Article adapté d’une publication de Elizabeth Harrin initialement publié le 11 février 2022 dans rebelsguidetopm.com, le comité de pilotage de projet.
Qui, dans votre projet, aura le pouvoir de prendre des décisions au niveau le plus élevé ? Qui vous donnera accès aux ressources dont vous avez besoin ? Qui débloquera les problèmes et signera l’argent supplémentaire dont le projet a besoin ?
Ce sont toutes les fonctions d’un comité de pilotage de projet (Steering Commitee, COPIL). Un leadership fort dans les projets est important pour le succès, donc mettre en place votre comité de projet et/ou votre groupe de pilotage de projet dès que possible est un bon début.
Voici une introduction à ces groupes importants dans le cadre du cadre de gouvernance afin que vous puissiez créer le vôtre et travailler sur votre projet.
Dans cet article, nous verrons ce qu’est un comité de projet et d’autres noms sous lesquels ils sont connus, qui devrait être là, quand planifier des réunions, de quoi parler, comment faire rapport à ce groupe et bien plus encore pour que vous puissiez faire sûr qu’il fonctionne de manière efficace et efficiente.
Qu’est-ce qu’un comité projet ?
Un comité de projet (project board) ou comité de suivi de projet assure la supervision et la gouvernance du projet au quotidien. Il est composé de personnes qui ont un intérêt dans le projet : des représentants de chacune des principales communautés de parties prenantes, qui se réunissent régulièrement pour fournir une orientation, l’autorité de procéder et de décider de la stratégie du projet. Ils devraient vous guider vers la réussite du projet.
En d’autres termes, c’est le groupe qui prend les décisions difficiles. Ils vous permettent de savoir si vous pouvez dépasser les dépenses ou quelles mesures d’atténuation des risques sont les bonnes pour ce point du projet. Et prendra la décision de fermer le projet plus tôt s’il ne peut plus atteindre ses objectifs.
Si vous ne pouvez pas résoudre un problème vous-même, vous pouvez faire des recommandations au comité de projet et il sera en mesure de le résoudre pour (ou avec) vous.
Du moins, c’est la théorie ! Ils auront besoin de votre soutien, de vos conseils et de vos informations pour prendre une décision éclairée sur les prochaines étapes.
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage de projet ?
Certains projets ont un comité de pilotage de projet ainsi qu’un comité de suivi de projet.
Dans cette structure, le comité de pilotage de projet est le comité de surveillance de niveau supérieur pour un projet. Ils peuvent se rencontrer simplement pour discuter de votre projet, ou ils peuvent être la couche responsable de plusieurs projets et se rencontrer pour en discuter tous lors d’une réunion prolongée.
Selon l’organisation de votre entreprise, le comité de pilotage de projet peut être le comité de programme : votre projet a sa propre gouvernance, son assurance et sa responsabilité, qui rend compte au comité de programme qui joue le même rôle pour l’ensemble des projets du programme. Il existe une multitude de modèles organisationnels.
Ai-je besoin d’un comité de projet ou d’un comité de pilotage de projet ?
Ce dont vous avez besoin, c’est d’une gouvernance adéquate pour le projet. Appelez vos réunions comme bon vous semble. Ayez autant de couches que nécessaire dans votre méthodologie PMO.
Vous pouvez utiliser le terme comité de projet ou comité de gouvernance, groupe de pilotage, comité de pilotage ou autre chose qui signifie quelque chose de similaire. Tous les projets doivent en avoir un, mais la composition et la dénomination du groupe dépendent de votre organisation.
Pour les besoins de cet article, nous allons supposer que vous suivez la structure de gouvernance commune d’un comité de projet pour la surveillance quotidienne et également un groupe de pilotage de niveau supérieur pour l’assurance exécutive.
C’est tout à fait bien d’en avoir un cependant. De nombreux projets n’ont qu’un seul niveau de gouvernance et l’appellent le groupe de pilotage. Ne nous attardons pas sur la terminologie.
Responsabilités du comité de projet / comité de pilotage de projet
Vous recherchez une référence pour documenter la gouvernance d’un de vos comités afin qu’ils sachent ce qu’ils sont censés faire. Voici un aperçu de leurs responsabilités :
- Les membres individuels et le groupe défendent globalement le projet, y compris la sensibilisation à celui-ci et à tout problème au niveau supérieur
- Veiller à ce que le projet reste axé sur la portée
- Assurez-vous que le projet est mis en place pour réussir, en fournissant des conseils
- S’assure que le projet respecte les procédures organisationnelles, les politiques, les cadres, la réglementation, etc.
