Réaliser une Interview en 3 étapes

NASA Administrator Interview by HONY's Max (NHQ201511230004)

Une interview est une approche systématique pour obtenir des informations d’une personne ou d’un groupe de personnes dans un cadre informel ou formel en parlant à la personne – la personne interrogée, en posant des questions pertinentes et en documentant les réponses.

Description

Lors d’un entretien, un analyste adresse de manière formelle ou informelle ses questions à une partie prenante / un expert en la matière / un utilisateur potentiel pour obtenir des réponses qui prennent finalement la forme d’exigences. Les entretiens individuels sont généralement les plus courants. Lors d’un entretien de groupe (plus d’une personne interrogée est présente), l’enquêteur doit veiller à solliciter les réponses de tous les participants.

Les entretiens sont de deux types de base :

  • Entretien structuré, où l’analyste a un ensemble de questions prédéfinies et cherche des réponses.
  • Entretien non structuré, où, sans questions prédéfinies, l’analyste et la personne interrogée discutent de manière ouverte de ce que l’entreprise attend du système cible.

La réussite d’un entretien dépend de plusieurs facteurs tels que, mais sans s’y limiter :

  • Niveau de compréhension de l’analyste dans ce domaine d’affaires.
  • Expérience de l’analyste dans la conduite d’entretiens.
  • Compétence de l’analyste à documenter les discussions.
  • Volonté de la personne interrogée de fournir les informations pertinentes.
  • Degré de clarté dans l’esprit de la personne interrogée sur ce que l’entreprise veut/attend du système cible.
  • Rapport de l’enquêteur avec l’enquêté.

Mise en œuvre

Préparation à l’entrevue

  • Définissez l’objectif de l’entretien.
  • Identifier les personnes à interroger. Les parties prenantes identifiées désigneront les personnes appropriées qui devraient être interrogées. L’interviewer tient compte des questions suivantes lorsqu’il détermine qui doit être interrogé :
    • Qui détient les informations les plus authentiques et les plus récentes sur le sujet d’intérêt ?
    • Quel est son intérêt dans le projet ?
    • Quelle est l’importance relative des informations détenues par la personne par rapport à celles détenues par une autre personne ? Cette information est utile lors de l’analyse des commentaires contradictoires entre les entretiens.
  • Préparer l’entrevue. L’analyste peut avoir besoin de concevoir l’entretien sur mesure pour chaque personne interrogée identifiée. La capacité de la personne interrogée à participer et le résultat souhaité d’un entretien régissent la conception de l’entretien. Tenez compte aussi de facteurs tels que :
    • Le format de l’entretien, structuré vs non structuré
    • S’il s’agit d’un entretien structuré, le type de questions :
      • Questions fermées : Questions qui sont utilisées pour obtenir une réponse unique telles que : oui, non, 3 Exemple : Combien d’heures faut-il pour que le processus de réclamation soit terminé ?
      • Questions ouvertes : questions qui sont utilisées pour susciter un dialogue ou une série d’étapes et auxquelles il n’est pas possible de répondre par oui ou par non mais qui nécessitent une explication. Exemple : Que fait un gestionnaire de réclamations à la réception d’un formulaire de réclamation ?
    • Organisation des questions : utilisez un ordre logique ou un ordre de priorité ou d’importance. Des exemples d’ordre seraient : des questions générales aux questions spécifiques ; du détail au résumé, etc. L’organisation réelle est basée sur les connaissances de la personne interrogée, le sujet de l’entretien, etc. L’objectif est de suivre un ordre logique plutôt que de sauter d’une question à l’autre en posant des questions, sans fil conducteur.
    • Emplacement des participants. Une entrevue peut être menée en personne ou par téléphone, ou au moyen d’autres outils multimédias tels que la visioconférence.
    • L’heure et le lieu de l’entretien conviennent à la personne interrogée.
    • Déterminer si un secrétaire est nécessaire et si oui, inclure cette personne dans le processus de planification.
    • Déterminer si un enregistrement audio est nécessaire. Si c’est le cas, discuter l’objectif et son utilisation avec la personne interrogée.
  • Contacter les personnes interviewées potentielles – L’analyste d’affaires contacte les personnes interviewées sélectionnées et leur explique pourquoi leur aide est nécessaire. Ce premier contact est établi en personne, par courrier ou par téléphone. Le but est d’expliquer l’objectif de l’entretien à l’interviewé potentiel.

Mener l’entrevue

  • Ouverture de l’entretien
    L’analyste, en tant qu’intervieweur, présente une introduction, énonce le but de l’entretien, répond aux préoccupations soulevées par l’interviewé et explique que des notes seront prises et partagées avec l’interviewé après l’entretien.
  • Pendant l’entretien :
    • L’intervieweur reste concentré sur les objectifs établis et les questions prédéfinies.
    • Toutes les préoccupations soulevées par la personne interrogée sont traitées pendant l’entretien ou documentées pour un suivi après l’entretien ou lors d’un entretien ultérieur.
    • L’enquêteur pratique l’écoute active pour confirmer ce qu’il a compris des informations proposées à différents moments de l’entretien.
  • Clôture de l’entretien
    L’analyste demande à la personne interrogée les domaines qui ont pu être omis au cours de la session. Enfin, l’analyste résume la session, rappelle à la personne interviewée le processus d’examen à venir et remercie la personne interviewée pour son temps.

Suivi et examen après entrevue

Une fois l’entretien terminé, l’analyste organise les informations obtenues et envoie les notes à la personne interrogée. L’action de documenter l’échange permet à la personne interrogée de voir toutes les informations dans leur contexte. Cet examen peut mettre en lumière des éléments incorrects ou manquants parce que l’enquêteur (ou le secrétaire) a omis de les documenter, ou parce que l’enquêteur (ou le secrétaire) les a mal documentés, ou parce que la personne interrogée a passé sous silence certaines facette des réponses. Cet examen ne vise pas à déterminer si les exigences sont valides ou non ni si elles seront finalement approuvées pour être incluses dans les livrables, mais uniquement à déterminer si l’entretien a été correctement documenté.

Usages et limites

points forts

  • Encourage la participation et établit des relations avec la partie prenante.
  • Technique simple et directe qui peut être utilisée dans diverses situations.
  • Permet à l’intervieweur et au participant d’avoir des discussions et des explications complètes sur les questions et les réponses.
  • Permet des observations de comportement non verbal.
  • L’enquêteur peut poser des questions de suivi et d’approfondissement pour confirmer sa propre compréhension.
  • Maintenir la concentration grâce à l’utilisation d’objectifs clairs pour l’entretien qui sont convenus par tous les participants et peuvent être atteints dans le temps imparti.

Faiblesses

  • Les entretiens ne sont pas un moyen idéal pour parvenir à un consensus entre un groupe de parties prenantes.
  • Nécessite un engagement et une implication considérables des participants.
  • Une formation est nécessaire pour mener de bonnes entrevues. Spécifiquement la conduite de l’entretien non structurés qui requiert des compétences particulières. La facilitation en présentiel ou en virtuel et l’écoute active en sont quelques-unes.
  • La profondeur des questions de suivi peut dépendre de l’analyste d’affaires connaissance du domaine commercial.
  • La transcription et l’analyse des données d’entretien peuvent être complexes et coûteuses.
  • La documentation résultante est sujette à l’interprétation de l’intervieweur.