Avant-projet : tout ce que vous devez savoir pour réussir votre gestion de projet

Il a fallu plusieurs mois et des millions d’euros supplémentaires pour résoudre les problèmes et faire en sorte que le produit fonctionne correctement. Cette situation aurait pu être évitée avec un meilleur cadrage de l’avant-projet, notamment en s’assurant d’une communication adéquate entre toutes les parties prenantes, en réalisant des tests approfondis avant le lancement et en établissant un plan de gestion des risques plus robuste. Cet exemple souligne combien l’avant-projet est une phase cruciale pour éviter les coûts imprévus et les retards qui peuvent nuire à la réputation de l’entreprise.

Voici comment répondre à cette problématique :

1. Objectif

Avant tout, saisissez clairement l’objectif du projet. Quelle est la finalité visée ? Identifiez les résultats attendus.

Avant de commencer un projet, il est essentiel de comprendre clairement quel est l’objectif du projet. Cela signifie comprendre ce que le projet vise à accomplir et quels résultats sont attendus. L’objectif du projet sert de guide tout au long de son développement. Il s’agit de la raison pour laquelle le projet est entrepris.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet de marketing, l’objectif pourrait être d’augmenter la notoriété de la marque ou d’améliorer la fidélisation de la clientèle. Les résultats attendus sont les résultats spécifiques que le projet doit produire pour être considéré comme réussi. Ils doivent être mesurables et atteignables (voir méthodologie SMART).

Dans le projet de marketing mentionné précédemment, un résultat attendu pourrait être une augmentation de 20 % de la notoriété de la marque parmi la population cible. En saisissant clairement l’objectif du projet et les résultats attendus, vous pouvez planifier efficacement le projet, mesurer son progrès et évaluer son succès une fois terminé. Cela permet également de s’assurer que toutes les parties prenantes ont une compréhension commune de ce que le projet vise à accomplir.

2. Besoins

Étudiez les besoins et les attentes des parties prenantes. Quelles sont leurs exigences et priorités ? Cela guidera vos décisions.

Les parties prenantes sont des individus ou des groupes qui ont un intérêt dans le succès d’une entreprise. Ils peuvent inclure des employés, des clients, des investisseurs, des fournisseurs, la communauté dans laquelle l’entreprise opère, et d’autres. Comprendre leurs besoins et attentes est crucial pour la gestion efficace d’une entreprise. Voici quelques exemples de ce que pourraient être leurs exigences et priorités :

• Employés : Ils pourraient avoir besoin d’un salaire compétitif, d’un bon équilibre travail-vie personnelle, d’opportunités de développement de carrière, et d’un environnement de travail sûr et inclusif. Leur priorité pourrait être la sécurité d’emploi.
• Clients : Leurs besoins pourraient inclure des produits ou services de haute qualité, un bon service client, et un bon rapport qualité-prix. Leur priorité pourrait être la satisfaction du produit ou service qu’ils ont acheté.
• Investisseurs : Ils pourraient exiger un bon retour sur investissement, une gestion solide de l’entreprise, et de la transparence dans les rapports financiers. Leur priorité pourrait être la croissance financière à long terme de l’entreprise.
• Fournisseurs : Ils peuvent avoir besoin d’être payés à temps, d’avoir une relation commerciale stable, et de la clarté dans les attentes. Leur priorité pourrait être la fiabilité et la prévisibilité des commandes.
• Communauté locale : Les besoins de la communauté peuvent inclure que l’entreprise soit un bon citoyen corporatif, qu’elle respecte l’environnement, qu’elle fournit des emplois et qu’elle contribue à l’économie locale. Leur priorité pourrait être que l’entreprise ait un impact positif sur l’environnement.

Étudier les besoins et les attentes des parties prenantes peut se faire de différentes manières, y compris les enquêtes, les groupes de discussion, les entretiens individuels, et l’analyse des commentaires des clients. Les bonnes pratiques en gestion de projet recommandent qu’au minimum, le projet réalise une étude SWOT sur les parties prenantes du projet.

3. Faisabilité

Vérifiez la faisabilité technique, financière et temporelle du projet. Est-il réalisable dans les contraintes données ?

