La rédaction d’une note de cadrage est essentielle pour le succès d’un projet. Elle doit être claire, précise et synthétique afin que votre équipe et vos parties prenantes comprennent rapidement les objectifs, enjeux et éléments clés du projet. Examinons ensemble les éléments clés et la structure d’une note de cadrage. Enfin, nous donnerons quelques conseils de rédaction et identifierons les erreurs les plus courantes. Commençons.
Comprendre l’importance de la note de cadrage dans un projet
La note de cadrage est essentielle pour tout projet. Elle offre une vision globale et met en avant les objectifs à atteindre. Sans elle, la coordination de l’équipe et la réussite du projet sont difficiles. De plus, la note de cadrage est indispensable pour rechercher des financements ou des partenaires d’affaires. En résumé, la note de cadrage est l’élément clé d’un projet et sa rédaction doit être soignée, précise, claire et non contestable. Voici quelques conseils pour rédiger une note de cadrage professionnelle.
Connaître les éléments clés d’une note de cadrage
Le contexte
Toute note de cadrage commence toujours par une mise en contexte.
Il est essentiel de présenter le contexte dans lequel s’inscrit votre projet, qu’il s’agisse d’un contexte d’entreprise, personnel, sectoriel, légal, réglementaire,…. Cette section doit permettre au lecteur de comprendre les enjeux du projet et sa raison d’être.
L’objectif du projet
Il s’agit ici de définir clairement l’objectif principal du projet, ainsi que les objectifs secondaires s’il y en a. Cette section doit être courte et précise, pour permettre à votre équipe de comprendre rapidement ce que vous attendez d’eux.
Les acteurs concernés
Il est essentiel de préciser les acteurs concernés par le projet, qu’il s’agisse de votre équipe, de partenaires, de financeurs ou encore du jury d’un concours. Cette section doit permettre de mettre en avant les compétences et les atouts de chaque acteur pour la réussite du projet.
Les moyens mis à disposition
Il convient ici de présenter les moyens dont vous disposez pour réaliser le projet, que ce soit en termes de budget, de matériel, de compétences ou encore de temps. Cette section doit permettre à votre équipe de travail de prendre conscience des ressources dont elle dispose pour mener à bien le projet.
Le planning prévisionnel
Il est important d’établir un planning prévisionnel qui détaille les différentes étapes du projet et les échéances à respecter. Ce planning doit être réaliste et réalisable, mais également suffisamment flexible pour pouvoir s’adapter aux imprévus.
Les risques et les contraintes
Il convient de lister les risques et les contraintes auxquels le projet pourrait être confronté, et de proposer des solutions pour les anticiper ou les résoudre. Cette section doit permettre à votre équipe de travail de prendre conscience des difficultés potentielles et de s’y préparer.
Utilisez un plan adapté pour structurer la note de cadrage
Rédiger une note de cadrage nécessite de suivre un plan précis et adapté à votre projet. Voici un exemple de plan que vous pouvez adapter en fonction de vos besoins :
Section 1 : Introduction
Présentez brièvement le contexte, l’objectif du projet, les acteurs concernés et les moyens mis à disposition.
Section 2 : Le contexte
Détaillez ici le contexte dans lequel s’inscrit votre projet, en insistant sur les enjeux et la raison d’être du projet.
Section 3 : Les objectifs
Présentez l’objectif principal du projet, ainsi que les objectifs secondaires, Il y en a souvent.
Section 4 : Les acteurs
Détaillez les acteurs concernés par le projet. Quel sont leurs rôles, leurs responsabilités, leurs compétences. Lesquels sont les atouts pour la réussite du projet. Pour renseigner cette section, inspirez-vous de cet article : Qui sont les parties prenantes d’un projet.
Section 5 : Les moyens
Lister les moyens dont vous disposez pour réaliser le projet, en termes de budget, de matériel, de compétences interne et externe à l’entreprise et de temps bien sûr.
Section 6 : Le planning prévisionnel
Établissez un planning projet à haut niveau. Découper le projet en phase / étapes (utilisez le terme qui parle le mieux à vos collaborateurs. Décrivez succinctement le travail à réaliser dans chaque phase. Nommer toutes les échéances à respecter impérativement (c’est très commun dans les projets réglementaire). Nommer aussi celles qui sont négociables et leurs marges de manœuvre.
