L’expression du besoin sert à définir les exigences et celles-ci permettent de décrire les spécifications des fonctionnalités du produit ou du service que le projet va créer. Pour que ce produit réponde aux attentes des parties-prenantes, il est donc essentiel que les exigences soient complètes, claires, correctes, exhaustives et cohérentes. L’analyse du besoin est la première étape de tout projet
Le problème que nous rencontrons sur le terrain est comment réaliser cette tâche ? Comment récupérer les informations ? Avec quelles parties-prenantes interagir ? Quelle est l’information fiable ? Quelles méthodes choisir pour organiser la récupération de l’information ?
Dans cet article nous partageons dix méthodes éprouvées qui vont permettre de récupérer un maximum d’information pertinentes en un minimum de temps et de la façon la pus économe possible. A vous de sélectionner la méthode la plus appropriée . Celle ci dépendra de la problématique du projet, du contexte entreprise, du nombre et de la disponibilité des parties-prenantes.
Notre conseil aux chefs de projet sur le sujet de l’analyse du besoin est de connaitre les avantages et les inconvénients de chacune des techniques, de façon à être capable de sélectionner la ou les plus appropriées pour la situation qui se présente à vous. Vous utiliserez le guide le processus au moment de la mettre en œuvre.
1️⃣ Brainstorm
Aussi nommé Remue-méninge ou tempête de cerveaux, le brainstorming est un excellent moyen de susciter de nombreuses idées créatives pour un domaine d’intérêt nommé. En partant d’une problématique, d’un besoin ou d’une idée centrale, un brainstorm produit de nombreuses idées originales, créatives, réalistes, réalisables, ou pas. Le Brainstorm permet de récolter un maximum d’idées ou de solutions en un minimum de temps et de répondre de répondre à des questions spécifiques, mais sans s’y limiter. Le brainstorming est une technique favorisant la réflexion divergente d’un groupe ou d’une équipe. Voici quelques exemples simples de thèmes qui peuvent faire l’objet de brainstoms productifs :
- Quelles sont les options disponibles pour résoudre le problème en question ?
- Quels facteurs empêchent le groupe d’aller de l’avant avec une approche ou une option ?
- Qu’est-ce qui pourrait causer un retard dans l’activité « A » ?
- Que peut faire le groupe pour résoudre le problème « B » ?
Le brainstorming est un outil souvent utilisé en début de phase d’analyse du besoin. Pour réaliser des brainstorming performants, lisez cet article qui explique pas à pas les trois étapes pour mener un brainstorming d’analyse du besoin
2️⃣ Analyse de la documentation
L’analyse de documents est un moyen qui permet d’obtenir les exigences d’un système existant en étudiant la documentation disponible et en identifiant les informations pertinentes. L’analyse de documents est utilisée si l’objectif est de collecter des détails sur l’environnement « En l’état », tels que les règles commerciales, les entités et les attributs existants qui doivent être inclus dans un nouveau système ou doivent être mis à jour pour le système actuel.
Cette technique s’applique également dans les situations où les experts en la matière pour les systèmes existants ne sont plus dans l’organisation, ou ne sont pas disponibles pendant la durée la phase d’analyse du besoin.
Les documents étudiés sont généralement les plans d’affaires, les études de marché, les contrats, les demandes de propositions, les énoncés de travail, les notes de service, les directives existantes, les procédures, les guides de formation, la littérature sur les produits concurrents, les revues comparatives de produits publiées, les rapports de problèmes, les journaux de suggestions des clients, et les spécifications du système existant pour n’en citer que quelques-uns.
Si durant votre phase d’analyse du besoin du projet, vous pensez que l’analyse de la documentation existante serait un plus pour le projet. Alors lisez cet article qui détaille les étapes incontournables pour réaliser une analyse de la documentation existante.
3️⃣ Focus group
Un Focus Group, groupe de discussion en Français, est un moyen de susciter des idées et des attitudes à propos d’un produit, d’un service ou d’une opportunité spécifique dans un environnement de groupe interactif. Ces raisons en font un excellent outil d’analyse du besoin.
