Le cahier des charges est le document qui décrit les spécifications fonctionnelles détaillées et précises d’un besoin. C’est la clé qui va assurer le succès du projet. Quels sont les types de cahier des charges ? Que doit-il contenir ? Quelle est sa structure ? Qui le rédige ? Qui est consulté pour le rédiger ? Qui le valide ? Existe t-il des modèles de cahier des charges ? Autant de question que nous abordons dans les lignes qui suivent.
Qu’est ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est le document qui décrit le besoin à l’origine du projet. Le cahier des charges peut aussi être le document qui décrit le travail a réaliser pour répondre au besoin exprimé. mais dans les deux cas, le cahier des charges est la pièce de référence du projet :
- Il permet de lever toute ambiguïté sur la compréhension du projet.
- Il protège les deux parties : le demandeur (maître d’ouvrage) est assuré que la livraison sera conforme aux attentes exprimées, tandis que le projet (maître d’œuvre) peut piloter le projet avec la certitude que les livrables correspondent aux besoins exprimés.
- Il sert de référence pour identifier les nouveaux besoins et les changements des attentes déjà exprimées. Car qui dit évolution du besoin dit nouveaux livrables et changements au plan de travail.
- Il défini les rôles et responsabilités au sein du projet
- Il formalise budget et planning
- Il nomme les contraintes
- Il identifie les parties-prenantes et leurs rôles
Les 2 types de cahier des charges
Si le cahier des charges décrit le besoin détaillé, on parle de cahier des charges métier ou business. Dans ce cas, il est rédigé par le demandeur, ou son représentant dans le projet, qui à partir de l’expression d’un besoin sommaire pour décrire le besoin détaillé (on utilise aussi le terme d’exigences pour décrire le besoin détaillé). La description peut être réalisée en termes de manque par rapport à une situation donnée ou bien d’attente par rapport à une situation cible, ou les deux.
Si le cahier des charges décrit les fonctionnalités à réaliser pour répondre à un besoin, on parle ici de cahier des charges technique ou de description fonctionnelle détaillée. Dans le domaine des marché public en France, on utilise souvent l’appellation « Cahier des Clauses Techniques Particulières » (CCTP). Et il existe bien d’autres noms pour identifier ce document essentiel d’un projet souvent représentés par des acronymes liés à votre monde professionnel : CDC, DSFD, DP, DT, …
Quelle est la structure d’un cahier des charge ?
Un cahier des charges bien structurée permet de rendre l’information accessible par tous les intervenants. Ça répond au besoin de faire gagner du temps à toutes les parties du projet et en même temps de partager les bonnes informations afin de minimiser la confusion, les erreurs et les retards. Autant de raisons qui font du formalisme de la structure un prérequis dans tout cahier des charges.
Voici une synthèse des sections qu’on trouve couramment dans un cahier des charges :
1. Mise en contexte
Décrit le contexte de la problématique dans l’entreprise, la situation actuelle. les impacts sur le objectifs business de l’entreprise.
2. Objectifs
Décrit les objectifs du projet et la situation cible.
3. Périmètre projet
Explicite le périmètre du projet en détaillant toutes les facettes connues à l’instant présent. Garder en mémoire que le cahier des charges est la référence pour tout ce qui concerne les besoin d’arbitrage autour du projet.
3a. Livrables attendus
Décrit ici les livrables attendus en termes génériques. La structure de cette section peut prendre la forme d’un tableau affichant un livrables par ligne.
3b. Budget
Quel est le budget autorisé ? par quel payeur ? sur quelles années fiscales ? Dans quelle devise ? …
3c.Calendrier
Planning de livraison des livrables et planning des rencontres de suivi du projet.
3d. Contraintes
Cette section du cahier des charges reprends toutes les contraintes qui s’appliquent au projet. Elles peuvent prendre de nombreuses forme :
- Date de livraison
- Budget maximum
- Langue d’échange
- Horaires de travail
- Confidentialité
- Condition d’accès aux sachants, utilisateurs, parties-prenantes, managers, …
- …
3e. Parties-prenantes
Identifie les parties prenantes et leur pouvoir sur le projet. Une partie-prenante peut-être interne ou externe à l’entreprise. Elle peut être une personne, un groupe, une direction, un prestataire, un concurrent.
3f. Rôles et responsabilités
Qui fait Quoi, Quand, Ou et Comment. Défini les rôles et responsabilités de chacun dans le projet. Qu’il soit maitre d’ouvrage (MOA), Assistant à maitrise d’ouvrage (AMOA), Maitre d’œuvre (MOE) ou encore assistant à maitrise d’œuvre (AMOE). tous les intervenants au sein d’un projet remplissent un rôle précis et on des responsabilités.