Section 7 : Les risques et contraintes
Listez les contraintes auxquels le projet est confronté : contrainte de qualité, contrainte réglementaire, contrainte budgétaire, contrainte d’utilisation de ressources, … Toutes ces contraintes seront le point de départ de votre plan de travail détaillé.
Listez les risques qui sont communiqués. Cette liste de risque va permettre à l’équipe projet de contourner le syndrome de la page blanche lorsque vous allez initier pour la première fois la pratique de l’analyse de risque. Et si elles sont partagées avec vous notez aussi les solutions et les plans d’actions correctives et préventives pour gérer ces risques.
Ce plan peut sembler complet. En réalité, il est souvent utilisé comme base de travail pour envisager un projet sous tous les angles. Considérez-le comme une proposition afin d’éviter de partir d’une page blanche et adaptez-le en fonction de la culture de votre entreprise, de la complexité de votre projet et de votre public cible.
L’important est de structurer votre note de cadrage de manière claire et logique, pour faciliter la compréhension et l’appropriation du projet par votre équipe de travail. Cette structure a le mérite d’être complète et de répondre à toutes les questions que votre lecteur va se poser au sujet du projet. Elle a été construite à l’aide de la méthode QQOQCP.
Rédiger la note de cadrage avec un style clair et synthétique
Le style de rédaction de la note de cadrage doit être clair, précis et synthétique. Il est important d’utiliser un vocabulaire adapté à votre public cible et d’éviter les termes techniques ou les formulations complexes. Voici quelques conseils pour rédiger une note de cadrage professionnelle :
Adapter la note de cadrage en fonction de votre public cible
Il est essentiel d’adapter votre note de cadrage en fonction de votre public cible, qu’il s’agisse de votre équipe de travail, de partenaires, de financeurs ou du jury d’un concours. Voici quelques conseils pour adapter votre note de cadrage en fonction de votre public :
Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’une note de cadrage
La rédaction d’une note de cadrage peut s’avérer complexe, et certaines erreurs peuvent nuire à l’efficacité et à la qualité de votre document. Voici quelques erreurs à éviter lors de la rédaction de votre note de cadrage professionnelle :
Les outils pour faciliter la rédaction d’une note de cadrage
La rédaction d’une note de cadrage peut être facilitée par l’utilisation d’outils spécifiques à la gestion de projet. Voici quelques outils qui vous aideront à rédiger une note de cadrage professionnelle et efficace :
- Les logiciels de gestion de projet : des logiciels tels que Microsoft Project, Trello ou Asana permettent de réaliser des plannings de tâches, de suivre l’avancement du projet et de communiquer avec les membres de votre équipe. Ces outils peuvent vous aider à structurer votre note de cadrage en vous donnant une vue d’ensemble visuelle des éléments clés du projet.
- Les modèles de note de cadrage : de nombreux sites web et ouvrages spécialisés proposent des modèles de notes de cadrage adaptés aux différents contextes (entreprise, concours territorial, projet de recherche, etc.). Ces modèles peuvent vous servir de base pour rédiger votre propre note de cadrage en respectant les éléments clés à aborder.
- Les outils de corédaction en ligne : des plateformes comme Google Docs ou Dropbox Paper permettent de travailler à plusieurs sur un même document, et ainsi de partager et d’échanger sur les éléments à intégrer dans la note de cadrage. Ces outils facilitent la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe de travail.
- Les outils de relecture et de correction : des logiciels comme Antidote ou Grammarly peuvent vous aider à détecter les fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe dans votre note de cadrage. Il est important de relire et de corriger votre texte minutieusement pour garantir sa qualité et sa clarté.
Conclusion
La rédaction d’une note de cadrage projet est un élément essentiel dans la réussite de vos projets, qu’il s’agisse d’un contexte d’entreprise, d’un concours territorial ou d’un projet de recherche. En suivant les conseils et les bonnes pratiques présentés dans cet article, vous pourrez rédiger une note de cadrage claire, précise et synthétique, adaptée à votre domaine d’activité et à votre public cible.
Évitez les erreurs courantes lors de la rédaction de votre note de cadrage et d’utiliser les outils spécifiques à la gestion de projet pour faciliter la rédaction et la communication avec votre équipe de travail. En maîtrisant ces aspects, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour mener à bien votre projet et atteindre vos objectifs.
Pour terminer sur le sujet, voici une mise en vidéo de 2 minutes, qui reprends tous ces principes :