Lors d’un avant-projet, il est essentiel de vérifier la faisabilité technique, financière et temporelle pour plusieurs raisons :

1. Éviter des erreurs coûteuses : Si la faisabilité n’est pas évaluée correctement, vous risquez de consacrer du temps et des ressources à un projet qui ne peut pas être réalisé ou qui dépasse votre budget.
2. Planification précise : En vérifiant la faisabilité, vous pouvez estimer plus précisément combien de temps le projet prendra et combien il coûtera, ce qui vous aide à planifier et à allouer les ressources de manière plus efficace.
3. Réduire les risques : En évaluant la faisabilité, vous pouvez identifier les obstacles potentiels et les risques avant de commencer le projet, ce qui vous permet de prendre des mesures pour les atténuer.

Voici comment vérifier la faisabilité :

1. Faisabilité technique : Évaluez si vous avez les compétences, les outils et la technologie nécessaires pour mener à bien le projet. Cela peut impliquer de consulter des experts techniques, de faire des recherches sur les dernières technologies et de vérifier si vous avez accès aux outils nécessaires.
2. Faisabilité financière : Établissez un budget préliminaire pour le projet, en tenant compte des coûts de main-d’œuvre, des matériaux, de la technologie, etc. Comparez ce budget à vos ressources financières disponibles pour voir si le projet est financièrement réalisable.
3. Faisabilité temporelle : Créez un calendrier préliminaire pour le projet, en tenant compte de tous les facteurs qui pourraient affecter le délai, tels que la disponibilité de l’équipe, les contraintes de temps des parties prenantes, etc. Évaluez si le projet peut être terminé dans le délai imparti.

Et enfin, documentez vos résultats dans une étude de faisabilité afin de pouvoir vous y référer tout au long du projet.

4. Budget et Ressources

Établissez un budget réaliste et identifiez les ressources nécessaires : humaines, matérielles et financières.

Prenons l’exemple d’un projet de lancement d’un nouveau produit.

A. Budget

• Recherche marketing : 10 000€ – Comprend des études de marché, des sondages, des groupes de discussion, etc.
• Développement de produits : 20 000€ – Comprend la conception, le prototypage, les tests, etc.
• Production : 50 000€ – Coûts de production pour une première série de produits.
• Marketing et publicité : 30 000€ – Comprend la publicité en ligne, imprimée, la conception de site Web, etc.
• Salaires : 100 000€ – Comprend les salaires des employés impliqués dans le projet.
• Frais généraux : 10 000€ – Comprend le loyer, les services publics, les fournitures de bureau, etc

Total du budget : 220 000€

B. Ressources humaines

• Chef de projet – Supervise tous les aspects du projet, de la planification à l’exécution.
• Équipe de développement de produits – Travaillent à la conception et au développement du produit.
• Équipe marketing – Responsable de la recherche de marché, de la publicité, de la promotion du produit.
• Personnel de production – Responsable de la production en masse du produit.

C. Ressources matérielles

• Espaces de bureau – Pour accueillir l’équipe de projet et le personnel.
• Équipement de production – Pour la fabrication du produit.
• Matières premières – Nécessaire à la production du produit.
• Matériel de marketing – Comprend les publicités imprimées, le matériel promotionnel, etc.
• Technologie – Comprend les logiciels de gestion de projet, les outils de conception de produits, etc.

C. Ressources financières

• Capital – Financement de départ pour couvrir les coûts initiaux du projet.
• Prêts – Peut être nécessaire pour couvrir les coûts supplémentaires qui ne sont pas couverts par le capital.
• Investisseurs – Peut offrir un financement supplémentaire en échange d’une part de la propriété du produit ou de l’entreprise.
• Subventions – Certaines entreprises peuvent être admissibles à des subventions gouvernementales ou à d’autres formes de soutien financier non remboursable.

Ces ressources doivent être adaptées en fonction des spécificités de chaque projet.

5. Planification

Esquissez un plan initial. Quelles étapes sont nécessaires ? Quelle est la séquence logique ?

Un plan initial pourrait ressembler à cela :

La séquence logique de ce plan débute par la définition et la justification du projet, suivie par une recherche préliminaire pour mieux comprendre le secteur et le contexte. Ensuite, on se plonge dans une planification détaillée du projet, incluant les aspects financiers et la gestion du projet. Enfin, on examine les impacts potentiels et comment le projet sera évalué.

6. Risques

Identifiez les risques qui pourraient impacter votre projet et élaborez des stratégies sur les risques les plus probables de se réaliser et les plus impactants pour le projet en vue de réduire leur probabilité de réalisation.