Quelles sont les méthodologie possibles pour rédiger un cahier des charges ?
Il existe plusieurs méthodologies qui fonctionnement pour rédiger un cahier des charges. Adoptez celle qui convient le mieux, selon le secteur d’activité de l’entreprise, le type de projet ou les préférences de l’équipe.
La méthode traditionnelle en cascade est habituellement utilisée. Elle consiste à suivre un processus linéaire, séquentiel, dans lequel chaque étape doit être terminée avant de passer à la suivante. Cependant, cette approche est critiquée pour son manque de flexibilité et la durée totale du processus qui est incompressible.
Pour ces raisons de besoin de souplesse et de rapidité , de plus en plus d’équipes se tournent vers des méthodologies plus agiles qui répondent mieux aux contraintes business actuelle. Voici une synthèse des méthodologies les plus utilisées a cette étape du projet :
- Cascade (waterfall, ) : Cette méthode consiste à établir un plan détaillé en amont et à suivre ce plan de manière séquentielle pour rédiger le cahier des charges. Cela peut prendre du temps, mais cela peut aider à éviter les erreurs ou les changements coûteux en cours de route.
- Parallélisée : Plutôt que de réaliser les tâches une par une en séquence, déterminer les dépendances entre les tâches de rédaction et affecter les personnes aux tâches selon leurs compétences et leurs disponibilités. De cette façon, le planning sera optimisé afin de livrer le cahier des charges au plus tôt. Note : il est conseiller d’utiliser une matrice RACI <lien à venir> pour déterminer le qui fait quoi dans la liste des tâches et de partage la matrice à toutes les parties-prenantes du projet pour éviter d’être le goulot d’étranglement du projet
- Lean : Cette méthode se concentre sur la minimisation des gaspillages et l’amélioration continue du processus. Elle peut être utilisée pour rédiger un cahier des charges en se concentrant sur la réalisation des tâches jugées essentielles et en omettant de mettre des efforts sur celles qui n’apportent pas de valeur au document.
- Kanban : Cette méthode est basée sur la gestion de flux de travail et l’utilisation de tableaux pour suivre l’avancement des tâches. Elle peut être utilisée pour rédiger un cahier des charges de manière flexible et en temps réel.
- Agile : Cette méthode de travail itérative et incrémentale peut également être utilisée pour rédiger un cahier des charges. Elle permet une adaptation rapide aux changements et une collaboration continue avec le client.
- Itérative : <à venir>
A lire pour en savoir plus : La matrice RACI
Dernier point mais pas le moins important : Quelle que soit la méthodologie choisie, il est important d’informer et de former l’équipe projet aux différents outils d’analyse utilisables en mode projet. Pour en savoir plus sur le sujet, consulter l’article « Les 10 outils d’analyse du besoin« qui traite spécifiquement de ce sujet. Il s’inspire de la meilleur des sources sur le sujet : International Institute of Business Analysis
Ou trouver des modèles de cahier des charges ?
Lorsqu’il s’agit de trouver un modèle de spécification, il est important de prendre en compte les exigences particulières de votre industrie et de votre projet.
Une première approche consiste à partir de cahiers des charges de projets terminés de l’entreprise.
Une autre option consiste à réaliser une veille méthodologique auprès d’autres chefs de projet, des associations de l’industrie du Project Management Institute (PMI) ou de International Project Management Association (IPMA) à la recherche de bonnes pratiques et de recommandations adaptés à votre contexte professionnel.
<Gabarits maison a venir>
Conclusion
Pour conclure sur le sujet du cahier des charges. C’est clairement le document le plus important du projet car il qui décrit exigences, caractéristiques et fonctionnalités du produit ou du service que le projet va réaliser. Et ces livrables, doivent être décrits avant d’être crées.
un cahier des charges bien structuré :
- Facilite la validation par les parties-prenantes
- Participe au bon déroulement du processus de création des livrables
- Garanti que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d’onde.
Adopter une méthodologie de travail, telle qu’Agile, peut contribuer à rendre le processus d’écriture d’un cahier des charges plus dynamique. Pour plus de détail sur le sujet, lire l’article L’agilité dans la rédaction du cahier des charges.
De plus, trouver un modèle de cahier des charges peut aider à démarrer le processus en fournissant un point de départ utile et en même temps garantir que des détails importants ne sont pas négligés.
Et surtout garder en mémoire que prendre le temps de réaliser un cahier des charges le plus détaillé possible est la clé du succès du projet.