- Maintient l’équipe de projet « honnête » en surveillant et en contrôlant (à un niveau élevé) pour maintenir le projet sur la bonne voie
- Autorise le projet à passer à l’étape suivante (ou le renvoie pour plus de travail à faire avant que l’autorisation ne soit donnée)
- Débloque les fonds de manière échelonnée, selon la structure de gouvernance mise en place
- Approuve les changements, les variations de la portée et du calendrier (ceux qui ont un impact élevé), y compris l’examen des recommandations du chef de projet et de l’équipe
- Approuve les livrables et fournit l’autorisation et la signature nécessaires pour les documents de gestion de projet et autres artefacts.
Qui participe au comité de projet ?
Les principaux rôles présents au comité de projet sont :
- Client senior : la personne représentant le client interne ou externe. Souvent le sponsor du projet.
- Fournisseur senior : la personne représentant le groupement réalisant l’essentiel du travail. Il s’agit souvent d’un responsable de département interne, d’un responsable de compte client ou d’un responsable/représentant de projet fournisseur.
- Chef de projet : la personne qui pilote le projet (vous).
C’est le minimum (et aussi l’approche préconisée par PRINCE2). Cependant, dans la vraie vie, vous aurez plus d’une équipe impliquée dans l’exécution et la livraison du projet, de sorte que des représentants de la haute direction de chaque domaine pourraient être présents.
De même, les grands projets touchant plusieurs domaines peuvent nécessiter une représentation et un soutien de chaque domaine.
Les comités de projet peuvent inclure toute autre personne ayant un intérêt direct important dans la manière dont le projet est exécuté, la livraison de la portée du projet et les décisions qui sont prises.
Des exemples seraient :
- Un gestionnaire de compte fournisseur
- Le client clé ou son représentant, surtout s’il s’agit d’un cadre supérieur d’un autre service interne
- Un membre de l’équipe financière ou juridique, si le projet a un impact significatif dans ces domaines
Quelqu’un comme un directeur des opérations, si le projet va changer la façon dont le secteur des opérations de l’entreprise est géré par l’introduction d’un nouveau processus de première ligne, par exemple.
Les membres du comité de projet doivent être des personnes relativement expérimentées, avec le pouvoir de prendre des décisions et d’allouer des ressources. Votre sponsor de projet devrait être le président, bien que dans certaines organisations, vous puissiez le présider en tant que chef de projet.
Exemple de structure organisationnelle pour un comité de projet ou un groupe de pilotage
Qui participe au comité de pilotage de projet ?
Si vous avez un comité directeur exécutif, les membres sont normalement le niveau de gestion supérieur des membres du comité directeur de projet.Par exemple, sur un projet, j’avais un comité de direction financière, et les participants étaient les membres de l’équipe de direction. Il s’agissait d’un groupe beaucoup plus petit et axé sur la prise de décisions stratégiques plutôt que sur la résolution de problèmes et la gestion des risques au jour le jour.
Bien sûr, le chef de projet doit également être présent.
Dans tous les cas, vous devriez avoir des personnes dans le groupe qui comprennent le projet (ou qui peuvent être mises au courant) et qui ont de l’influence et de l’intérêt pour les résultats.
À quelle fréquence le comité de projet se réunit-il ?
Le comité projet est un élément clé du cadre de gouvernance de votre projet. Ils peuvent se rencontrer aussi souvent que vous le souhaitez. Si vous ne savez pas par où commencer, une réunion tous les mois est une bonne idée, et c’est aussi le minimum que je recommande.
Sur certains projets, il est nécessaire que ce groupe se réunisse toutes les deux semaines, surtout s’il s’agit d’un projet critique pour l’entreprise ou d’une période d’incertitude pour l’organisation.
Sur d’autres projets de longue durée et relativement stables, une réunion trimestrielle est plus que suffisante.
Vous pouvez toujours modifier la fréquence des réunions une fois que le projet est lancé et que vous savez quel degré de surveille vous devez appliquer. Considérez que c’est habituel d’avoir une cadence différente à différents moments du cycle de vie du projet.
Quand tenir les réunions ?
Si votre comité de pilotage de projet se réuni une fois par mois, je tiendrais la réunion du comité de projet la première semaine du mois, pour rendre compte des progrès du mois précédent.
Si vous avez également un comité de pilotage de projet, il devrait se tenir après le comité de projet, de sorte que tous les problèmes non résolus en comité projet puissent être escaladés dans les meilleurs délais auprès du comité de pilotage.
