Diagramme de Gantt efficace

Les 6 étapes clés du Diagramme de Gantt efficace

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Le diagramme de Gantt est de loin l’outil de gestion de projet le plus utile. C’est peut être aussi le plus utilisé. La question de savoir si il est bien utilisé ?

Dans de nombreux domaines, qu’il s’agisse de la construction, de l’informatique, de l’ingénierie de la haute technologie ou de la planification d’événements c’est un outil qui permet de visualiser de façon synthétique et graphique, les tâches à accomplir et leur progression dans le temps.

Cet outil qui a été inventé en 1910 par l’ingénieur américain Henry Gantt est encore largement utilisé de nos jours. Cet article aborde les six étapes à respecter pour créer un diagramme de Gantt efficace.

Étape 1 : Définir clairement le contenu du projet

Construire un diagramme de Gantt efficace, ca commence par partir de la définition du contenu du projet.

Si celle-ci n’existe pas, c’est au projet de la décrire et d’obtenir sa validation par le sponsor du projet. La raison est simple : ce livrable décrit les objectif, les contraintes de qualité, de délai et de coût, les limites, identifie les parties prenantes, leurs besoins et leurs enjeux. On comprends facilement que sans ces informations, le projet ne sera pas en mesure de savoir ce qu’il doit livrer, ni à qui, ni estimer son budget, ni respecter aucune dates clés ni avec quelles ressources travailler.

Vous l’avez compris, la description du contenu du projet est la pierre de fondation du projet. Pour le chef de projet, ce livrable permet de prendre connaissance de tous les aspects du projet. Pour le sponsor, il permet de valider que le chef de projet a comprise le périmètre du projet et maitrise les enjeux de celui-ci. Pour l’équipe projet il permet de cadrer le travail. Et enfin pour les parties prenantes, il confirme qu’elles seront écoutées.

Étape 2 : Lister toutes les tâches à accomplir

La deuxième étape consiste à partir de la description du projet livrée à l’étape 1 et à réaliser la lister toutes les tâches nécessaires pour réaliser le projet. Cette étape est réalisée avec l’équipe projet et parfois les parties prenantes. Elle permet d’identifier toutes les activités nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

Les techniques à utiliser pour réaliser cette étape sont la mise en œuvre d’un WBS (Work Breakdown Structure). Une SDP (Structure Fonctionnelle de Découpe Projet) est l’arbre des taches, sous-taches et sous-sous-taches, nécessaires pour réaliser les livrables attendus. Et de s’aider des techniques d’analyse du besoin.

Étape 3 : Déterminer les ressources par tâche

Une fois que toutes les tâches ont été identifiées, c’est le moment de déterminer les ressources nécessaires pour chaque tâche. Les ressources sont humaines, matérielles financières ou consommables. Ce sont des personnes, des équipements, des matériaux, des fournitures ou des finances.

Il n’est pas obligatoire que les ressources soient nominatives ou définitives. nommer la compétences métier ou machine est suffisant à ce stade de la planification. L’affectation d’une ressource nominative à chaque tâche sera tout de même sera requis avant de lancer la réalisation du graphe des tâches.

Cette étape permet de valider que les ressources existent dans l’entreprise en quantité suffisante pour réaliser le proejt. Dans le cas contraire ilpeut être opportun d’envisager de louer une ressource ou d’embaucher.

Étape 4 : Estimer la durée des tâches

Pour un Diagramme de Gantt efficace la quatrième étape consiste à estimer la durée de chaque tâche. Cette étape peut être délicate car beaucoup de paramètres entre dans le calcul de la durée d’une tâche.

Cependant cette étape est obligatoire car pour livrer un planning réaliste et atteignable, le projet a besoin d’élaborer des estimations les plus précises possibles.

Voici quelques trucs et astuces en vrac qui vont vous aider a réaliser un diagramme de Gantt efficace, au niveau des temps :

  • Prendre en compte plusieurs facteurs tels que la complexité de la tâche, la quantité de travail nécessaire, les ressources disponibles, les compétences nécessaires, etc.
  • Faire confiance aux membres de votre équipe projet. Ils ont été choisi pour leur maitrise des techniques de leur métier. Cette confiance se nomme parole d’expert.
  • Adapter la durée des tâches à la complexité de réalisation et au niveau de maitrise technique des ressources.
  • Si une tâche requiert plus qu’un métier, couper la en deux.
  • Pour les tâches les plus rares, il peut être utile de faire une estimation pessimiste, moyenne et optimiste pour avoir une meilleure idée de la durée probable de la tâche.
  • Les estimations sont toujours calculées sans marge. La marge n’est pas incluse dans le plan de travail

Étape 5 : Identifier les dépendances entre les tâches

Qui dit diagramme de Gantt efficace dit de s’assurer des possibilités de paralléliser les tâches, ou pas…

Prendre en compte les dépendances entre les tâches est l’étape qui permet d’obtenir la vision la plus claire de la durée totale du projet. On commence a voir apparaitre la date de livraison au plus tôt du projet avec une bonne précision.

