phase de Lancement. Première étape du mode projet
La phase de lancement est la toute première qui phase de tous les projets. Elle consiste à définir le projet, ses objectifs, ses moyens, ses limites, ses livrables, ses contraintes et ses parties prenantes. Cette phase permet de clarifier les attentes du projet et d’établir les bases pour la suite du processus.
C’est la phase la plus importante du projet. Le livrable qui est produit est la charte du projet. C’est une photo de ce qui est attendu du projet a son début. Il y est aussi décrit le contexte dans lequel le projet va vivre, les parties prenantes interne et externe à l’entreprise, les contraintes de délais de budget de qualité, les contraintes d’employer des ressources interne entreprise ou pas. Garder une trace de la vision du projet est essentielle, car avec le temps le chef de projet l’utilisera pour recadrer le projet et aussi pour déterminer ce qui est une évolution au projet.
La phase de Planification
Une fois le projet défini le mode projet vous recommande de planifier le travail à réaliser avant de le réaliser.
Donc tout naturellement cette phase du mode projet consiste à élaborer un plan détaillé pour atteindre les objectifs du projet, en définissant les tâches, les délais, les ressources nécessaires et les étapes de validation. Cette phase permet de déterminer les ressources nécessaires et de planifier le projet de manière réaliste. Plan de réalisation des livrables, de gestion du délai de livraison, de pilotage des coûts, de gestion des risques, de la gestion du changement, de la communication, … Autant de plans que requis pour favoriser la bonne fin du projet et l’adoption des livrables réalisés.
La phase de Réalisation
Cette phase du mode projet consiste à mettre en œuvre le plan de projet en exécutant les tâches et en produisant les livrables. Cette phase implique une coordination étroite entre les membres de l’équipe de projet pour s’assurer que les tâches sont réalisées dans les délais impartis et que les livrables sont de qualité.
A cette phase du projet, la personne qui assume le rôle de chef de projet n’a pas de travail à réaliser en tant que chef de projet. S’il travaille sur du contenu c’est parce qu’il a en parallèle de son rôle de chef de projet un rôle d’expert technique est mis à contribution dans le projet.
La phase de Suivi et de Contrôle
Cette phase consiste à surveiller l’avancement du projet, maitriser les écarts au plan et à s’assurer que les objectifs sont atteints conformément aux besoins établis. Après le lancement, la phase de planification est la seconde phase la plus importante du mode projet.
Les plans sont des guides pour suivre les écarts aux plans. Les plans seraient parfaits, s’il n’y avait pas d’évolution aux besoins, mais comme l’objectif du projet est de réaliser des livrables qui répondent à des besoins, celui-ci doit à minima étudier les évolutions des besoins et obtenir l’approbation par les sponsors de la réalisation des évolutions. Cette phase implique également l’identification et la gestion des risques, ainsi que la résolution des problèmes qui peuvent survenir.
Aussi nommée phase de « Surveillance et Maitrise » par le PMI, c’est la phase du projet qui occupe le plus le chef de projet. Approximativement 40 % de son temps. C’est le moment de réunir le comité de suivi du projet (COPROJ) avec l’équipe projet afin de réaliser les revue projet. C’est le moment de réaliser la mise à jour de l’avancement du projet.
C’est aussi le moment de réaliser les tableau de bord du projet, de les communiquer aux sponsors et aux parties prenantes et enfin d’organiser le comité de pilotage du projet (COPIL) afin d’informer et rassurer les sponsors et les parties prenantes sur l’avancement du projet et en même temps d’obtenir leur assistance pour la résolution des problèmes auxquels l »équipe projet n’a pas su trouver de solution par elle-même.
La phase de Clôture
En mode projet la phase de Clôture consiste à s’assurer que tous les livrables ont été produits conformément aux spécifications, quel les attentes ont été remplies, que le demandeur a approuvé les livrables et en clôturant tous les contrats et les engagements liés au projet. Cette phase implique également une évaluation du projet pour en tirer des leçons et des enseignements pour les projets futurs.
Pour aller plus loin :