De plus, Il est utile de planifier les réunions autour des jalons importants, afin de traiter les sujets de gouvernance. Par exemple, organisez la réunion la semaine avant que vous ayez besoin d’une approbation pour envoyer du matériel de formation, afin que les bonnes personnes puissent prendre la décision sur-le-champ.
Le meilleur format pour les réunions du comité projet et du comité de pilotage de projet
Devriez-vous avoir des réunions en face à face, virtuelles, hybrides ou d’un autre format ?
Le meilleur format pour les réunions du comité de projet et du comité de pilotage de projet est celui qui vous permet de travailler le plus efficacement.
Vous pouvez décider du meilleur format pour vos réunions, bien que le sponsor ait également son mot à dire.
D’après mon expérience, les réunions en face à face sont les plus efficaces, comme pour tous les types de réunions, mais ce n’est pas toujours possible de le faire. Vous souhaiterez peut-être ouvrir une ligne de conférence téléphonique afin que les personnes qui ne sont pas présentes puissent rejoindre la réunion par téléphone.
Ou vous voudrez peut-être des réunions totalement virtuelles – si cela correspond à la culture de votre entreprise, allez-y. C’est certainement moins cher et plus facile que d’essayer de réunir vos hauts dirigeants dans une même salle !
La meilleure durée pour les réunions de gouvernance de projet
Commencez par réserver vos réunions pour une heure – personne n’aime vraiment être occupé plus longtemps que cela et vos participants sont des gens occupés avec des agendas bien remplis.
Cependant, soyez guidé par le temps qu’il faut pour passer en revue votre ordre du jour et modifiez le format et la durée des réunions, le cas échéant.
Dans certains cas, vous pourriez décider qu’une heure et demie est un meilleur moment. Si vous savez qu’il n’y a pas grand-chose à l’ordre du jour, vous pouvez vous en sortir avec 45 minutes, alors faites-le ! Tout le monde sera reconnaissant d’avoir un peu plus de temps dans sa journée.
Ordre du jour d’un comité de projet
Utilisez un ordre du jour de réunion afin que chacun connaisse les sujets à l’avance et puisse se préparer. Votre ordre du jour peut être un format permanent, ce qui signifie que vous couvrez les mêmes sujets à chaque réunion de comité. Ensuite, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires si nécessaire.
Au minimum, vous devez vous attendre à couvrir ces points lors de la réunion :
L’avancement du projet. Bien qu’il soit peu probable que le comité de projet veuille parcourir le plan de projet en détail, assurez-vous d’avoir accès à votre emploi du temps pendant la réunion afin de pouvoir appeler n’importe quelle tâche et fournir une mise à jour détaillée si nécessaire.
Vu que vous utilisez un outil de task tracking en temps réel, vous n’aurez probablement pas besoin de le faire, mais la réunion à laquelle vous n’êtes pas préparé est celle où votre sponsor voudra des informations en temps réel sur le suivi des tâches !
Situation budgétaire. La haute direction est toujours intéressée par la somme d’argent qui a été dépensée ! Assurez-vous de pouvoir présenter un résumé des dépenses du projet.
Mises à jour des actions. Passez en revue les actions de la dernière fois et vérifiez que des progrès sont réalisés.
Risques et enjeux. Le comité de projet n’a pas besoin de connaître tous les risques et problèmes, mais mettez en évidence les plus importants dont vous pensez qu’ils devraient être conscients.
Décisions clés. Si vous vous attendez à ce que le comité de surveillance du projet prenne une décision lors de la réunion, assurez-vous qu’il dispose d’informations avant votre réunion afin qu’il puisse examiner les différentes options. Si vous avez proposé une recommandation, ils voudront également la voir.
Personne ne veut se sentir mis sur la sellette, alors laissez-leur le temps de réfléchir à la décision qu’ils veulent prendre et utilisez la réunion pour finaliser cela, plutôt que de passer tout le temps dans un débat sur les options.
Terminez la réunion avec un « autres points » comme toujours.
Ces réunions devraient vous aider, en tant que chef de projet, car elles vous donnent la direction dont vous avez besoin et les décisions nécessaires pour faire avancer le projet. Ils peuvent sembler être un défi en raison du mélange de personnes dans la salle, mais dans l’ensemble, ils sont une bonne chose pour votre projet et montrent qu’il y a une gouvernance adéquate.
Ordre du jour d’un comité de pilotage de projet
L’ordre du jour d’un comité de pilotage de projet est sensiblement le même que pour un comité de projet :
- Bienvenue et présentations
- Avancement du projet et état actuel, y compris les finances
- Mises à jour des actions
- Décisions clés requises
- Principaux risques et problèmes dont ils doivent être conscients ou agir
- Autres points.