Pour vous éviter le syndrôme de la page blanche, voici quelques risque potentiels en mode projet :

• Manque de clarté dans la définition du projet : Cela peut conduire à des malentendus et à des erreurs d’exécution. Pour l’atténuer, il est important de définir clairement les objectifs du projet, les livrables attendus et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
• Ressources insuffisantes : Le manque de ressources financières, humaines ou matérielles peut entraver la réussite du projet. Pour y remédier, une planification et une budgétisation appropriées sont nécessaires dès le départ.
• Délais non respectés : Les retards dans l’achèvement des tâches peuvent retarder l’ensemble du projet. Pour éviter cela, il est recommandé de mettre en place un planning réaliste et de suivre régulièrement l’avancement des tâches.
• Modifications constantes du projet : Les changements fréquents dans les exigences du projet peuvent conduire à un manque de focus et à une inefficacité. Pour l’atténuer, il est important de gérer efficacement les modifications du projet, en évaluant leur impact sur les coûts, les délais et les ressources avant de les mettre en œuvre.
• Problèmes de communication : Un manque de communication claire et efficace peut entraîner des malentendus et des erreurs. Il est donc crucial de mettre en place des mécanismes de communication clairs et réguliers.
• Risques technologiques : Dans les projets qui impliquent l’utilisation de technologies, il y a toujours des risques d’obsolescence, de dysfonctionnements ou de cyberattaques. Pour les atténuer, il est nécessaire de réaliser des analyses de risques technologiques et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
• Dépendance à l’égard de tiers : Si le projet dépend de fournisseurs ou de partenaires externes, il y a un risque que ces derniers ne respectent pas leurs engagements. Pour minimiser ce risque, il est recommandé de sélectionner soigneusement les partenaires et de mettre en place des contrats clairs avec des clauses de pénalité en cas de non-respect.
• Risques environnementaux : Les projets peuvent rencontrer des risques liés à des facteurs environnementaux tels que les conditions météorologiques, les catastrophes naturelles, etc.

Pour gérer les risques critiques, il est recommandé d’élaborer des plans d’actions. Il existe principalement deux types d’actions dans un plan de gestion des risques : les actions préventives et les actions correctives :

• Action préventive : action participant à la réduction de la probabilité de réalisation du risque.
• Action corrective : action ayant pour objectif de réduire les impacts du risque, une foisque celui-ci s’est réalisé.

7. Communication

Établissez une stratégie de communication avec les parties prenantes. Comment allez-vous les informer de l’avancement ?

Dans le cadre de la réussite de l’avant-projet, il est essentiel d’établir une stratégie de communication efficace avec toutes les parties prenantes. Voici une todo list pour réussir sonplan de communication. L’objectif d’un plan de communication est de cadencer les communication, préparer les modèles de communication, s’assurer de l’utilisation des bons canaux de communication et de valider que le tout est jugé approprié par les parties prenantes :

• Réunions régulières : Organiser des réunions régulières est essentiel pour tenir tout le monde informé de l’avancement du projet. Ces réunions permettront à toutes les parties prenantes d’avoir une idée claire du statut actuel du projet, des problèmes rencontrés et des solutions envisagées.
• Mise à jour par e-mail : En complément des réunions, je compte envoyer régulièrement des mises à jour par e-mail. Ces e-mails contiendront un résumé des progrès réalisés, des problèmes rencontrés et des étapes à venir. Ils seront envoyés à intervalles réguliers, par exemple chaque semaine ou chaque mois.
• Rapports de projet : Les rapports de projet seront utilisés pour fournir des informations plus détaillées sur l’avancement du projet. Ils seront préparés à des moments clés du projet, par exemple à la fin de chaque phase majeure.
• Tableau de bord du projet : Un outil de gestion de projet peut être utilisé pour créer un tableau de bord qui permettra à toutes les parties prenantes de suivre l’avancement du projet en temps réel. Ce tableau de bord peut inclure des informations telles que le pourcentage du projet terminé, le temps restant, les tâches en cours, etc.
• Communication individuelle : En plus de la communication de groupe, il peut être nécessaire de communiquer individuellement avec certaines parties prenantes, par exemple pour discuter de problèmes spécifiques ou pour obtenir des commentaires.
• Ateliers de travail : Les ateliers permettent une communication interactive et une résolution de problèmes collaboratives. C’est une manière efficace de tenir les parties prenantes informées et impliquées.
• Feedback : Il est important de demander régulièrement des feedbacks aux parties prenantes. Cela peut aider à identifier les problèmes potentiellement non signalés et à apporter des améliorations continues au processus de communication.

