Le pilotage et le suivi de projet sont les éléments essentiels dans la gestion de projets. Ils permettent au chef du projet et à l’entreprise de connaitre la situation du projet afin d’optimiser les ressources, mieux gérer les risques, et atteindre au mieux leurs objectifs en matière de coûts, de qualité et de délais.
Les bases du pilotage de projet
Le pilotage de projet se définit comme l’ensemble des processus et des pratiques qui permettent à un chef de projet de prendre des décisions éclairées tout au long de la réalisation d’un projet. Il s’appuie sur des indicateurs et des outils pour mesurer l’avancement des tâches, identifier les risques et gérer les ressources. Le pilotage comprend également la communication avec les parties prenantes et la gestion des relations entre les membres de l’équipe.
Les indicateurs de pilotage
Les indicateurs de pilotage sont des mesures qui permettent de suivre l’évolution d’un projet par rapport à ses objectifs. Ils peuvent être quantitatifs (coûts, délais, qualité) ou qualitatifs (satisfaction des clients, performance de l’équipe). Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des exemples d’indicateurs quantitatifs couramment utilisés dans le pilotage de projet.
Les outils de pilotage
Les outils de pilotage sont des logiciels ou des applications qui facilitent la gestion et le suivi des projets. Ils permettent de centraliser les informations, de planifier les tâches, de gérer les ressources et de partager les documents. Parmi les logiciels de gestion de projet les plus populaires, on peut citer Project Monitor, Microsoft Project ou encore Trello.
Les techniques de suivi de projet
Le suivi de projet consiste à contrôler et à évaluer régulièrement l’avancement d’un projet pour s’assurer qu’il progresse comme prévu. Il permet d’identifier les écarts par rapport au plan initial et de prendre des mesures correctives en cas de besoin. Le suivi de projet repose sur plusieurs techniques, telles que le reporting, les réunions de suivi et les tableaux de bord.
Le reporting de projet
Le reporting de projet est le processus qui consiste à recueillir, analyser et présenter des informations sur l’avancement d’un projet. Il permet de fournir une vue d’ensemble des progrès réalisés et des problèmes rencontrés. Le reporting peut prendre la forme de rapports écrits, de présentations orales ou de tableaux de bord interactifs. Ce processus se nomme aussi la revue de projet.
Les réunions de suivi
Les réunions de suivi sont des rencontres régulières entre les membres de l’équipe projet et les parties prenantes pour discuter de l’avancement des tâches, des problèmes rencontrés et des solutions à apporter. Elles permettent de maintenir une communication ouverte et transparente entre tous les acteurs du projet. C’est réunion, la plupart du temps hebdomadaires permettent de réaliser le reporting du projet qui va fournir au chef de projet, les informations de suivi nécessaires pour mettre à jour le tableau de bord du projet.
Les tableaux de bord
Un tableaux de bord est un outil visuel qui permet de suivre en temps quasi-réel l’avancement d’un projet. Il présente les indicateurs clés de performance sur le budget, les couts, les livrables, les risques et les ressources. Le tout en une seule page synthétique et facile à comprendre pour le lecteur lambda. Il est important que tous les tableaux de bord des projets d’une même entreprise respectent le même modèle car cette unicité du modèle permet aux décideurs qui sont destinataires de ce document de fluidifier la lecture et de concentrer l’attention sur le plus important, les informations contenues dans le document
L’importance des comités
le comité projet COPROJ
Le comité projet est le groupe de réalisateurs qui travaille le projet au quotidien. Prends les décisions simples : réaffecte les ressources, partage les problèmes et les résous si possible. Le comité projet suit les plans établis pour mettre en évidence les écarts au plans et, au besoin mettre en œuvre les plans d’action préventifs et correctifs pour résoudre les problèmes qui ont causé les écarts au plan.
le comité de pilotage (COPIL)
Le comité de pilotage est un groupe de décision composé de représentants des parties prenantes d’un projet, tels que les sponsors, les clients ou les fournisseurs. Son rôle est de fournir des orientations stratégiques, d’approuver les décisions importantes et de résoudre les conflits entre les membres de l’équipe projet. Le comité de pilotage est essentiel pour assurer la réussite d’un projet et garantir son alignement avec les objectifs de l’entreprise.
A lire pour savoir si votre projet a besoin d’un COPIL en plus de son COPROJ : Comité projet vs Comité de pilotage. Lequel choisir ?
Les clés du succès pour piloter et suivre un projet
Le pilotage et le suivi de projet sont des compétences indispensables pour les chefs de projet et les entreprises qui souhaitent réaliser leurs projets avec succès. Pour être efficace, il est important de mettre en place des processus et des outils adaptés, tels que des indicateurs de performance, des logiciels de gestion de projet et des tableaux de bord. La communication et la collaboration entre les membres de l’équipe projet sont également essentielles pour garantir la satisfaction des clients et la performance de l’équipe. Enfin, le comité de pilotage joue un rôle clé en fournissant des orientations stratégiques et en approuvant les décisions importantes.