Personnellement, j’envoie l’ordre du jour à l’avance et je pars du principe que tout le monde l’a lu (ça ne sera pas le cas). Ensuite, dans votre état d’avancement, parlez brièvement des points sur lesquels vous voulez qu’ils se concentrent, par exemple les points sur lesquels l’équipe est bloquée et attend une décision ou une action.de leurs part.
Assurez-vous d’avoir les dernières informations sur le budget du projet et sur l’avancement du projet par rapport à ses objectifs.
Exemple de modèle de compte rendu du comité de projet
Une partie importante de toute réunion du comité de gouvernance est le chef de projet présentant les progrès et les autres participants tenant le chef de projet responsable avec des questions difficiles. Soyez prêt à justifier vos décisions et à expliquer tout écart à prévoir !
La meilleure façon d’éviter d’être grillé dans un comité de projet ou un comitéde pilotage est de produire un rapport décent à lire à l’avance.
Voici ce qu’il faut inclure.
- • Statut du projet : résumez le statut ou utilisez un modèle de tableau de bord pour résumer l’avancement
- • Chronologie : pour nous rappeler ce que nous faisons et combien de temps cela va prendre. Mettez en surbrillance tout ce qui a changé depuis la dernière fois.
- • Risques et problèmes : uniquement ceux que vous souhaitez porter à leur attention.
- • Bilan des actions et prochaines étapes.
J’inclus également un résumé de ce que nous faisons et des livrables du projet, car les membres du comité de pilotage de projet sont des gens occupés et il est possible qu’ils aient oublié de quel projet il s’agit.
Vous pouvez obtenir un modèle de présentation de rapport sur l’état du projet en tant que membre de PM Insiders. Inscrivez-vous pendant un mois et téléchargez ce dont vous avez besoin, ou restez abonnés et remplissez votre bibliothèque de nouveautés et de modèles chaque semaine. (en Anglais)
4 raisons pour lesquelles votre comité ne fonctionne pas
Une enquête du Center for Complexity and Change de l’Open University a révélé qu’un tiers des chefs de projet sont impliqués dans le processus de prise de décision mais ne sont pas eux-mêmes les seuls décideurs.
Il est essentiel que les comités de projet soient proactifs pour aider le chef de projet en tenant compte des recommandations et en prenant des décisions. Sinon, le travail pourrait être suspendu pendant que l’équipe du projet attend une orientation claire sur la voie à suivre.
Cependant, ce n’est pas parce qu’un projet a un comité de projet que le groupe sera utile. Le vôtre aide-t-il ou prend-il simplement de l’énergie et de l’espace ?
Voici quatre raisons pour lesquelles les comités de pilotage de projet ne sont pas efficaces.
1 – Absence des bons décideurs (senior ownership)
Symptômes : le chef de projet apporte des recommandations à la table, mais le comité de projet ne parvient pas à prendre de décisions ; les décisions prennent beaucoup de temps; les décisions impliquent la consultation d’autres personnes non présentes lors des réunions du comité de pilotage de projet.
Passez à l’action : votre comité de projet n’est pas composé des bonnes personnes. Les décideurs de votre projet doivent faire autorité et avoir la capacité de négocier avec d’autres départements clés en cas de conflit.
Sans une voie claire pour les décisions (contraignantes), vous pourriez voir votre projet bloqué aux moments les plus critiques, par désaccord entre les parties prenantes et un refus de se conformer aux décisions d’autrui.
Alternativement, le comité de projet pourrait être composé de trop de personnes. Il est difficile d’obtenir une convention collective avec plus de cinq ou six personnes, alors gardez un petit groupe. Si, en tant que chef de projet, vous avez besoin de consulter d’autres personnes, faites-le avant la réunion et incluez leurs points de vue dans les recommandations que vous présentez au comité.
2 – Aucun intérêt pour le projet
Symptômes : les réunions sont annulées ; le chef de projet ne peut pas passer du temps avec le sponsor du projet ou les membres du comité de projet.
Passez à l’action : Encore une fois, votre comité de projet n’est pas composé des bonnes personnes. Pourquoi sont-ils si désintéressés ? Quelqu’un dans l’organisation doit avoir un intérêt dans ce projet, sinon il n’aurait jamais commencé.
L’initiateur du projet est peut-être passé à autre chose et son successeur peut ne pas vouloir soutenir le projet pour un certain nombre de raisons. Un manque d’intérêt pour le projet au niveau supérieur est un signe que la stratégie de l’entreprise a évolué.