L’objectif d’une communication régulière et transparente avec toutes les parties prenantes est requise pour assurer le succès de l’avant-projet.

8. Validation

Soumettez l’avant-projet aux parties prenantes pour validation. Assurez-vous que tout le monde est d’accord avant de passer à l’étape suivante.

L’avant-projet est une la première étape de votre projet. Vous avez pensé a tout mais attendu que ldiable est dans les détails, il est reccomandé d’obtenir la validation de votre travail par les parties prenantes. Attention : Il est important que toutes les parties prenantes soient impliquées dans la validation. C’est la seule façon de s’assurer que tous vos interlocuteurs sont d’accord avec la direction que prend le projet. Voici les étapes de soumission de l’avant-projet aux parties prenantes pour validation :

1. Finaliser l’avant-projet : Assurez-vous que l’avant-projet est aussi détaillé et complet que possible avant de le soumettre aux parties prenantes
2. Identifier les parties prenantes : C’est crucial pour s’assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet ont la possibilité de donner leur avis. Les parties prenantes peuvent inclure les clients, les collègues, les gestionnaires et même les fournisseurs.
3. Organiser une réunion de soumission : C’est l’occasion de présenter l’avant-projet aux parties prenantes. Préparez une présentation solide pour exposer les détails de votre projet.
4. Recueillir les commentaires : Après avoir présenté l’avant-projet, donnez aux parties prenantes l’occasion de poser des questions et de fournir des commentaires. Assurez-vous de noter tous les commentaires et suggestions pour les référencer ultérieurement.
5. Revoir l’avant-projet : Utilisez les commentaires reçus pour revoir et modifier l’avant-projet si nécessaire.
6. Soumettre l’avant-projet pour validation finale : Une fois que toutes les modifications ont été apportées, soumettez à nouveau l’avant-projet pour validation finale.
7. Obtenir l’approbation : Si toutes les parties prenantes sont satisfaites de l’avant-projet, obtenez leur approbation formelle pour passer à l’étape suivante du projet.

Cette démarche est la seule qui garantit que toutes les parties prenantes ont une même compréhension et approche du projet et sont  satisfaites de la direction qu’il prend. C’est un passage obligé avant de passer à l’étape de réalisation.

9. Lancement

Avec l’avant-projet validé, vous êtes prêt à lancer officiellement le projet. Vous disposez d’une base de travail solide pour guider la gestion de votre projet.

Comme vous le constatez, le projet peut une fois de plsu se synthé »tiser en une todolist:

1. Mettre en place une équipe de projet : Identifiez les membres clés de votre équipe qui comprendront les rôles du chef de projet, des membres de l’équipe de projet, des parties prenantes, des sponsors, etc. Chaque membre de l’équipe doit comprendre son rôle et ses responsabilités.
2. Communiquer le plan de projet : Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend le plan du projet, les objectifs, les livrables, les délais, etc. Cela peut se faire par le biais de réunions de lancement de projet, de courriels ou de documents de projet.
3. Établir le calendrier du projet : C’est une étape cruciale dans la gestion de projet. Le calendrier doit être réaliste et doit prendre en compte tous les facteurs qui peuvent affecter la réalisation du projet.
4. Gérer les risques : Identifiez les risques potentiels qui pourraient entraver le succès du projet et élaborez un plan pour les atténuer.
5. Suivre et contrôler : Mettez en place un système de suivi et de contrôle pour mesurer les progrès du projet par rapport au plan. Cela peut impliquer des réunions de suivi régulières, des rapports de statut, etc.
6. Gérer les modifications : Tout au long du projet, il peut y avoir des changements qui peuvent affecter le plan du projet. Il est important d’avoir un processus de gestion des changements en place pour traiter ces modifications.
7. Clôturer du projet : Une fois le projet terminé, assurez-vous de faire une revue du projet pour identifier les leçons apprises et les appliquer aux futurs projets.

En résumé

l’avant-projet consiste à clarifier l’objectif, analyser les besoins, évaluer la faisabilité, définir le budget et les ressources, esquisser une planification, anticiper les risques, communiquer efficacement, valider avec les parties prenantes et finaliser avant le lancement. Et ensuite durant le projet, utilisez votre avant-projet comme un guide et assurez-vous de suivre les bonnes pratiques de gestion de projet pour garantir le succès de votre projet.