Les participants partagent leurs impressions, préférences et besoins, guidés par un animateur. Un groupe de discussion est composé de personnes pré-qualifiées dont le but est de discuter et de commenter un sujet.
C’est une occasion pour les individus de partager leurs propres points de vue et d’en discuter en groupe. Cela pourrait amener les participants à réévaluer leurs propres perspectives à la lumière des expériences des autres. Un modérateur formé gère le pré-travail administratif, anime la séance et produit le rapport.
Comme cette technique est considérée comme une forme de recherche qualitative, les résultats de la session sont analysés et rapportés sous forme de thèmes et de perspectives, plutôt que de résultats numériques. Le rapport peut également inclure des citations sélectionnées pour appuyer les thèmes. Un groupe de discussion traditionnel se réunit dans la même salle physique. Un groupe de discussion en ligne permet aux membres d’être localisés à distance tout en participant par une connexion réseau. Chaque approche a des avantages et des inconvénients en termes de logistique et de dépenses.
Vous pensez que le groupe de discussion est la solution la plus adaptée pour que votre projet avance ? Vous trouverez ici un guide de mise en œuvre en 3 étapes : Comment préparer votre atelier ; Comment mener la session et enfin comment produire le rapport. Vous y trouverez aussi des éléments de choix pour bien comprendre ce que vous êtes en droit d’attendre de ce type de rencontre et quelles sont les points forts, les faiblesses et les limites : : Organiser un Focus group en 3 temps
4️⃣ Analyse des échanges
Aussi nommée analyse des interfaces. C’est une connexion entre deux composants. La plupart des systèmes nécessitent une ou plusieurs interfaces avec des parties, des systèmes ou des appareils externes. L’analyse des interfaces fourni une vision de l’analyse du besoin du projet à travers la le fonctionnement existant d’équipements informatiques.
Les types d’interfaces incluent :
- Interfaces utilisateur – comprend l’utilisateur humain directement engagé avec le système ainsi que les rapports fournis à l’utilisateur
- Interfaces vers et depuis des systèmes externes
- Interfaces vers et depuis des périphériques matériels externes
L’analyse des échanges permet de clarifier les limites du système. Il distingue quel système fournit des fonctionnalités spécifiques ainsi que les besoins en données d’entrée et de sortie. En séparant clairement et soigneusement les exigences pour chaque système, tout en définissant conjointement les exigences d’interface partagée, une base pour une interopérabilité réussie.
A lire pour en savoir plus : Qu’est ce que l’analyse des échanges.Attention cet outil est dédié à des usages informatiques.
5️⃣ Interview
Une phase d’analyse du besoin se termine souvent par une phase d’analyse pointue et précises des avis, besoins et exigences des personnes les plus impliquées et expertes dans l’utilisation qui sera faite du produit ou du service que le projet va développer.
Un entretien est une approche systématique pour obtenir des informations d’une personne ou d’un groupe de personnes dans un cadre informel ou formel en parlant à la personne – la personne interrogée, en posant des questions pertinentes et en documentant les réponses. Lors d’un entretien, un analyste adresse de manière formelle ou informelle ses questions à une partie prenante / un expert en la matière / un utilisateur potentiel pour obtenir des réponses qui prennent finalement la forme d’exigences. Les entretiens individuels sont généralement les plus courants.
Lors d’un entretien de groupe (plus d’une personne interrogée est présente), l’enquêteur doit veiller à solliciter les réponses de tous les participants.
Les entretiens sont de deux types de base :
- Entretien structuré, où l’analyste a un ensemble de questions prédéfinies et cherche des réponses.
- Entretien non structuré, où, sans questions prédéfinies, l’analyste et la personne interrogée discutent de manière ouverte de ce que l’entreprise attend du système cible.
L’interview des utilisateurs clés permet d’enrichir les documents d’analyse du besoin de point de vue contextuels pointus.