Peut-être que ce projet n’est plus nécessaire, mais personne n’a encore eu le courage de l’annuler.
Si votre comité de projet n’est pas disposé à fournir l’orientation requise pour le projet, vous pouvez suggérer que le projet soit arrêté. S’il y a des gens qui croient fermement que le projet doit continuer, alors ils sortiront de leur cachette et le défendront.
Si personne ne conteste votre recommandation, alors personne ne se soucie suffisamment de la poursuite du travail. Cela ne sert à rien de travailler sur un projet qui ne sert à rien, alors tirez votre révérence avec grâce et soutenez l’équipe du projet dans la transition vers de nouveaux projets plus pertinents.
3 – Ils sont volontaires, mais inutiles
Symptômes : les réunions ne sont pas structurées ; les membres du comité de projet sont enthousiastes mais ne donnent pas suite aux actions déléguées ; les rôles et les responsabilités ne sont pas clairs.
Passez à l’action : il semble que tout le monde pense que ce projet est une bonne idée, mais personne ne sait vraiment ce qu’il fait, ni pourquoi il le fait. Expliquez d’abord le « pourquoi » : énoncez les avantages pour chaque membre du pilotage du projet.
La directrice commerciale sera plus concentrée sur la réalisation de ses actions si elle comprend que l’application web facilitera le traitement des commandes sur le terrain par les commerciaux. Le responsable de la conformité mettra son équipe à disposition pour l’aider s’il comprend comment le nouveau système de suivi des logiciels surveillera l’utilisation des licences dans toute l’entreprise.
Ensuite, adressez-vous au « quoi ». Gérez le haut pour ajouter une certaine structure aux réunions.
Documenter vos règles de gouvernance, avec les rôles et les responsabilités de chaque membre.
Faites circuler un ordre du jour, avec l’accord du sponsor. Prenez quelques minutes ou cooptez quelqu’un du PMO pour vous assister. Assurez-vous que les procès-verbaux sont envoyés et que les actions ont des propriétaires clairement identifiés et une date à laquelle elles doivent être terminées.
Avant la prochaine réunion, appelez tous les membres du comité pour voir s’ils ont terminé ce qu’ils ont dit qu’ils feraient. Les gens sont plus susceptibles d’accomplir des tâches s’ils comprennent les conséquences de ne pas les faire : si le projet est important pour eux, ils feront ce qu’ils doivent faire pour le maintenir sur la bonne voie.
Si le temps est un problème, suggérez-leur de déléguer les actions à un membre de leur équipe, même s’ils doivent quand même assister eux-mêmes aux réunions.
4 – Absence de sponsorship
Symptômes : personne n’assume la responsabilité globale ; personne ne suit les avantages ; personne ne s’appropriera la solution une fois qu’elle sera en production.
Passez à l’action : en règle générale, le sponsor est la personne qui a proposé l’idée du projet, détient le budget et adoptera la solution une fois qu’elle sera livrée et qu’elle sortira de l’arène du projet. Il ou elle est le client du projet.
Un sponsor absent est souvent le résultat laisser faire par manque de confiance en soi « slopey shoulders ». Être sponsor, c’est être responsable, et tout le monde ne veut pas de responsabilités. « Je pense que c’est une excellente idée, mais vous devriez la défendre », va devenir votre refrain préféré.
En tant que chef de projet, vous devez « conseiller vers le haut ». Choisissez qui devrait être sponsor (ou prenez conseil auprès des cadres supérieurs) et prenez cette personne sous votre aile. Aidez le sponsor à comprendre comment le rôle soutient l’équipe de projet et comment la responsabilité n’est pas une chose effrayante.
Les personnes qui jouent le rôle de sponsor souffrent également d’avoir de nombreuses contraintes de temps et votre projet n’est peut-être pas en tête de liste. S’ils ne savent pas ce qu’ils doivent faire, vous pouvez être sûr qu’ils ne prendront pas le temps de le découvrir.
Le chef de projet doit expliquer ce qu’on attend d’eux et les aider à y parvenir. Vous devrez peut-être également former votre sponsor de projet aux détails techniques du projet pour lui permettre de prendre les décisions appropriées.
La raison d’être d’un comité de pilotage de projet devrait être de couper court aux jeux de pouvoir politiques, qui peuvent considérablement retarder (ou bloquer ou mettre fin) à un projet. Parce qu’un seul problème mal géré peut faire dérailler un projet, n’acceptez jamais un comité de pilotage de projet qui ne fait pas son travail.
Auteure : Elizabeth Harrin. Article initialement publié en Anglais le 11 février 2022 dans rebelsguidetopm.com
