Réaliser une observation en condition de travail

observation en condition de travail

L’observation est un moyen de relever des exigences en effectuant une évaluation de l’environnement de travail de l’expert en la matière. Cette technique est appropriée lors de la documentation des détails sur les processus actuels ou si le projet a l’intention d’améliorer ou de modifier un processus actuel.

Description

L’observation repose sur l’étude des personnes qui effectuent leur travail et est parfois appelée « observation au poste de travail » ou « suivre les gens autour de vous ». Par exemple, certaines personnes ont une routine de travail telle qu’elles ont du mal à expliquer ce qu’elles font ou pourquoi elles le font. L’analyste peut avoir besoin de les regarder effectuer leur travail afin de comprendre le flux de travail. Dans certains projets, il est important de comprendre les processus actuels pour mieux évaluer les modifications de processus qui peuvent être nécessaires.

Il existe deux approches de base pour la technique d’observation :

  • Passif / invisible. Dans cette approche, l’analyste d’affaires observe l’expert en la matière travailler à travers la routine d’affaires mais ne pose pas de questions.
    L’analyste d’affaires écrit des notes sur ce qu’il voit, mais reste à l’écart, comme s’il était invisible. L’analyste d’affaires attend que l’ensemble du processus soit terminé avant de poser des questions. L’analyste d’affaires doit observer le processus d’affaires plusieurs fois pour s’assurer qu’il/elle comprend comment le processus fonctionne aujourd’hui et pourquoi il fonctionne ainsi.
  • Actif/visible. Dans cette approche, pendant que l’analyste métier observe le processus en cours et prend des notes, il peut dialoguer avec le travailleur. Lorsque l’analyste d’affaires se demande pourquoi quelque chose est fait tel qu’il est, il pose les questions tout de suite, même si cela casse la routine de la personne observée. Dans cette approche, l’analyste métier peut même participer au travail pour acquérir une appréciation immédiate du fonctionnement du processus actuel.

Variantes de la technique d’observation :

  • Dans certains cas, l’analyste métier peut participer au travail réel pour avoir une idée pratique du fonctionnement actuel du processus métier. Par nécessité, cela serait limité à l’activité qui est appropriée pour un non-expert et dont les résultats n’auraient pas d’impact négatif sur l’entreprise.
  • L’analyste d’affaires devient apprenti temporaire.
  • L’analyste d’affaires regarde une démonstration de la façon dont un processus et/ou une tâche spécifique sont exécutés.

Mise en œuvre

Se préparer à l’observation

  • Déterminer quel échantillon d’utilisateurs (par exemple, experts et novices, juste des experts) observer et quelles activités.
  • Préparez des questions à poser pendant ou après l’observation.

Observer

  • L’observateur se présente à la personne observée et :
    • Rassure l’utilisateur que son travail n’est pas remis en question, mais que l’observation du travail et de la documentation qui en résulte servira d’entrée à l’analyse des exigences. Informe l’utilisateur que l’observateur n’est présent que pour étudier leurs processus et s’abstiendra de discuter des solutions futures à tout problème.
    • Explique à l’utilisateur qu’il peut arrêter le processus d’observation à tout moment s’il estime que cela interfère avec son travail.
    • Suggère à l’utilisateur qu’il peut « réfléchir à haute voix » pendant qu’il travaille afin de partager ses intentions, ses défis et ses préoccupations.
  • Mener l’observation.
    • Prenez des notes détaillées.
    • Si vous utilisez l’approche d’observation active, posez des questions approfondies sur les raisons pour lesquelles certains processus et tâches sont effectués.

Conclusion après l’observation

  • Obtenez des réponses aux questions originales ou aux nouvelles questions qui ont surgit au cours de l’observation.
  • Envoyez un résumé des notes au travailleur encadré, dès que possible, pour examen et clarification.
  • Lorsque vous observez de nombreux utilisateurs, compilez des notes à intervalles réguliers pour identifier les points communs et les différences entre les utilisateurs. Passez en revue les résultats avec l’ensemble du groupe suivi pour vous assurer que les détails finaux représentent l’ensemble du groupe, et non des individus sélectionnés.

Usages et limites

Points forts

  • Fournit un aperçu réaliste et pratique de la connaissance de l’entreprise en se familiarisant avec la façon dont le processus fonctionne aujourd’hui.
  • Obtient des détails sur la communication informelle et les manières dont les gens travaillent réellement autour du système qui peuvent ne pas être documentés.

Faiblesses

  • Uniquement possible pour les processus existants.
  • Cela peut prendre beaucoup de temps.
  • Peut-être perturbateur pour la personne suivie.
  • Les exceptions inhabituelles et les situations critiques qui se produisent rarement peuvent ne pas se produire pendant l’observation.
  • Peut ne pas bien fonctionner si le processus actuel implique beaucoup de travail intellectuel ou d’autres travaux qui ne sont pas facilement observables.