A ce stade, il est important de prendre en compte les tâches qui doivent être effectuées dans un ordre spécifique, celles qui ont besoin du travail livré par d’autres tâches du réseau et celles qui peuvent être réalisées simultanément. A cette étape on ne s’occupe pas de la capacité de réalisation des ressources. L’objectif de cette étape est de créer une liste complète de toutes les activités nécessaires pour le projet en considérant que les ressources requises sont disponibles pour le projet, disponibles en quantité suffisante et en plus au moments ou nous en avons besoin. Cette approche est la seconde étape essentielle pour créer un diagramme de Gantt efficace.

Les dépendances entre les tâches indiquent l’ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées. Certaines tâches ne peuvent commencer qu’après la fin d’autres tâches, tandis que d’autres tâches peuvent être effectuées en parallèle. Un fois que vous aurez franchi le pas d’utiliser un outil de planification (ms project, project libre, ou un autre), vous découvrirez qu’il existe quatre types de dépendance et que vous avez la possibilité d’indiquer un délai à chaque dépendance. Ce délai peut représenter un temps d’attente nécessaire, (séchage, livraison, revue et approbation de rapport, test qualité, développement de produit avant commercialisation,…)

Notez qu’il est possible de considérer les dépendances à des tâches d’autres projet. c’est pour ce la qu’on considère les dépendances internes et les dépendances externes projet. Les dépendances internes sont les relations entre les différentes tâches du projet, tandis que les dépendances externes sont les relations entre les tâches du projet et les facteurs externes tels que les fournisseurs, les partenaires, etc.

Un dernier point , j’insiste sur le fait qu’il est essentiel d’identifier toutes les dépendances dès le début du projet pour éviter de modifier le planning ce qui ajoute des délais et crée des retards inutiles. C’est aussi la meuilleur manière de garantir que le projet réalise les tâches dans le bon ordre.

Étape 6 : Établir un planning détaillé du projet

Une fois que vous avez identifié toutes les tâches nécessaires pour accomplir votre projet, déterminé les ressources nécessaires pour chaque tâche, estimé la durée de chaque tâche et identifié les dépendances entre les tâches, la dernière étape consiste à établir un planning détaillé du projet.

Le planning détaillé du projet est une représentation visuelle de toutes les tâches à accomplir, de leur durée et des dépendances entre elles. Le diagramme de Gantt est l’outil idéal pour élaborer un planning détaillé du projet.

Le diagramme de Gantt permet de visualiser toutes les tâches du projet sur une ligne de temps, de montrer les dépendances entre les tâches et de déterminer les dates de début et de fin de chaque tâche. Il permet également de suivre la progression du projet en temps réel.

Étape 6 : Établir un planning détaillé du projet

La dernière étape consiste à établir un planning détaillé du projet à partir des informations collectées lors des étapes précédentes et en intégrant les disponibilités des ressources. Si vous réaliser un planning, celui-ci commence par la date de début. A l’inverse si vous réalisez un rétro-planning vous indiquerez la date de fin attendue au logiciel. Dans les deux cas, la date que vous spécifiez est fixe et c’est l’autre date (début ou fin) qui sera ajustée selon la durée du réseau.

Il est essentiel de tenir compte des contraintes de disponibilité des ressources dans le temps pour établir un planning réalisable. C’est contraintes sont de deux types :

  • Calendaire : Dans la grande majorité des pays, les ressources humaines ne travaillent pas 7 jours / 7 ni 24h / 24. Un diagramme de Gantt efficace tient compte des jours de repos des personnes qu’il emploie et aussi du nombre d’heures travaillées par jour. Si votre projet travaille avec des ressources dans différents pays, pensez à intégrer les calendrier de chacun des pays en question.
  • Capacitaire : Votre projet va utiliser le travail de personnes qui ont surement d’autres projets à réaliser en même temps et peut être aussi des activités opérationnelles. Le dernier secret d’un diagramme de Gantt efficace est de tenir compte de la capacité de réalisation maximale. Elle varie selon la personne. A vous la charge de récolter ces informations et de les introduire dans le paramétrage de votre outil de planification.

Il est également important d’inclure des marges de sécurité pour faire face aux inévitables problèmes qui vont survenir. Sur ce sujet la meilleure recommandation à vous faire est conserver cette réserve sans la planifier car l’esprit humain a une tendance naturelle à prendre toute la durée prévue pour réaliser une tache. sur ce sujet, vous pouvez consulter cet article sur la loi de Douglas.

Conclusion

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet très utile pour visualiser les différentes tâches à accomplir et leur progression dans le temps. Pour créer un diagramme de Gantt efficace, il est important de suivre les 6 étapes clés décrites dans cet article : définir clairement le contenu du projet, lister toutes les tâches à accomplir, déterminer les ressources par tâche, estimer la durée des tâches, identifier les dépendances entre les tâches et établir un planning détaillé du projet.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un diagramme de Gantt efficace qui vous aidera à gérer votre projet de manière fine et précise et à atteindre vos objectifs dans les délais impartis. N’oubliez pas qu’un diagramme de Gantt est un outil évolutif qui peut être ajusté au fil du temps en fonction des changements et des imprévus qui surviennent tout au long du projet.

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