A lire pour maitriser les détails de l’organisation et de la réalisation d’une interview en 3 étapes
6️⃣ Observation
L’observation est un moyen de relever des exigences en effectuant une évaluation de l’environnement de travail de l’expert en la matière. Cette technique est appropriée lors de la documentation des détails sur les processus actuels ou si le projet a l’intention d’améliorer ou de modifier un processus actuel. L’observation repose sur l’étude des personnes qui effectuent leur travail et est parfois appelée « observation au poste de travail » ou « suivre les gens autour de vous ».
Par exemple, certaines personnes ont une routine de travail telle qu’elles ont du mal à expliquer ce qu’elles font ou pourquoi elles le font. L’analyste peut avoir besoin de les regarder effectuer leur travail afin de comprendre le flux de travail. Dans certains projets, il est important de comprendre les processus actuels pour mieux évaluer les modifications de processus qui peuvent être nécessaires.Il existe deux approches de base pour la technique d’observation : passive ou active.
Souvent utilisée dans l’industrie, cette technique d’analyse du besoin permet de disposer d’une vue pragmatique de la pratique de terrain
Observation passive ou active. Préparation, observation conclusion, points forts,…. Prenez 5 minutes pour vous former à l’utilisation de cet outil puissant : Comment réalisation d’une observation en condition de travail
7️⃣ Prototypage
Utilisez le prototypage lorsque vous pensez avoir besoin de découvrir ou visualiser les exigences de l’interface avant que les livrables ne soit conçus ou développé. Le prototypage produit des « maquettes » des écrans ou des mises en page de rapport pour une application. Les utilisateurs métier apprécient cette technique. Ils la trouve confortable et concrète. Il existe deux types de prototype : horizontal qui modélise une vue superficielle, voire large, des fonctionnalités du système et vertical qui modélise une tranche profonde et généralement étroite de l’ensemble des fonctionnalités du système.
Le prototypage a beaucoup d’avantages
- Valider que l’équipe projet à la maitrise des technologies utilisées
- Confirmer que l’analyse du besoin est complète
- Confirmer que l’équipe projet a lu et compris les exigences
- Anticiper la gestion du changement
- Rassurer les parties prenantes sur la compréhension de leurs attentes
A lire pour en savoir plus : Mettre en œuvre un prototypage. Attention cet outil est dédié à des usages informatiques.
8️⃣ Workshop
L’atelier est une technique qui est considérée comme les plus efficaces pour produire rapidement des exigences de grande qualité. Il favorise la confiance, la compréhension mutuelle et une communication solide entre les parties prenantes et l’équipe projet. C’est aussi est un excellent moyen de finaliser la liste des exigences d’un système cible.
Tout comme le brainstorming, le workshop est une technique d’analyse du besoin qui permet d’obtenir rapidement un maximum d’informations de valeur, pertinente et vérifiée.
A lire pour en savoir plus : Le pilotage d’un workshop en mode projet
9️⃣ Reverse engineering
Dans les situations où la documentation du logiciel existant est peu ou pas à jour, vous aurez besoin de comprendre ce que le système fait réellement. L’ingénierie inverse est un processus d’analyse d’un système, en vue d’identifier les processus métier, les données et les règles sous-jacents.
Tout savoir de l’existant. Une technique d’analyse du besoin très adaptée au monde l’informatique
A lire pour en savoir plus : Comment et pourquoi réaliser un reverse engineering. Attention cet outil est dédié à des usages informatiques.
1️⃣0️⃣ Enquête et questionnaire
Une enquête est un moyen d’analyse du besoin a mettre en œuvre dans les contexte ou le projet doit auditer de nombreuses personnes, dans un délai relativement court. Une enquête peut recueillir des informations sur les clients, les produits, les pratiques de travail et les attitudes. Une enquête est souvent appelée un questionnaire. Une enquête administre une série de questions écrites aux parties prenantes et aux experts en la matière. Leurs réponses sont analysées et diffusées aux parties concernées.
Vous avez un grand nombre d’interlocuteurs ? Vous recherchez les meilleurs représentant pour votre phase d’analyse du besoin ? cette technique est appropriée.
A lire pour en savoir plus : Administrer un questionnaire d’enquête
Cet article a été librement traduit du Business Analysis Body of Knowledge (BABoK) édité par International Institute of Business Analysis (IIBA).
