Un workshop projet est le moyen structuré de récupérer la liste exhaustive des exigences d’un projet. Une fois les workshops terminés, le livrable est la liste des exigences du projet. C’est à dire l’expression détaillée du besoin qui justifie l’existence de ce projet. Ce livrables est essentiel car toutes les fonctionnalités que le projet va créer devront une par une répondre à cette liste d’exigences. Cette approche structurée se retrouve à l’étape de la recette ou la validation de la réponse au besoin est apportée par la validation des exigences l’une après l’autre.
Workshop efficace
Des workshop bien gérés sont considérés comme l’un des moyens les plus efficaces de répondre rapidement à des exigences de haute qualité. Ils favorisent la confiance, la compréhension mutuelle et une communication solide entre les parties prenantes du projet et l’équipe du projet et produisent des livrables qui structurent et guident les analyses futures.
Un workshop sur les exigences (également appelé génériquement JAD, Joint Application Design) n’est pas une réunion traditionnelle. Au lieu de cela, il s’agit d’un événement ciblé hautement productif auquel participent des intervenants clés et des experts en la matière soigneusement sélectionnés pendant une période courte et intensive (généralement un ou quelques jours).
Le workshop est animé par un membre de l’équipe ou idéalement, par un animateur neutre et expérimenté. Un secrétaire documente les exigences suscitées ainsi que tous les problèmes en suspens. Un analyste peut être le facilitateur ou le secrétaire dans ces ateliers. Dans les situations où l’analyste d’affaires est un expert en la matière sur le sujet, l’analyste d’affaires peut participer à l’atelier.
Un atelier peut être utilisé pour générer des idées pour de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux produits, pour parvenir à un consensus sur un sujet ou pour revoir les exigences.
Mise en œuvre
Se préparer à l’atelier sur les exigences
- Clarifier les besoins des parties prenantes et le but de l’atelier.
- Identifier les parties prenantes critiques qui devraient participer à l’atelier.
- Définir l’agenda de l’atelier.
- Déterminer quels moyens qui seront utilisés pour documenter le résultat de l’atelier.
- Programmer la ou les sessions.
- Organiser la logistique et l’équipement de la salle.
- Envoyez des documents à l’avance pour préparer les participants et augmenter la productivité lors de la réunion.
- Mener des entretiens préalables à l’atelier avec les participants.
Conduire/Exécuter l’atelier sur les exigences
- Rechercher, analyser et documenter les exigences.
- Obtenir un consensus sur des points de vue contradictoires.
- Maintenir le cap en validant fréquemment les activités de la session avec les objectifs déclarés de l’atelier.
Récapitulatif de l’atelier sur les exigences de poste effectué par le facilitateur
- Faites le suivi de tous les points d’action ouverts qui ont été enregistrés lors de l’atelier.
- Complétez la documentation et distribuez-la aux participants à l’atelier et au commanditaire.
Le point sur les rôles et responsabilités
Le Facilitateur a la responsabilité de :
- Établir un ton professionnel et objectif pour la réunion.
- Faire respecter la discipline, la structure et les règles de base de la réunion.
- Présentez les objectifs et l’ordre du jour de la réunion.
- Gérer la réunion et garder l’équipe sur la bonne voie.
- Facilitez un processus de prise de décision et de consensus, mais évitez de participer au contenu de la discussion.
- Veiller à ce que toutes les parties prenantes participent et soient entendues.
- Posez les bonnes questions, analysez les informations fournies lors de la session par les parties prenantes et faites un suivi avec des questions d’approfondissement, si nécessaire.
Le secrétaire a le rôle de :
- Documenter les exigences métier dans le format déterminé avant l’atelier.
Focus sur les problèmes de communications dans le groupe :
Si la communication entre les membres du workshop est difficile, problèmes linguistiques, culturel, ou autres, le secrétaire peut se devenir un facilitateur graphique. Il va troquer sa plume pour un marqueur et prendre à la volée les idées exprimées lors du workshop pour en réaliser une synthèse visuelle. Cette pratique de recourir au visuel pour mémoriser les idées (la pensée visuelle) permet de dynamiser un événement et de capter l’attention des participants. Le support produit constitue l’élément de synthèse commun qui rassemble et fédère le groupe.
Usages et limites
Points forts
- Un atelier peut être un moyen d’obtenir des exigences détaillées dans un laps de temps relativement court.
- Un atelier permet aux parties prenantes de collaborer, de prendre des décisions et d’acquérir une compréhension mutuelle des exigences.
- Les coûts de l’atelier sont souvent inférieurs au coût de la réalisation de plusieurs entretiens. Un atelier sur les exigences permet aux participants de travailler ensemble pour parvenir à un consensus, ce qui est généralement une approche moins coûteuse et plus rapide que de faire des entretiens en série, car les entretiens peuvent générer des exigences contradictoires et les efforts nécessaires pour résoudre ces conflits entre toutes les personnes interrogées peuvent être très coûteux.
- La rétroaction est immédiate. Par exemple : l’interprétation des exigences par le facilitateur est immédiatement renvoyée aux parties prenantes et confirmée.
Faiblesses
- En raison de la disponibilité des intervenants, il peut être difficile de programmer l’atelier.
- Le succès de l’atelier dépend fortement de l’expertise de l’animateur et des connaissances des participants.
- Les ateliers sur les exigences qui impliquent trop de participants peuvent ralentir le processus de l’atelier et avoir ainsi un impact négatif sur le calendrier.
- À l’inverse recueillir les commentaires de trop peu de participants peut conduire à négliger des exigences qui sont importantes pour les utilisateurs, ou à spécifier des exigences qui ne représentent pas les besoins de la majorité des utilisateurs.
Cet article décrit l’une des dix méthodes documentée par le BABoK pour réaliser l’analyse du besoin d’un projet. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations pour comprendre les usages, les limites, les points forts, des neuf autres techniques : Les 10 outils d’analyse du besoin projet.
