Plan de management de projet : Outil de communication, de cadrage et de recadrage

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Comment assurer la réussite d’un projet sur le long terme ? Comment communiquer avec les parties prenantes ? Comment cadrer une équipe projet ? Comment gérer les dérapages en cours de projet ? Autant de questions auxquelles le plan de management de projet répond. Découvrons maintenant l’utilité de ce document, sa mise en place, les éléments à intégrer et qui est en charge de le créer.

Qu’est-ce qu’un plan de management de projet ?

Un plan de management de projet est un document qui permet de définir les différentes étapes et les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Il s’agit d’un guide détaillé qui permet de coordonner les actions et de garantir que le projet est réalisé dans les délais et selon les objectifs fixés. Ce plan inclut également les responsabilités de chaque membre de l’équipe et les mesures de contrôle pour évaluer la progression du projet.

Quelle est l’utilité d’un plan de gestion de projet ?

Un plan de management de projet présente de nombreux avantages. Tout d’abord, il permet de définir clairement les objectifs du projet, ce qui facilite la prise de décision et l’organisation des ressources. Il permet de mieux coordonner les différentes étapes du projet, ce qui a pour avantage de réduire les risques de retards ou de dépassement de budget. Et dernier avantage mais pas le moindre, il sert de référence pour évaluer la progression du projet et prendre les mesures nécessaires en cas de déviations.

Comment mettre en place un plan de management projet efficace ?

Sa mise en place requiert de l’organisation. Tout d’abord, il est nécessaire de définir clairement les objectifs du projet et les résultats attendus. Ensuite, il faut identifier les ressources, les compétences et au besoin les consommables nécessaire à la réalisation du projet. Puis déterminer les étapes clés du projet et établir un calendrier réaliste (à haut niveau). Enfin, il est essentiel de définir les responsabilités de chaque membre de l’équipe et de mettre en place des mesures de contrôle pour évaluer la progression du projet.

Qui est responsable de la création du plan de projet ?

La plupart du temps, la création et la maintenance du plan de management de projet est de la responsabilité du chef de projet. En tant que leader du projet, il est chargé de formaliser les objectifs et d’en obtenir l’approbation par les parties prenantes. Il est responsable de planifier, suivre et coordonner les actions afin de s’assurer que le projet respecte les contraintes de délais, de cout et de qualité exprimées dans les objectifs. Toutefois, son expertise est limitée à la maitrise de la planification et du suivi.

Ce sont les membres de l’équipe qui ont l’expertise nécessaire pour réaliser les livrables et ce sont les parties prenantes qui connaissent le besoin et le contexte métier. Le chef de projet se doit de les écouter, recueillir leurs idées et leurs suggestions et leur faire confiance (c’est ce que les experts de la gestion de projet nomment « parole d’expert »).

À quel moment faut-il créer le plan de management de projet ?

Parce qu’il est important de prendre le temps de définir clairement objectifs, ressources et étapes clés du projet avant de commencer à travailler, le plan de management de projet est un livrable de gestion qui est créé dès le début du projet, avant même le démarrage des activités. Cette approche permet de mieux coordonner les actions et de réduire les risques.

Le Plan de management projet n’est pas un livrable immuable. Le chef de projet le fait vivre au fur et à mesure de l’avancement du projet. Cela permet de tenir compte des changements et ajustements qui surviennent dans tous les projets.

Quels sont les éléments à intégrer au plan d’un projet ?

Le plan de management de projet doit inclure tous les éléments connus qui ont de l’impact sur le projet, mais certains sont tous simplement essentiels. Par exemple le PMP doit définir clairement les objectifs du projet et les résultats attendus. Il doit identifier les ressources nécessaires. Tel que décrit à la section précédente, il est également essentiel qu’il contienne les étapes clés du projet et pour chaque étape, un calendrier réaliste. Le dernier élément qui est attendu systématiquement dans un PMP est la table des rôles et responsabilités selon l’étape et dans l’étape par livrable.

