La charte de projet est le premier document du projet. C’est le document le plus important du projet car il cadre le besoin du projet et son environnement.
Imaginez que le besoin est de trouver un logement plus grand, plusieurs question se posent : Pourquoi ? Combien de chambre ? Combien de salles de bain ? Quelle proximité des transports en commun ? Combien de places de stationnement ? Quelle proximité des écoles ? Des services de santé ? du travail des personnes qui vont y vivre ? Quel budget ? Quel tolérance au voisinage ? au niveau de bruit ? Avec ou sans terrasse ? Jardin ? Potager ?
Plus nous avançons dans la connaissance du besoin et plus nous avons de question. Et en même temps les réponses à ces questions sont essentielles pour bien partager la même compréhension du besoin entre les initiateurs du projet et vous qui êtes le pilote du projet ? Vous l’avez compris, ce livrable est la base de votre projet.
Un projet pas ou mal lancé EST LA CAUSE N°1 d’échec des projets.
Alors mon conseil, est simple, quelque soit le titre que vous donnerez à ce livrable, « Charte projet », « Project Charter », « Business case », « fiche d’identification », « Note de cadrage« , « Fiche de priorisation »,… Questionnez vos parties prenantes et formalisez les réponses dans un document . Une fois terminé et approuvé, la charte projet deviendra le document de référence du projet pour toutes les questions qui traitent du contenu.
Le contenu d’une charte de projet
La charte projet décrit le besoin initial du projet : le pourquoi. La plupart du temps il est rédigé par le chef de projet auquel l(es) initiateur(s) du projet se sont adressé(s) et il est corrigé et mis à jour par ces initiateurs pour refléter l’expression de leur besoins, leurs exigences, des contraintes business, de ce qui sera inclus et exclus du projet, que des demandes spécifiques en terme de gestion et de tout éléments business permettant de comprendre le projet. Tout ce qui permet de cadrer le besoin du projet dans son environnement, à la date de son lancement, doit être noté.
La méthode de travail
Vous l’avez compris la construction de la charte projet va nécessiter de nombreux échanges avec les demandeurs. Ces échanges peut être menés par courriel. C’est une excellente façon de travailler avec des dirigeant qui ont la plupart du temps un agenda très rempli. En même temps le courriel a pour avantage de laisser des traces des informations échangées, ce qui peut être une source de justification pour les chefs de projet en cas de litige, négociation, conflit ou demande évolution.
Point important, ne démarrez pas l’étape suivante du projet sans une approbation formelle, même si c’est un courriel, des parties prenantes : En tant que chef de projet, initiateurs, sponsor et toutes les parties prenantes sont les acteurs les plus importants de votre projet.
QQOQCPC
Pour vous assurez d’avoir intégré dans votre charte projet toute les informations requises, suiviez un gabarit et questionnez vous sur le besoin du projet en utilisant la méthode QQOQCP ou aussi QQOQCPC. C’est la manière la simple, efficace et professionnelle de réaliser votre travail.
5WHY
Deuxième conseil, n’hésitez pas à questionner vos demandeurs.
Beaucoup de sujet et de réponses paraissent implicites pour qui est confronté à une problématique. Vous en tant que chef de projet ne connaissez pas encore ce problème. Pour votre questionnement, vous avez deux stratégies possibles à utiliser en alternance et selon l’objet de votre questionnement : 1. Vous cherchez à connaitre tous les aspects d’une problématique. Utilisez la méthode d’analyse des causes profondes (5 pourquoi / 5why). Cette technique sert à la recherche des causes.
Elle peut être perçue comme intrusive. Penser à maitriser votre non verbal et votre attitude pour compenser. 2. Vous cherchez à amener votre auditoire à rechercher et partager avec vous des pistes de solutions. Utilisez le questionnement « En quoi … ? » plutôt que le « pourquoi » : En quoi ceci vous dérange t-il ? En quoi ce résultat d’analyse est il un problème pour vous ? En quoi interpelle le lien de causalité et renvoie aux raisons. A vous en tant que futur chef du projet de rebondir sur les réponses qui vous sont faites pour amener la question suivante.
Le modèle du document
Il n’y a pas de mauvais modèle, gabarit (ou template) Il n’y a que de mauvaises utilisations. Le gabarit est un remède que vous utilisez pour vaincre le syndrome de la page blanche et vous guider dans le questionnement pour penser à poser les bonnes question. Le gabarit que nous vous proposons est le plus exhaustif possible pour la majorité des projets. A vous de vous l’approprier et de l’adapter au contexte de votre projet. Pensez toutefois a conserver dans votre template les sections de vont donner du sens au projet et cadrer celui ci en en faisant le tour selon les différents aspect de la gestion.