Contenu du plan de management de projet de base

  1. Introduction au projet : Cette section du plan de management de projet fournit une vue d’ensemble du projet, y compris sa justification, ses objectifs, son périmètre et ses parties prenantes. Elle permet de clarifier les attentes et de définir les bases du projet.
  2. Organisation du projet : Cette partie décrit la structure organisationnelle du projet, en identifiant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Elle comprend également les informations sur les parties prenantes externes et les relations avec les autres projets ou départements.
  3. Planification du projet : La planification est une étape cruciale dans la gestion de projet. Cette section détaille les activités, les tâches, les délais et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Elle inclut également un calendrier de projet, un diagramme de Gantt et d’autres outils de planification.
  4. Gestion des risques : La gestion des risques est un aspect essentiel de tout projet. Cette partie du plan de management de projet identifie les risques potentiels, évalue leur impact et leur probabilité, et propose des stratégies d’atténuation pour les gérer efficacement. Elle comprend également un plan de gestion des problèmes et des changements.
  5. Gestion des ressources : Cette section aborde la gestion des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires pour mener à bien le projet. Elle comprend la planification des ressources, l’affectation des tâches, le suivi des coûts et l’évaluation des besoins en ressources supplémentaires.
  6. Communication et reporting : La communication efficace est essentielle pour assurer la coordination et la collaboration au sein de l’équipe de projet. Cette partie du plan de management de projet décrit les canaux de communication, les fréquences des réunions, les rapports d’avancement et les mécanismes de résolution des conflits.
  7. Suivi et contrôle : Le suivi et le contrôle sont des activités continues qui permettent de mesurer les progrès du projet par rapport aux objectifs fixés. Cette section du plan de management de projet décrit les indicateurs de performance, les outils de suivi, les points de contrôle et les mécanismes de correction en cas de déviation.

Contenu complémentaire pour un plan de management projet avancé

Viennent ensuite les éléments non obligatoires, mais qui peuvent être requis selon le niveau de confiance du chef de projet dans la bonne fin du projet, la typologie du projet, sa durée, sa complexité, ses risques, l’environnement business, concurrence ou physique :

  • Un plan de communication
  • Un plan de livraison
  • Un plan de test
  • Un plan des coûs
  • Un plan de gestion des risques
  • Un plan d’approvisionnement
  • Un plan de gestion de la qualité et enfin
  • Un plan de gestion des parties prenantes


Proposition de structure d’un plan de management de projet

  1. Introduction : Une brève présentation du projet, de ses objectifs, de son contexte et des parties prenantes impliquées.
  2. Description du projet : Une description détaillée du projet, y compris son périmètre, ses livrables, ses contraintes et ses exigences.
  3. Organigramme du projet : Une représentation graphique de la structure organisationnelle du projet, montrant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
  4. Planification du projet : Une chronologie détaillée des activités du projet, y compris les jalons, les dépendances, les ressources nécessaires et les estimations de durée.
  5. Gestion des risques : Une analyse des risques potentiels du projet, avec des stratégies d’atténuation et de contingence pour chaque risque identifié.
  6. Gestion des parties prenantes : Une analyse des parties prenantes clés du projet, avec des stratégies de communication et d’engagement pour chaque groupe de parties prenantes.
  7. Gestion des ressources : Une description des ressources nécessaires pour mener à bien le projet, y compris les ressources humaines, financières et matérielles, ainsi que des stratégies pour les acquérir et les gérer.
  8. Gestion de la qualité : Une description des processus et des normes de qualité à suivre tout au long du projet, ainsi que des mécanismes de contrôle et d’assurance qualité.
  9. Gestion des communications : Une stratégie de communication détaillée, y compris les canaux de communication, les fréquences et les destinataires des rapports de projet.
  10. Gestion des changements : Une procédure pour gérer les demandes de changement tout au long du projet, y compris l’évaluation des impacts, l’approbation et la mise en œuvre des changements.
  11. Gestion des coûts : Un budget détaillé du projet, y compris les estimations des coûts, les prévisions et les mécanismes de suivi des dépenses.
  12. Gestion des parties prenantes : Une stratégie pour identifier, analyser et gérer les parties prenantes du projet, en veillant à ce que leurs besoins et leurs attentes soient pris en compte.
  13. Gestion de l’équipe : Une stratégie pour recruter, former et gérer les membres de l’équipe du projet, en veillant à ce qu’ils disposent des compétences et des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches.
  14. Gestion des approvisionnements : Une stratégie pour acquérir les biens et services nécessaires au projet, y compris les processus d’appel d’offres, de sélection des fournisseurs et de gestion des contrats.
  15. Gestion de la documentation : Une procédure pour créer, stocker et gérer la documentation du projet, y compris les plans, les rapports, les procédures et les enregistrements.

F.A.Q.

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